Overzicht
U kunt facturen en betalingsherinneringen rechtstreeks via ons platform naar het factuuradres van de klant versturen via de post.
De integratie inschakelen
Om postcommunicatie in te schakelen:
Navigeer naar Configuratie > Algemeen > Integraties
Zoek de sectie Communicatie
Klik op Verbinden
Klik nog eens op Verbinden om de integratie te activeren
⚠️ Opmerking: de knop Verbinden is uitgeschakeld als u aangepaste PDF-sjablonen of afwijkende posities van het adres van de ontvanger hebt. Volg de instructies voordat u de integratie kan activeren
Communicatievoorkeuren handmatig bijwerken
U kunt de communicatievoorkeuren voor individuele klanten rechtstreeks op hun klantdetailpagina configureren. Hiermee kunt u de standaardcommunicatiemethode overschrijven die is ingesteld in uw sjabloonconfiguratie.
Stappen om de communicatievoorkeuren van klanten bij te werken
Ga naar de klantdetailpagina van de klant die u wilt bijwerken
Zoek de kaart 'Communicatievoorkeuren'.
Selecteer de gewenste communicatiemethode uit de beschikbare opties
Sla uw wijzigingen op
De geselecteerde communicatiemethode wordt gebruikt voor alle toekomstige communicatie met deze klant en overschrijft de standaardinstellingen in configuratie > communicatie > sjablonen.
ℹ️ Wanneer deze optie is geactiveerd en de communicatievoorkeuren van de klant zijn ingesteld op 'post', worden alle pdf-sjablonen per post naar het factuuradres van de klant verzonden.
Belangrijke opmerkingen
De standaardinstellingen van de sjabloon blijven van toepassing: als er geen klantspecifieke voorkeur is ingesteld, wordt de communicatiemethode gebruikt die is gedefinieerd Configuratie > Communicatie > Sjablonen
Wijzigingen worden onmiddellijk van kracht: alle wijzigingen in de voorkeuren worden toegepast op de volgende communicatie die naar de klant wordt verzonden.
Postcommunicatie uitschakelen
Wanneer u de integratie van Postal Communication uitschakelt, worden de volgende wijzigingen onmiddellijk van kracht:
Wijzigingen in de configuratie van sjablonen
Sjablonen worden teruggezet naar e-mail: sjablonen die zijn geconfigureerd voor postcommunicatie worden automatisch teruggezet naar e-mail.
Klantinstellingen worden gereset: Klantspecifieke postvoorkeuren worden teruggezet naar de standaardinstellingen van de sjabloon die zijn gedefinieerd in Configuratie > Communicatie > Sjablonen
Incassostappen waarbij gebruik wordt gemaakt van postcommunicatie worden teruggezet naar "handmatige interventie".
Toegang en functionaliteit
Geen nieuwe post: u kunt geen fysieke post versturen via het platform.
Historische gegevens bewaard: eerder verzonden postcommunicatie blijft toegankelijk.
Opnieuw inschakelen vereist herconfiguratie: u moet de voorkeuren opnieuw handmatig bijwerken.
Voordat u de integratie uitschakelt
Houd rekening met het volgende voordat u de integratie uitschakelt:
Controleer welke klanten momenteel zijn ingesteld om post te ontvangen
Werk indien nodig de communicatievoorkeuren van klanten bij
Zorg ervoor dat alternatieve communicatiemethoden (e-mail/sms) correct zijn geconfigureerd
Controleer of uw sjablonen de alternatieve communicatiemethode ondersteunen
Controleer alle incassostappen die voorheen gebruik maakten van postcommunicatie en overweeg om deze in te stellen op 'E-mail' als u de klant automatisch op de hoogte wilt houden
Veelgestelde vragen
Waarom kan ik de integratie niet inschakelen?
Waarom kan ik de integratie niet inschakelen?
De integratie vereist standaard PDF-sjablonen met consistente posities voor het adres van de ontvanger. Als u aangepaste sjablonen of sjablonen met afwijkende adresposities hebt, moet u deze bijwerken voordat u de integratie inschakelt. Er verschijnt een infobanner met specifieke aanwijzingen over wat er moet worden aangepast.
Wordt deze integratie per organisatie of voor de hele tenant ingeschakeld?
Wordt deze integratie per organisatie of voor de hele tenant ingeschakeld?
De integratie van postcommunicatie wordt ingeschakeld op organisatie. U kan deze inschakelen voor meerdere organisaties.
Wat gebeurt er met mijn instellingen voor postcommunicatie als ik de integratie uitschakel?
Wat gebeurt er met mijn instellingen voor postcommunicatie als ik de integratie uitschakel?
Wanneer de integratie is uitgeschakeld, worden alle instellingen voor postcommunicatie teruggezet naar de standaardcommunicatiemethode (meestal e-mail) die is gedefinieerd in uw sjabloonconfiguratie. Voorkeuren op klantniveau die waren ingesteld op post, worden ook teruggezet naar de standaardinstelling van het sjabloon onder Configuratie > Communicatie > Sjablonen.
Hoeveel kost postcommunicatie?
Hoeveel kost postcommunicatie?
De prijs wordt per verzonden e-mail in rekening gebracht en varieert op basis van factoren zoals bestemming, e-mailformaat en volume. Ga voor gedetailleerde prijsinformatie naar de Pingen-prijscalculator of bekijk de prijsdetails op de integratie.
Kan ik de integratie opnieuw inschakelen nadat ik deze heb uitgeschakeld?
Kan ik de integratie opnieuw inschakelen nadat ik deze heb uitgeschakeld?
Ja, u kunt de integratie op elk moment opnieuw inschakelen door op de knop Verbinden in het integratieladevenster te klikken. U moet echter uw communicatievoorkeuren opnieuw configureren voor sjablonen en klanten die postcommunicatie moeten gebruiken.
Waar kan ik configureren welke klanten post- of e-mailcommunicatie ontvangen?
Waar kan ik configureren welke klanten post- of e-mailcommunicatie ontvangen?
U kunt dit per klant overschrijven in de communicatie-instellingen van de klant. Voor herinneringen voor betalingsplannen kunt u dit ook configureren in configuratie > communicatie > sjablonen > betalingsplannen. Dit is van toepassing als de klant geen afwijkende voorkeuren heeft.
Hoe weet ik of een klant momenteel is ingesteld om postcommunicatie te ontvangen?
Hoe weet ik of een klant momenteel is ingesteld om postcommunicatie te ontvangen?
Controleer de communicatievoorkeuren van de klant op de klantdetailpagina.