Betalingen is het centrale configuratieonderdeel waarin u vastlegt hoe betalingen binnen uw organisatie worden verwerkt. Hier configureert u onder andere:
standaard betalingstermijnen
bedrijfsbankrekeningen
automatische betaling- en terugbetalingsprocessen
koppelingen met payment service providers
automatische import en export van bankbestanden
U vindt deze instellingen via Configuratie → Betalingen → Voorkeuren.
Een correcte inrichting is cruciaal voor tijdige betalingen, correcte incasso’s en een stabiele financiële afhandeling.
Betalingstermijnen
Wat toont dit onderdeel?
Betalingstermijnen bepalen wanneer een factuur vervalt. Ze worden toegepast wanneer er geen contract- of klantspecifieke betalingstermijn is ingesteld.
Per betalingstermijn ziet u:
Naam (bijvoorbeeld Netto 30 dagen)
Frequentie (Dag, Week of Maand)
Aantal (bijvoorbeeld 30)
De vervaldatum van een factuur wordt berekend op basis van de factuurdatum en de gekozen betalingstermijn.
Indeling
Algemene gegevens
Naam van de betalingstermijn
Frequentie (dag, week, maand)
Aantal eenheden
Acties
Gebruikers met de juiste rechten kunnen:
betalingstermijnen aanmaken
bestaande betalingstermijnen wijzigen
betalingstermijnen verwijderen (mits niet in gebruik)
Eén betalingstermijn kan worden ingesteld als standaard in Payment Preferences.
Gedragingen & Logica
Het systeem bepaalt de betalingstermijn in deze volgorde:
Contract-specifieke betalingstermijn
Klant-specifieke betalingstermijn
Organisatie-standaard betalingstermijn
Als geen enkele betalingstermijn beschikbaar is, kan een factuur niet worden goedgekeurd.
Wijzigingen aan betalingstermijnen:
gelden alleen voor nieuwe facturen
hebben geen invloed op reeds bestaande facturen
Bankrekeningen
Wat toont dit onderdeel?
Bankrekeningen zijn de bedrijfsrekeningen die worden gebruikt voor:
het ontvangen van betalingen
het verzenden van incasso- en betaalbestanden
koppelingen met payment service providers
Per bankrekening ziet u:
Rekeninghouder
IBAN
BIC
SEPA Creditor ID
Indicatie of de rekening standaard is
Indeling
Bankrekeninggegevens
Rekeninghouder
IBAN en BIC
SEPA Creditor ID (verplicht voor SDD)
Standaardinstelling
Exact één bankrekening kan als standaard worden ingesteld
Deze wordt gebruikt wanneer geen specifieke rekening is gekozen
Acties
Gebruikers kunnen:
bankrekeningen toevoegen
bankrekeningen wijzigen
bankrekeningen verwijderen (mits niet in gebruik)
een andere bankrekening als standaard instellen
Gedragingen & Logica
De standaardbankrekening wordt automatisch gebruikt voor nieuwe transacties
Wijzigingen hebben geen effect op historische transacties
Betalingsgeneratie vereist minimaal één actieve bankrekening
Betalingsvoorkeuren & Betalingsberekeningen
Wat toont dit onderdeel?
Dit onderdeel bepaalt hoe en wanneer betalingen worden gegenereerd en verwerkt.
Het omvat:
standaard betalingstermijn
betalingsreferentie-instelling
activeren of deactiveren van betalingsgeneratie
instellingen voor automatische betalingen en terugbetalingen
timing en retry-logica voor SDD
Indeling
Algemene instellingen
Standaard betalingstermijn
Betalingsreferentie (alleen factuurnummer of uitgebreid)
Betalingsgeneratie
Schakelaar “Genereer betalingen”
Bij uitschakeling worden alle betalingsinstellingen verborgen
Automatische betalingen & refunds
Status van automatische bankverwerking
Automatisch aanmaken van terugbetalingen bij creditsaldi
Timing & retries
Vertraging tussen factuur en SDD-aanlevering
Retry-regels bij mislukte incasso’s
Acties
Gebruikers kunnen:
betalingsgeneratie in- of uitschakelen
standaardinstellingen aanpassen
retry- en timinginstellingen configureren
Gedragingen & Logica
Wanneer betalingsgeneratie is uitgeschakeld:
worden geen betalingsbestanden aangemaakt
worden automatische betalingen niet uitgevoerd
Retry-logica bij SDD:
herhalingen kunnen plaatsvinden na een aantal dagen
of op een vaste dag in de volgende maand
na mislukte retries kan worden overgeschakeld naar SCT
Banking Data Providers
Wat toont dit onderdeel?
Data Providers verzorgen de automatische import en export van bankbestanden via SFTP.
Ze ondersteunen:
inkomende bestanden (CAMT)
uitgaande bestanden (PAIN)
specifieke of alle bankrekeningen
Per provider ziet u:
naam
communicatietype
status
laatste succesvolle verwerking
Indeling
Providergegevens
Naam
Communicatietype (SFTP)
Status
Actief
Inactief
Foutstatus
Acties
Gebruikers kunnen:
banking data providers aanmaken
providers koppelen aan bankrekeningen
configuratie wijzigen
Gedragingen & Logica
Status wordt automatisch bepaald door verbindingsgezondheid
Bij foutstatus worden geen bestanden verwerkt
Verwerkingsresultaten tonen laatste succesvolle import/export
Waarom kan ik een factuur niet goedkeuren?
Controleer of een standaard betalingstermijn is ingesteld.
Kan ik meerdere betalingstermijnen gebruiken?
Ja, per contract of klant.
Wat gebeurt er als een provider geschorst is?
Nieuwe betalingen worden niet verwerkt.
Waarom worden bankbestanden niet geïmporteerd?
Controleer de status en SFTP-configuratie van de dataprovider.
Wat is het verschil tussen een payment provider en een banking data provider?
De ene verwerkt betalingen, de andere wisselt bankbestanden uit.
Wat gebeurt er als betalingsgeneratie is uitgeschakeld?
Er worden geen betalingen of bankbestanden aangemaakt.
Betalingstermijn – Regel die bepaalt wanneer een factuur vervalt
IBAN – Internationaal bankrekeningnummer
BIC – Identificatiecode van een bank
SEPA Creditor ID – Verplicht nummer voor SEPA-incasso’s
SDD – SEPA Direct Debit
SCT – SEPA Credit Transfer
Payment Intent – Betalingsverzoek voor een factuur
CAMT – Bankbestand voor inkomende betalingen
PAIN – Bankbestand voor uitgaande betalingen
SFTP – Beveiligd protocol voor bestandsuitwisseling
Fallback provider – Provider die wordt gebruikt als geen specifieke koppeling bestaat