Voorschotlogica

Facturen worden gegenereerd wanneer een factureringsperiode is verstreken. Deze factureringsperiode wordt gedefinieerd op het contract zelf. Het kan worden gedefinieerd als maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks. Tijdens die facturatieperiode moeten we ook de frequentie van de voorschotten voor dat contract definiëren. Deze frequentie kan nul zijn (er worden geen voorschotten betaald), maandelijks, driemaandelijks of halfjaarlijks.

Wanneer de factureringsperiode is verstreken, genereert het systeem dus de factuur voor die periode. Wanneer er in die periode voorschotten zijn betaald, worden deze in mindering gebracht op het totaalbedrag van de factuur. Indien voorschotten om welke reden dan ook niet door opdrachtnemer zijn betaald, worden deze gecrediteerd en niet in mindering gebracht op het factuurbedrag. Deze moeten nog betaald worden en het factuurbedrag zal dus hoger zijn omdat het voorschotbedrag niet in mindering wordt gebracht.

Dezelfde logica van het aftrekken van een betaald voorschot wordt ook toegepast wanneer een eindafrekening voor een contract wordt aangemaakt. Een eindafrekening is de eindfactuur voor dat contract wanneer het wordt beëindigd. Het vermeldt alle factureringsitems vanaf de laatste factuurdatum (als er een eerdere factuur was) tot de einddatum van het contract. Als er geen eerdere factuur voor dat contract was geweest, dekt de eindafrekening de volledige periode van het contract, van begin tot einddatum.

Als er in die periode voor dat contract voorschotten zijn betaald, worden deze in mindering gebracht op het totale factuurbedrag van de eindnota. Indien voorschotten zijn aangemaakt maar niet zijn betaald door de eindgebruiker (om welke reden dan ook), worden deze gecrediteerd en niet in mindering gebracht op het factuurbedrag van die eindnota.

Voorschotten worden over het algemeen automatisch klaargezet door de Zero Friction. Dit is meestal aan het begin van de maand (1e van elke maand) of wanneer er een verhuizing heeft plaatsgevonden van een nieuwe klant en er een nieuw contract is aangemaakt. Tijdens dit inhuisproces genereert het systeem automatisch het benodigde voorschot voor die maand (indien nodig op basis van de parameters van het contract).

Er zijn ook gevallen waarin u de voorschotten handmatig wilt genereren. Bijvoorbeeld als u de voorschotten factureert vóór de periode waarvoor ze zijn aangemaakt. In dat geval kunt u handmatig het aanmaken van voorschotten voor die toekomstige periode afdwingen. Een ander scenario is dat er automatisch voorschotten zijn gegenereerd door het systeem, maar u om verschillende redenen (bijvoorbeeld een verkeerd bedrag) hebt besloten deze te verwijderen. Ook in dat geval kunt u de software activeren om de voorschotten opnieuw te genereren.