De betalingsflow in Zero Friction bestaat uit twee delen: de inkomende banktransacties (betalingen die je ontvangt en die je aan facturen koppelt) en de uitgaande banktransacties (automatische incasso's en terugbetalingen die je naar de bank stuurt).
1. De inkomende banktransacties
Flowchart
Stap voor stap
1. Bankportaal
Ga naar het portaal van je bank.
2. Download het CAMT.053-bestand (XML)
Dit bestand bevat de verrichtingen over de periode die je kiest.
Let op: download het bankbestand steeds tot en met de huidige datum min 1 dag. Zo ben je zeker dat je alle verrichtingen van een dag hebt.
Werk je met een banking data provider (SFTP), dan worden CAMT-bestanden automatisch ingelezen en kan je stap 1 tot 7 overslaan. Zie Configuratie: Betalingen.
3. Betalingen
Ga naar het tabblad Betalingen.
4. Inkomend
Klik op het tabblad Inkomend.
5. Acties
Klik rechtsboven op Acties.
6. Uploaden
Kies Uploaden en selecteer het CAMT.053-bestand.
7. Bestand aan het interpreteren
Zero Friction leest het bestand in. Dat kan even duren.
8. Problemen op te lossen
Kon Zero Friction niet alle verrichtingen automatisch koppelen, dan krijgt het bestand de status Problemen op te lossen.
9. Matchen
Open het bankbestand en ga naar het tabblad Problemen.
Selecteer elk probleem en klik op Match.
Een overzicht van alle mogelijke problemen vind je in Problemen oplossen op een inkomende banktransactie.
Hoe koppelt Zero Friction inkomende betalingen?
Zero Friction koppelt automatisch (status Te verwerken) als:
de referentie exact overeenkomt, of
het IBAN en het bedrag exact overeenkomen.
Zero Friction zet een verrichting op Probleem oplossen als:
de referentie niet overeenkomt
het bedrag afwijkt van een openstaande factuur
er geen IBAN gekend is bij de bewoner
Koppel je een betaling manueel, dan stelt Zero Friction voor om het IBAN van die betaling aan de klant te koppelen.
10. Te verwerken
Zijn alle problemen opgelost, dan krijgt het bankbestand de status Te verwerken.
11. Verwerken
Klik rechtsboven op Acties en kies Verwerken.
12. Gesloten
De verrichtingen worden gekoppeld aan het klantsaldo en de facturen. Het bankbestand krijgt de status Gesloten.
2. De uitgaande banktransacties
Uitgaande banktransacties zijn batches die je naar de bank stuurt: betalingsaanvragen (automatische incasso's bij klanten) en terugbetalingen. Hieronder lees je hoe een factuur via automatische incasso (domiciliëring) geïnd wordt, en hoe Zero Friction de incassodatum bepaalt.
Van factuur tot inning
Factuur aanmaken en goedkeuren. Tijdens de facturatierun gaat een factuur van een klant met automatische incasso naar Klaar voor betaling. Op dat moment berekent Zero Friction de incassodatum en bewaart die op de factuur.
Toevoegen aan uitgaande banktransactie. Selecteer de facturen en kies Toevoegen aan uitgaande banktransactie. Zero Friction verdeelt de facturen over batches per bedrijfsrekening en incassodatum.
Controleren en versturen. Controleer de batches op de pagina Betalingen - Uitgaand. Exporteer of download het bestand (PAIN.008) en importeer het in je bankomgeving, of verstuur het automatisch via een banking data provider. De batch krijgt de status Te bevestigen door de bank.
Bevestiging via de bank. De bank voert de incasso uit op de incassodatum. De bevestiging komt binnen via het CAMT.053-bestand (zie deel 1). Daarna wordt de batch Gesloten en staan de facturen op betaald.
Stornering. Wordt een incasso geweigerd of teruggeboekt, dan zie je dat bij het verwerken van het bankbestand. Afhankelijk van je retry-instellingen probeert Zero Friction later opnieuw of schakelt de factuur over naar overschrijving. Zie Verwerken van bankafschriften.
Wanneer wordt de incassodatum bepaald?
De incassodatum wordt berekend op het moment dat een factuur naar Klaar voor betaling gaat, dus bij de facturatierun. De datum ligt al vast voordat je een batch maakt. Je ziet hem:
op de factuurdetailpagina onder Incassodatum (zie Facturen - detailpagina - gerelateerde details)
in het klantenportaal bij de factuur ("op {datum}")
Algemene instellingen
De incassotiming van je organisatie stel je in via Configuratie > Betalingen > Automatische incasso (Domiciliëring), op de kaart Incassotiming:
Standaardregel: bovenaan. Die geldt voor elk factuurtype.
