Je kan nu een voorschotperiode sluiten, daarmee bepaal je dat er geen voorschotfactuur meer aangemaakt mag worden voor een bepaalde periode.
Voorheen werd na het verwijderen van een draft-factuur automatisch een nieuwe factuur gegenereerd. In bepaalde situaties was dat niet wenselijk.
Bijvoorbeeld aan een late afrekening, een nieuwe locatie waar je pas later voorschotten wil starten, of een gepauzeerd contract.
Dankzij deze nieuwe functionaliteit heb je nu zelf de controle.
Het sluiten van een periode zorgt ervoor dat deze verdwijnt uit facturatie details “Ontbrekend” en de draft facturen uit 'goed te keuren'.
Waar vind je deze functie?
Individueel sluiten
Navigeer naar Contract → Facturatieoverzicht.
Zoek de sectie Voorschotperiodes.
Beweeg met je muis over de periode die je wilt sluiten.
Kies Voorschotperiode overslaan.
Bulk‑bewerking
Ga naar Dashboard → Niet gefactureerd.
Selecteer meerdere periodes in de lijst.
Kies in de actiebalk bij Voorschotten voor Overslaan periode.
Wie kan dit gebruiken?
Alle gebruikers, behalve wanneer de nodige rechten niet zijn toegekend.
Wanneer kun je een periode sluiten?
Er mag nog geen voorschotfactuur (concept of goedgekeurd) bestaan voor deze periode.
De facturatieperiode moet open zijn; gesloten of handmatig afgesloten perioden kunnen niet overslagen worden.
Als er al een conceptfactuur klaarstaat, verwijder die eerst voordat je de periode overslaat.
Wat gebeurt er na het sluiten?
De status verandert naar Overgeslagen (Skipped, grijs).
Na het sluiten van deze periode verdwijnt zij uit de lijst “Ontbrekend” en wordt er geen voorschotfactuur meer voor aangemaakt.
Er wordt geen factuur of financiële transactie aangemaakt.
In lijsten verdwijnt de rode “Ontbrekend”-badge voor die periode.
In het verleden kan een doorgestreepte maand worden weergegeven voor gesloten periodes.
❌ Niet mogelijk als er al een (draft of goedgekeurde) voorschotfactuur bestaat.
❌ Niet mogelijk als de Facturatieperiode al is afgesloten.
🚫 Gesloten periodes kunnen niet worden heropend.
Statusoverzicht voorschotperiodes
Kleur / label | Statusnaam | Betekenis & actie |
⚪ Grijs | Overgeslagen | De periode is handmatig gesloten of verwijderd. Er wordt geen factuur aangemaakt en er is geen verdere actie nodig. |
🔴 Rood | Niet‑goedgekeurd | Er bestaat een concept‑voorschotfactuur, maar deze is nog niet goedgekeurd. Actie: keur de factuur goed en verstuur deze. |
🔵 Blauw | Goedgekeurd, niet verzonden | De factuur is goedgekeurd maar nog niet verzonden, of er zijn verzendfouten. Actie: verstuur de factuur opnieuw. |
🟠 Oranje | Verzonden, niet betaald | De factuur is verstuurd maar nog niet volledig betaald. Actie: wacht op betaling of onderneem debiteurenopvolging. |
🟢 Groen | Betaald | De factuur is volledig betaald. Er is geen actie meer nodig. |
🕓 Grijs met klokje | Toekomstig | De periode ligt in de toekomst. Je kunt alvast een voorschotfactuur aanmaken of de periode handmatig sluiten. |
🔴 Rood (doorgestreept) | Ontbrekend | Voor een periode in het verleden bestaat nog geen voorschotfactuur. Actie: maak of genereer de factuur, of sluit de periode als er geen voorschot nodig is. |
Typische gebruikssituaties
Contractwijziging midden in de periode: voorschot niet nodig voor die maand.
Migratie/datacorrectie: onnodige periode verwijderen zodat facturatie correct kan doorgaan.
Opstartproject: eerste maand overslaan zodat voorschotten later starten.
Wordt er een factuur of creditnota aangemaakt wanneer ik een periode sluit?
Nee. Het overslaan van een voorschotperiode leidt niet tot de creatie van een nieuwe factuur of een creditnota.
Kan ik een gesloten periode opnieuw openen?
Dat kan niet rechtstreeks binnen de applicatie.
Beïnvloedt het sluiten van een periode toekomstige voorschotperiodes?
Nee. Alleen de geselecteerde periode wordt uitgesloten. Alle toekomstige perioden blijven onveranderd en kunnen normaal worden verwerkt.
De knop “Sluiten” ontbreekt:
Er bestaat al een factuur voor deze periode.
De facturatievolledigheid is gesloten.
De functie is niet geactiveerd voor jouw organisatie.
Periode blijft op “Ontbrekend” staan:
Vernieuw het facturatieoverzicht.
Controleer of je de juiste periode hebt gesloten.