Zero Friction helpt warmteleveranciers, gebouwbeheerders en serviceproviders bij de klantenservice en facturering aan hun eindklanten. We hebben een eenvoudig te implementeren in-cloud oplossing ontwikkeld die je ondersteunt bij je dagelijkse administratie en je geavanceerde inzichten geeft. 🚀

Deze sectie geeft je een aantal nuttige inzichten van de belangrijkste gegevensgroepen van Zero Friction. Deze datagroepen, die we entiteiten zullen noemen, zijn in feite de pijlers waarop Zero Friction rust. Elke entiteit heeft een aantal onderliggende kenmerken die kort zullen worden uitgelegd.

We hebben de volgende entiteiten geïdentificeerd:

We gaan dieper in op elk onderdeel om je alle informatie te geven die je nodig hebt.

Laten we beginnen met het introduceren van de eerste entiteit, want voordat we het over meters en verbruik hebben, moeten we een stap terug zetten en ons afvragen: waar bevindt de meter zich? Op welk adres? Het antwoord is een (service)locatie en locatiegroepen.
Een servicelocatie is een van de belangrijkste entiteiten in Zero Friction omdat het het fysieke adres is waar je een of meer diensten (je zou ze nutsvoorzieningen kunnen noemen) levert aan je eindklant.

Een locatiegroep is een verzameling van servicelocaties die aan elkaar gerelateerd zijn, omdat ze zich in hetzelfde gebouw bevinden of omdat ze deel uitmaken van één project met vergelijkbare factureringsbehoeften. Met het groeperen van servicelocaties kan je een product maken met factureringsitems per vastgoedgroep. Op alle locaties die tot een groep behoren, wordt dit product standaard toegepast met hetzelfde factureringsmoment.

Facturatiedetails kunnen worden opgegeven voor elke locatiegroep, inclusief een andere IBAN-bankrekening, logo, kleuren die worden gebruikt op facturatiedocumenten, contactgegevens en facturatiestandaarden (zoals frequentie van voorschot en factuur, betalingstermijn, product en factuurdatum).

Wanneer er facturen worden gemaakt voor een contract van een servicelocatie die behoort tot een locatiegroep wordt er rekening gehouden met de instellingen van de locatiegroep bij het genereren van de facturen voor die locatie.

Om dit deel af te sluiten, willen we nog twee concepten introduceren die gerelateerd zijn aan de eerder genoemde entiteiten: aangepaste entiteitseigenschappen en verhuisbeweging.

Zero Friction stelt gebruikers in staat om hun eigen aangepaste entiteitseigenschappen te definiëren op klant, service locatie, contract, meter en locatiegroep door gebruik te maken van aangepaste entiteitseigenschappen. Deze eigenschappen kunnen gebruikt worden voor facturatiedoeleinden of om extra informatie op te slaan die Zero Friction niet standaard bijhoudt (u zou ze aangepaste velden kunnen noemen als u een CRM of andere software gebruikt).

Een verhuisbeweging is een verzoek dat wordt ontvangen van klanten die een nieuw contract aanvragen of hun bestaande contract beëindigen via het klantenportaal. Deze optie is alleen beschikbaar als de functie 'klantenportaal' wordt ondersteund in je plan.

Nu we de "waar" hebben uitgelegd, moeten we het hebben over het "wat" en het "wie". Laten we de volgende twee entiteiten introduceren, namelijk de meters en het verbruik en de klant.

Een van de fundamenten van Zero Friction is het ontvangen van metingen van verschillende meetapparatuur. We ondersteunen meters van verschillende merken en maken de verbinding mogelijk met zowel individuele (meters op een service locatie) als gemeenschappelijke meters (meters op locatiegroepen).

Deze metingen -die op regelmatige basis worden verzameld- worden vervolgens overgezet en omgezet in verbruik (het verschil tussen twee metingen) gespreid over de periode tussen die twee metingen. Als er bijvoorbeeld één meting per maand wordt gedaan, is het verbruik gelijk verdeeld over alle dagen in die maand.

