Wat zijn voorschotten?
Een voorschot is een tussentijdse factuur die wordt aangemaakt vóór de definitieve afrekening. Ze spreiden de energiekosten over de facturatieperiode en worden later verrekend op de eindfactuur.
Hoe vaak voorschotten worden aangemaakt, hangt af van de voorschotfrequentie die is ingesteld op het contract:
Geen voorschotten
Maandelijks
Driemaandelijks
Halfjaarlijks
De factuurfrequentie (maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks) bepaalt wanneer de definitieve afrekening plaatsvindt. De voorschotfrequentie moet altijd hoger zijn dan de factuurfrequentie — zo zijn maandelijkse voorschotten bij een jaarlijkse afrekening de meest voorkomende combinatie.
Voorschotten worden enkel gebruikt bij Credit-billing. Bij Prepayment-billing gelden andere regels.
Hoe worden voorschotten verrekend op facturen?
Wanneer een facturatieperiode afloopt, maakt Zero Friction automatisch de definitieve factuur aan. Voorschotten die in die periode zijn aangemaakt, worden als volgt verrekend:
Betaalde voorschotten worden in mindering gebracht op het totaalbedrag van de factuur.
Niet-betaalde voorschotten: het gedrag hangt af van de instellingen van uw organisatie:
Standaard: onbetaalde voorschotten worden gecrediteerd en niet in mindering gebracht op de factuur. De klant moet het openstaande voorschotbedrag en de resterende factuurfactuur apart voldoen.
Alternatief (indien geconfigureerd): onbetaalde voorschotten worden alsnog in mindering gebracht op de factuur. Het openstaande voorschotbedrag wordt dan als aparte openstaande post bijgehouden.
Hoe worden voorschotten verrekend op eindafrekeningen?
Dezelfde logica geldt bij een eindafrekening (bij uithuizing of contractbeëindiging). De eindafrekening dekt alle factureringsitems vanaf de laatste factuur tot de einddatum van het contract.
Betaalde voorschotten worden in mindering gebracht.
Niet-betaalde voorschotten worden gecrediteerd of verrekend, afhankelijk van de instellingen (zie hierboven).
Was er nog geen eerdere factuur voor het contract? Dan dekt de eindafrekening de volledige contractperiode van begin tot einddatum.
Wanneer worden voorschotten automatisch aangemaakt?
Zero Friction maakt voorschotten automatisch aan via een dagelijkse geautomatiseerde run. Hoe vroeg vóór de startdatum van een periode een voorschot wordt aangemaakt, is configureerbaar per organisatie.
Voorschotten worden ook automatisch aangemaakt bij:
Een nieuwe inhuizing — het systeem genereert het eerste voorschot zodra het contract actief wordt.
Verwerking van een facturatieperiode — bij het controleren van de facturatiegereedheid worden ook eventueel ontbrekende voorschotten aangemaakt.
In sommige configuraties worden voorschotten niet automatisch gegenereerd, maar periodiek geïmporteerd vanuit een extern systeem. In dat geval worden ze niet zichtbaar in het facturatieoverzicht totdat ze zijn geïmporteerd. Neem contact op met uw beheerder als u dit wilt instellen.
Ontbrekende voorschotten manueel aanmaken
Wanneer voorschotten niet automatisch zijn aangemaakt, kan je ze manueel genereren via het facturatieoverzicht van het contract. Dit is handig bij:
Voorschotten die in het verleden ontbreken (rode Ontbrekend-badge)
Voorschotten voor een toekomstige periode die je alvast wil aanmaken
Heraanmaken na verwijdering van een voorschotfactuur
Eén voorschot aanmaken (individueel)
Ga naar Contract → Facturatieoverzicht
Selecteer de facturatieperiode waarvoor je een voorschot wil aanmaken
Klik op de actiegroep Voorschotten en kies Voorschotten aanmaken
Stel bij het veld Genereer tot de einddatum in van de gewenste periode
(voorbeeld: voor het januarivoorschot vul je 01/01/2026 in)Bevestig — het systeem verwerkt het voorschot asynchroon. Ververs de pagina na enkele seconden om het resultaat te zien.
Meerdere voorschotten tegelijk aanmaken
Ga naar Contract → Facturatieoverzicht
Selecteer de relevante facturatieperiode
Klik op de actiegroep Voorschotten en kies Voorschotten aanmaken
Stel bij Genereer tot de einddatum in van de laatste gewenste periode
(voorbeeld: voor januari, februari én maart vul je 01/03/2026 in)Bevestig — het systeem maakt alle ontbrekende voorschotten aan tot die datum.
De actie Voorschotten aanmaken is alleen beschikbaar als:
• de facturatieperiode nog open staat (niet gesloten of handmatig afgesloten)
• het contract niet geblokkeerd is voor facturatie
• voorschotten niet periodiek geïmporteerd worden (zie configuratie)
Statusoverzicht voorschotperiodes
Kleur / label | Betekenis | Actie |
⚪ Grijs (Overgeslagen) | Periode is handmatig gesloten | Geen actie nodig |
🔴 Rood (Niet-goedgekeurd) | Conceptfactuur bestaat maar is nog niet goedgekeurd | Keur de factuur goed en verstuur |
🔵 Blauw (Goedgekeurd, niet verzonden) | Factuur is goedgekeurd maar nog niet verstuurd | Verstuur de factuur |
🟠 Oranje (Verzonden, niet betaald) | Factuur verstuurd maar nog niet volledig betaald | Wacht op betaling of volg op |
🟢 Groen (Betaald) | Volledig betaald | Geen actie nodig |
🕓 Grijs met klokje (Toekomstig) | Periode ligt in de toekomst | Optioneel al aanmaken via Voorschotten aanmaken |
🔴 Rood doorgestreept (Ontbrekend) | Geen voorschotfactuur voor een periode in het verleden | Aanmaken via Voorschotten aanmaken, of periode overslaan |