Facturen worden doorgaans automatisch door Zero Friciton gegenereerd, op voorwaarde dat alle benodigde gegevens beschikbaar zijn. Meestal houdt dit in dat meterstanden beschikbaar moeten zijn voor de begin- en einddatum van de facturatieperiode (om het werkelijke verbruik te kunnen berekenen) en dat de tarieven en prijzen voor die periode geconfigureerd zijn. Bij aankomst op de einddatum van de facturatieperiode (dit kan maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks zijn, zoals gedefinieerd in dat contract) is de factuur gereed voor goedkeuring.

Wanneer het systeem er niet in slaagt de facturen automatisch aan te maken vanwege ontbrekende gegevens (bijvoorbeeld geen meterstanden, ontbrekende prijzen/tarieven...), is een handmatige tussenkomst nodig om die factuur te kunnen aanmaken. De ontbrekende gegevens moeten worden toegevoegd en het aanmaken van de factuur moet handmatig worden geactiveerd. Ook wanneer een gebruiker een factuur heeft gecorrigeerd omdat er verkeerde prijzen of verkeerde meterstanden zijn gebruikt, moet hij de factuur verwijderen die automatisch door het systeem is gegenereerd. In dit geval moet hij ook handmatig het aanmaken van de (gecorrigeerde) factuur activeren.

Facturen worden doorgaans aangemaakt op de einddatum van die facturatieperiode (aangezien alle benodigde gegevens beschikbaar zijn).

In sommige gevallen komt het voor dat u de factuur vooraf wilt factureren. De factuur heeft bijvoorbeeld alleen vaste kosten als factuuritem en u wilt de eindgebruiker vooraf in rekening brengen. In dat geval moet u de Zero Friction-software handmatig pushen om de facturen vooraf aan te maken, aangezien de einddatum van de facturatieperiode nog niet is bereikt.

Alle soorten factuurdocumenten (voorschotten, facturen, eindnota's, creditnota's, incidentele nota's) kunnen verschillende statussen hebben, afhankelijk van waar ze zich in het proces bevinden in onze Zero Friction-software.
​

Aangemaakt

Eerst wordt het document aangemaakt en krijgt het de status Aangemaakt. Er wordt een PDF-bestand gemaakt dat door de gebruiker kan worden gecontroleerd om te zien of alles correct is (voorbeelden hiervan zijn het juiste bedrag, de juiste lay-out, de juiste factuuritems...). In dit stadium is het eenvoudig om het factuurdocument te verwijderen en een nieuw document aan te maken met de juiste informatie. Er zijn in dit stadium geen boekhoudkundige implicaties. Wanneer het aangemaakte document correct is, moet het handmatig door de gebruiker worden goedgekeurd.

Goedgekeurd

Het goedkeuren van het factuurdocument betekent dat het een officieel factuurnummer krijgt en dat de status in onze software op goedgekeurd wordt gezet. Wanneer een document wordt goedgekeurd, wordt het doorgaans ook via e-mail of post naar de eindgebruiker verzonden.

Vereffend

Een factuurdocument kan in de volgende fase van het proces arriveren. Dat is wanneer het is betaald of wanneer het is gecrediteerd. Hierdoor wordt het nog te betalen bedrag op het saldo van de klant op nul gezet. Het document zelf blijft uiteraard ongewijzigd, maar er hoeft geen factuurbedrag meer betaald te worden door de opdrachtnemer. In dit geval krijgt het document de status 'vereffend'.

Gegenereerd

Technisch gezien krijgt het document de status gegenereerd voordat het door de software wordt gemaakt (en voordat het PDF-bestand wordt gemaakt). De software is bezig met het samenstellen van het document en zoekt naar de benodigde sjabloon om toe te passen en de onderliggende factureringsitems om op het document te plaatsen. De gegenereerde toestand is een tijdelijke toestand die snel verandert in de gecreëerde toestand (zie hierboven).

Generatie mislukt

Wanneer er iets misgaat en om de een of andere reden het PDF-bestand niet kan worden aangemaakt, krijgt de factuur de status Generatie mislukt. Als u deze status behoudt, betekent dit meestal dat er iets mis is met de sjablonen die worden gebruikt voor het maken van dat type factuurdocument. Soms ontbreekt er een vertaling of is er een instelling in de sjablonen die een fout genereerde. De gebruiker moet dan het sjabloon controleren en corrigeren en kan vervolgens het facturatiedocument 'opnieuw genereren', zodat het de status Aangemaakt krijgt.