In praktijk: er kan een servicelocatie zijn waar warm tapwater, warmte, water, elektriciteit, gas en andere diensten worden geleverd. Dit betekent dat er één servicelocatie is met meerdere diensten en dat er een contract is dat de klant en zijn product (met specifieke tarieven en factureringsposten) koppelt aan de servicelocatie. We zullen later de verschillende entiteiten uitleggen die betrokken zijn bij dit proces, maar dit is al een goed voorbeeld om mee te beginnen.

Laten we overgaan naar de volgende entiteiten, met name de klanten:
​

Een klant is een persoon of een organisatie die een of meerdere contracten heeft in een bepaalde organisatie. Deze entiteit is belangrijk omdat zij je informeert over het type subject dat op dat specifieke adres woont. Zero Friction stelt je in staat om zoveel mogelijk informatie over je klant toe te voegen. Naast standaardvelden voor contactgegevens en bankgegevens kan je ook aangepaste velden toevoegen als je iets mist. Je kan ook verschillende BTW-percentages toepassen (particuliere of zakelijke klanten) en je kan ook aangeven of een klant in aanmerking komt voor een sociale tarief.

Heb je al een Customer Relationship Management software (CRM)? Geen zorgen, Zero Friction kan hierop aansluiten.

💡 Om hier meer over te weten te komen, kun je contact met ons opnemen via [email protected] of via de chatfunctie.

We hebben de entiteiten 'verbruik' en 'meters' besproken, we weten dat ze verbonden zijn met een 'klant' die op een bepaalde 'locatie' (adres) woont. In de volgende stap zullen we bekijken hoe deze entiteiten met elkaar verbonden zijn nl. via een 'contract'. ⬇️

Een contract is een juridisch bindende overeenkomst waarin de voorwaarden van een zakelijke relatie tussen een klant en de servicelocatie worden beschreven. Om je eindklant te kunnen factureren, moet je niet alleen weten welk adres wordt bediend aan welke klant, maar je moet ook weten welke tariefvoorwaarden van toepassing zijn.

Bij Zero Friction werken we met 'producten' die eenvoudig specifieke factuuritems groeperen. Elk product bevat factuuritems: dit kunnen vaste kosten zijn met een vaste prijs of variabele kosten die afhankelijk zijn van het verbruik. Het totale bedrag op de factuur is de som van alle factuuritems. Factuuritems groeperen in een product maakt het werk eenvoudiger, omdat een product kan worden gebruikt voor meerdere contracten die een bepaald factureringsplan volgen. Producten kunnen eenvoudig worden bijgewerkt met nieuwe prijzen en tarieven voor een bepaalde periode of een bepaald jaar. Als je een product bijwerkt, worden automatisch alle contracten bijgewerkt waarin het wordt gebruikt, dus je hoeft niet elk contract afzonderlijk bij te werken.

Als je dit weet, kun je een contract vastleggen dat eindigt met de facturen die naar je eindklant worden gestuurd.

Contracten kunnen worden afgesloten voor een willekeurig aantal diensten die op een locatie worden geleverd, maar het is ook mogelijk dat een contract alleen betrekking heeft op specifieke diensten binnen de locatie. Een klant kan bijvoorbeeld een contract afsluiten voor verwarmingsdiensten, maar niet voor koeldiensten op een locatie die beide aanbiedt.

In een contract staat niet alleen welke diensten geleverd zijn, maar ook hoe de klant zal worden aangerekend voor deze diensten. Dit omvat informatie zoals het specifieke product dat wordt gebruikt, de frequentie van de dienst en de bankrekening waarop de kosten worden gestort. Door deze details in het contract op te nemen, kunnen zowel de klant als de dienstverlener duidelijk begrijpen wat er van elke partij wordt verwacht en kunnen eventuele misverstanden of geschillen worden voorkomen.