Uitzonderingen per factuurtype: daaronder, bijvoorbeeld een aparte regel voor voorschotten.
Bewoners zelf een inningsdag laten kiezen
Wil je bewoners de mogelijkheid geven om af te wijken van je standaardregel? Zet dat aan via Configuratie > Klantenportaal > Self service, onder Automatische incasso (Domiciliëring). Daar kies je ook welke dagen van de maand de bewoner kan aanvinken, bijvoorbeeld enkel de 1e en de 15e.
Die lijst van toegestane dagen geldt zowel voor de bewoner in het klantenportaal als voor je medewerkers op de klantfiche.
Meer uitleg vind je in het artikel Self service voor bewoners.
Welke regel geldt?
Zero Friction kijkt in deze volgorde:
De inningsdag van de klant, als die ingevuld is en in de lijst van toegestane dagen staat
De uitzondering voor het factuurtype
De standaardregel van je organisatie
Zero Friction zoekt de eerstvolgende keer dat die dag valt, op of na de factuurdatum. Daarna gelden deze correcties:
Niet na de vervaldatum, tenzij de banktermijn dat afdwingt
Minstens 2 werkdagen tussen factuurdatum en incasso
Weekend: valt de dag in het weekend, dan schuift hij naar de volgende werkdag
Staat een eerder gekozen dag van een klant niet meer in de lijst van toegestane dagen, dan negeert de factuur die dag en volgt ze de regel van het factuurtype of de standaardregel.
Hoe ontstaan de uitgaande batches?
Kies je bij facturen Toevoegen aan uitgaande banktransactie, dan maakt Zero Friction één batch per combinatie van bedrijfsrekening en incassodatum.
Facturen met dezelfde incassodatum komen in dezelfde batch.
Facturen met een andere datum krijgen een aparte batch.
Bestaat er al een open, niet-vergrendelde batch voor dezelfde bedrijfsrekening en datum, dan komen de facturen daarbij.
Kies je in het dialoog een afwijkende incassodatum, dan krijgen alle geselecteerde facturen die ene datum. De inningsdag van de klant wordt dan niet gebruikt.
Voorbeeld: je maakt 1000 voorschotfacturen aan met dezelfde factuur- en vervaldatum.
Klanten zonder eigen inningsdag volgen dezelfde regel en komen in één batch.
Klanten die dag 15 kozen, komen samen in een tweede batch.
Klanten die dag 1 kozen, komen in een derde batch.
Twee verschillende gekozen dagen kunnen toch in dezelfde batch belanden, als de correcties (weekend, vervaldatum, banktermijn) ze op dezelfde kalenderdag zetten.
Vragen en antwoorden
Waarom maakt Zero Friction meerdere batches aan voor één facturatierun?
Omdat klanten verschillende inningsdagen kunnen hebben. Elke combinatie van bedrijfsrekening en incassodatum krijgt een eigen batch.
Waar stel ik de standaard incassodatum in?
Via Configuratie > Betalingen > Automatische incasso (Domiciliëring), op de kaart Incassotiming.
Een bewoner wijzigt zijn inningsdag. Wat gebeurt er met zijn openstaande facturen?
Niets. Facturen die al Klaar voor betaling staan, behouden hun incassodatum. De nieuwe dag geldt voor facturen die daarna aangemaakt worden. Wil je een bestaande factuur toch verplaatsen, pas dan de incassodatum op die factuur zelf aan.
Kan ik de incassodatum van een factuur manueel aanpassen?
Ja, op de factuurdetailpagina, zolang de betaling nog niet verwerkt is. De datum moet minstens 2 dagen in de toekomst liggen.
Waarom wordt de gekozen dag van een bewoner niet gebruikt?
Mogelijke oorzaken:
de dag staat niet (meer) in de toegestane dagen
de dag valt na de vervaldatum
de dag valt binnen de 2 werkdagen banktermijn
de dag valt in het weekend
er werd bij het aanmaken van de batch een afwijkende datum gekozen
Ziet de bewoner zijn incassodatum?
Ja, in het klantenportaal bij de factuur. Op de factuur-pdf en in de factuurmail staat voor SEPA-incasso "binnen enkele dagen", zonder exacte datum.
Waarom wordt een CAMT-bestand niet automatisch gekoppeld?
De referentie, het IBAN of het bedrag komt niet overeen met een openstaande factuur. Los de problemen op zoals beschreven in stap 9 van deel 1.