Een afrekening is een berekening van alle factuuritems voor dat contract voor een bepaalde periode (zoals geconfigureerd op het contract) met aftrek van eventueel betaalde voorschotten op dat contract tijdens deze factuurperiode. Factuurperioden kunnen jaarlijks, halfjaarlijks, driemaandelijks of maandelijks zijn.

Wanneer een contract wordt beëindigd, wordt er een eindafrekening gemaakt. Het is de berekening van alle factuuritems voor dat contract vanaf de laatste afrekening (als er een afrekening was geweest) tot de einddatum van het contract. Indien er voor dat contract geen afrekening is aangemaakt, loopt deze vanaf de startdatum van het contract tot de einddatum van het contract. Ook hier worden eventuele betaalde voorschotten in mindering gebracht op het factuurbedrag.

Voorschotten zijn terugkerende vaste bedragen die worden gefactureerd aan de eindgebruiker/huurder van het contract. Deze voorschotten zijn een manier om de betaling van de totale kosten van het contract over een langere periode te spreiden (meestal een jaar, afhankelijk van de factuurperiode die in het contract is vastgelegd). De eindgebruiker van het contract betaalt iedere voorschotperiode (meestal maandelijks) een vast bedrag en bij het opmaken van de factuur; deze betaalde voorschotten worden in mindering gebracht op het totaal te betalen bedrag voor dat jaar. Op het contract kunnen voorschotten worden vastgelegd. Ze kunnen maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks of geen (geen voorschotten) zijn. De periodiciteit van de voorschotten dient uiteraard lager te zijn dan de periodiciteit van de facturatieperiode (die ook maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks kan zijn).

Een incidentele nota is een bedrag dat buiten de normale factureringscyclus aan een eindgebruiker wordt gefactureerd. Bijvoorbeeld wanneer er een compensatie wordt gegeven aan een klant die technische problemen had met zijn installatie. We kunnen ook een incidentele nota aanmaken met een bedrag dat aan die eindgebruiker moet worden betaald. Ook als wij de klant van dat contract eenmalig iets extra’s in rekening willen brengen en dat niet bij het product op het contract hoort.

Een correctienota wordt gebruikt om iets uit een factuur te corrigeren. Het onderscheid tussen incidenteel en correctienota is alleen wat de gebruiker van Zero Friction wil gebruiken. Op het gegenereerde document wordt de naam 'correctienotitie' of 'incidentele notitie' afgedrukt; dus dit is slechts een persoonlijke voorkeur welke te gebruiken.

Er wordt een creditnota gemaakt wanneer we een volledig geboekt facturatiedocument (voorschot, factuur, eindnota...) willen annuleren. Het maakt in feite de facturering ongedaan van het facturatiedocument waarnaar het verwijst. U kunt dus niet zomaar een factuur verwijderen die voor een klant is goedgekeurd en geboekt; Om de facturatie ongedaan te maken, moet u altijd een creditnota gebruiken. Hierdoor wordt ook het klantensaldo aangepast.