Ter herinnering: we hebben meters, aangesloten op een adres waar een persoon of organisatie woont, en de eindklant heeft een contract afgesloten voor een bepaald type diensten met een bepaalde frequentie die worden geleverd aan de bediende locatie (of locatiegroep).
​
​

Zodra het contract is ondertekend, wordt de factuur (of meerdere facturen als er een voorschotfactuur is) aangemaakt en wordt de eindklant gefactureerd. Facturen worden automatisch getriggerd door Zero Friction zolang de factuurgegevens correct zijn. Meestal betekent dit dat de meterstanden beschikbaar moeten zijn voor de begin- en einddatum van de facturatieperiode (om het werkelijke verbruik te kunnen berekenen) en dat de tarieven en prijzen voor die periode geconfigureerd zijn. Bij aankomst op de einddatum van de factuurperiode (dit kan maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks zijn, zoals gedefinieerd in dat contract) is de factuur klaar voor goedkeuring.

Als het systeem er niet in slaagt om de facturen automatisch aan te maken omdat er gegevens ontbreken (bijv. geen meterstanden, ontbrekende prijzen/tarieven...), is een handmatige interventie nodig om de factuur aan te maken. De ontbrekende gegevens moeten worden toegevoegd en het aanmaken van de factuur moet handmatig worden geactiveerd.

Gefeliciteerd! Je factuur is verzonden en nu is de klant aan zet om de factuur te betalen. Maar wat gebeurt er als de factuur niet wordt geïnd?

Afhankelijk van het type betaalmethode (SCT of SDD) kan een SEPA-mandaat worden gekoppeld, waardoor verzoeken voor automatische incasso's mogelijk zijn. IBAN-nummers worden ook gebruikt om inkomende handmatige overschrijvingen automatisch aan de juiste klant toe te wijzen. Meer specifiek hebben we met betrekking tot banktransacties de volgende typen:

Uitgaande banktransactie:

Een bestand dat de aangevraagde transacties naar de bank bezit. Er zijn twee soorten banktransacties die Zero Friction kan aanvragen bij de bank:

Inkomende banktransactie:
Een import van de bankafschriften van een bepaalde bedrijfsbankrekening. Op deze afschriften kunnen we alle geslaagde SDD's en terugbetalingen, ontvangen handmatige betalingen en mislukte SDD's zien.

Wat gebeurt er precies in Zero Friction wanneer een betaling is vertraagd? Onze oplossing ondersteunt een incassoproces voor het opvolgen van debiteuren met achterstallige facturen. Een debiteurencyclus wordt gestart wanneer de betalingstermijn van een factuur (vervaldatum) is verstreken. Dit proces kan worden geactiveerd in de configuratie-instellingen van je organisatie.

Alle verschillende communicaties kunnen worden aangepast in de instellingen van uw account, van de tekst op uw facturen tot de verhuisaanvraag tot de globale vertalingen (als u uw eindklanten ondersteunt met meerdere talen).

Wanneer alle facturen zijn betaald, wordt de debiteurencyclus automatisch afgesloten.
​
​

Binnen de Zero Friction eindgebruikersapplicatie (of portal) krijgen klanten online inzicht in hun energieverbruik, waardoor facturen en contact met klanten zo laagdrempelig mogelijk wordt. De verwerking van de online verhuisstroom (digitale verhuizing genoemd) verloopt eenvoudig en soepel en alle informatie wordt opgeslagen in een beveiligde back-office applicatie.

Dankzij deze functie zijn eindgebruikers zich meer bewust van hun energieverbruik, waardoor ze kunnen voldoen aan de wettelijke Europese verplichting (vanaf 1/1/2022) om maandelijks informatie te verstrekken over verbruik en kosten.

Nu al enthousiast over deze essentiële functie? Wij begrijpen het! Het klantenportaal kan ook los van onze facturatieoplossing worden gekocht. Het kan worden geïntegreerd in uw bedrijfssoftware met behulp van standaard API's.

Tot slot is het Zero Friction klantenportaal gepositioneerd als een SaaS oplossing. Dit betekent dat de portal wordt gehost en onderhouden door Zero Friction, maar publiekelijk beschikbaar is vanaf de URL van uw keuze, bijvoorbeeld myenergy.company.com. De eindgebruiker zal het klantenportaal als uw eigen portaal ervaren, omdat het gepubliceerd wordt in de huisstijl van uw bedrijf. Dit betekent dat het logo en de kleuren worden aangepast voor een optimale look en feel voor uw bedrijf.