Een klant kan op verschillende manieren worden aangemaakt:

Met de klantenwizard kunt u op een eenvoudige en volledige manier een klant aanmaken. U kunt definiëren of we het over een persoon of een organisatie hebben, de naam, initialen, titel, factuuradres, bankgegevens, betaalmethode en communicatievoorkeuren toevoegen. Ook is het mogelijk om voor die klant communicatievoorkeuren te selecteren als deze afwijken van de standaardconfiguratie voor de organisatie (zo dienen bijvoorbeeld alle voorschotten en facturen per post te worden verzonden in plaats van per e-mail). Ook is het mogelijk om een gewenste betalingstermijn te selecteren die afwijkt van de standaard organisatie-instellingen.

De inhuiswizard heeft een ingebouwde klantenwizard. Zo kun je alles in één keer doen: het aanmaken van de klant en het aanmaken van zijn nieuwe contract.

In het takenmenu worden de door klanten uitgevoerde verhuizingen weergegeven. Tijdens de verwerking van deze verhuizingen wordt de klant automatisch aangemaakt op basis van de gegevens die hij/zij ons heeft doorgegeven. Als er noodzakelijke gegevens ontbreken, zal Zero Friction de gebruiker informeren om deze informatie eerst toe te voegen, voordat hij doorgaat met het verwerken van de verhuizing. Meestal zal dit het toevoegen van een voorschotbedrag of een product zijn. Wanneer de taak is verwerkt, wordt de klant door het systeem aangemaakt en wordt het facturatieproces voor dat contract geactiveerd.

Als u externe klantgegevens wilt importeren in Zero Friction, kunt u dit doen met behulp van een CSV-bestand. Om het bestandsformaat te herkennen. Er moet een formaat worden geconfigureerd in Importeeropdrachten > Bestandsformaten. Wanneer het formaat is opgeslagen, zal het beschikbaar zijn in de uploadactie op de lijstpagina met importtaken, waar u het CSV-bestand kunt selecteren en uploaden.

Bij het aanmaken van een klant kan de gebruiker het type klant opgeven: een persoon of een organisatie. Afhankelijk van het type klant zijn verschillende velden vereist.

Voor klanten en organisaties kunnen verschillende BTW-percentages worden geconfigureerd.

In onze templates voor facturatiedocumenten sturen wij voor klanten van het organisatietype altijd extra BTW-gegevens mee. Voor het persoonstype moet deze optie handmatig worden geactiveerd in de sjablooninstellingen.

Het is mogelijk om per klant een afwijkende betalingstermijn te definiëren, waarbij de standaard betalingstermijn in de configuratie van de organisatie wordt overschreven. Op deze manier kunt u tegemoetkomen aan klanten met verschillende eisen op het gebied van betalingsvoorwaarden.

Elke klant kan naast het adres van de servicelocatie een factuuradres hebben. Beide adressen kunnen hetzelfde zijn, maar dat hoeft niet. Dit is afhankelijk van het feit of een klant wil dat zijn factuurdocumenten naar een ander adres worden verzonden dan het pand waar de dienst wordt geleverd. Bedrijven hebben meestal een factuuradres dat het hoofdkantoor of de statutaire zetel van dat bedrijf is.

Een klant kan voor de communicatie van het factuurdocument een andere taal hanteren dan de standaardtaal van de organisatie. Zo kunt u tegemoetkomen aan de voorkeur van klanten die een andere taal spreken.

Aan een klant kunnen verschillende documenten worden gekoppeld. Dit kunnen bijvoorbeeld de algemene voorwaarden zijn, een ondertekend contract, een jaarlijks tariefplan, juridische documenten...

Deze bijlagen worden getoond op de detailpagina van de klant op het tabblad Bestanden. De zichtbaarheid van deze documenten op het klantportaal kan worden geconfigureerd. Documenten die aan een product zijn gekoppeld, kunnen optioneel de vereiste hebben dat ze tijdens het inhuisproces door de klant moeten worden ondertekend. Op deze manier moet de klant het document lezen en ermee akkoord gaan, voordat het contract wordt gesloten. Hier wordt de datum weergegeven waarop de klant een document heeft bekeken en/of akkoord is gegaan met een document, evenals de herkomst van het document. Herkomst kan klant, contract, eigendomsgroep of product zijn.

Wanneer een klant in aanmerking komt voor een sociaal tarief, kan dit worden gespecificeerd door een aangepaste entiteitseigenschap toe te voegen op de contractpagina. Deze parameter wordt eerst geconfigureerd in de instellingen van de applicatie en vervolgens als entiteitseigenschap aan het contract toegevoegd. Hier geeft u aan of het actief is en voor welke duur het sociale tarief geldig is.