Inleiding
Als je hier terecht bent gekomen, betekent dit dat je meer wilt weten over het meter-to-cash-proces en hoe de verschillende Zero Friction-entiteiten met elkaar communiceren.
Laten we eerst beginnen met de definitie: het meter-to-cash-proces is het proces dat beschrijft hoe het verbruik van energie, gas, water, etc. wordt omgezet in facturen die naar uw eindklant worden verzonden.
Makkelijk toch?💡 We wilden een gebruiksvriendelijke, intuïtieve oplossing creëren die u tijd bespaart met talloze Excel-bestanden en u laat focussen op wat voor u het belangrijkst is. 🚀
Laten we nu wat dieper ingaan op hoe het meter-to-cash-proces werkt. Het eerste deel dat we zullen behandelen zijn de meet- en verbruiksgegevens📈.
Meet- en verbruikgegevens
Inleiding
Zero Friction koppelt de meterhardware van uw keuze via API, e-mail, (S)FTP of via .csv-import. Wij verwerken de meetgegevens, zetten deze direct om naar verbruiksgegevens en koppelen deze vervolgens aan het juiste adres.
Nadat de meterstanden zijn verzameld, valideert het systeem de gegevens op integriteit en juistheid. Nadat de metergegevens succesvol zijn opgeslagen, wordt de automatische verbruiksberekening geactiveerd. Hierna kunnen de meterstand en het verbruik niet alleen op de meter, maar ook op klant-, adres- en gebouwniveau worden gevisualiseerd.
Er wordt minimaal één meting per dag tot maximaal één meting per uur verwerkt en de metingen worden verzonden in de eenheid waarin ze worden gefactureerd inclusief eventuele correctiefactoren. Ten slotte gaat Zero Friction wekelijks de meetgegevens controleren op onregelmatigheden.
Via het gebruiksvriendelijke dashboard heeft u op elk moment een overzicht van de individuele verbruikscijfers of het totale verbruik per gebouw.
Bovendien worden ontbrekende meetgegevens direct opgespoord en geïdentificeerd. Het Zero Friction-platform begeleidt u door het proces en helpt u snel problemen op te lossen, zodat er geen fouten worden gemaakt in het facturatieproces.
Flow
Als eerste stap kunt u de meters zelf configureren via het configuratiegedeelte waar u de modellen en de kanalen kunt specificeren. Wanneer een meterconfiguratie is opgenomen, kunt u beginnen met het toevoegen van de meters, waarbij u gebruik maakt van de vooraf gedefinieerde meterconfiguratie.
Zodra de configuratie vanuit de configuratiemodule is voltooid, kunt u de meter activeren door deze op een gekozen adres te installeren.
Zodra alles is geconfigureerd en verbinding is gemaakt met de externe meterdataprovider, zal Zero Friction automatisch metergegevens ontvangen.
Service Locatie and Locatiegroep
Inleiding
Na ontvangst van het verbruik en de metingen in uw Zero Friction account moeten deze gegevens gekoppeld worden aan een adres of meerdere adressen. Voordat we de servicelocaties of locatiegroepen introduceren, willen we eerst kort een ander onderdeel van dit proces noemen: de klant. Het kan een persoon of een organisatie zijn en onze oplossing geeft u een overzicht van de contracten, facturen en betalingen samen met de essentiële gegevens over de klant.
Heeft u al een Customer Relationship Management-software (CRM)? Geen zorgen, Zero Friction kan er verbinding mee maken. 💡 Om hierover meer te weten te komen, kunt u contact met ons opnemen via [email protected].
Laten we nu het concept van de servicelocatie en de locatiegroep introduceren. Een servicelocatie is één specifiek adres waar een dienst wordt geleverd aan uw eindklant. Een locatiegroep is een groep servicelocaties die min of meer aan elkaar zijn gekoppeld. Dit kan zijn omdat ze zich in hetzelfde gebouw bevinden of omdat ze deel uitmaken van één project (in ontwikkeling bij een bouwbedrijf) dat een vergelijkbare facturatie kent.
Uitleg
Wanneer u door een klantpagina bladert, zult u merken hoe Zero Frictions een reeks informatie op dezelfde pagina groepeert. In de eerste plaats kan u de persoonlijke gegevens over uw klant- en bankgegevens terugvinden en in de tweede plaats informatie zoals het klantensaldo met de transacties. Dit zou ook de gemakkelijkste plaats zijn om contracten en facturen te zoeken die aan de persoon zijn gekoppeld.
Om u een duidelijk overzicht te geven van de servicelocaties en de locatiegroepen, kunt u aan de linkerkant van ons platform naar de twee modules navigeren. In het overzicht van de servicelocaties vindt u naast het contract, welke meters de metingen verzamelen, welke diensten op het adres worden geleverd, het tabblad met alle verbruiken. Zero Friction maakt een grafiek met historische metingen om de verbruikswaarden van de locaties bij te houden.
Contract en Product Management
Inleiding
Laten we eerst een paar stappen teruggaan en de voorgaande punten samenvatten:
De meter verzamelt verbruiken die worden omgezet in metingen ➡️ deze gegevens gaan in Zero Friction en worden gekoppeld aan een klant en een servicelocatie (=een fysiek adres) ➡️ en nu moeten we de klant, de geleverde dienst en het bijbehorende verbruik aan elkaar koppelen en de producten met de prijzen voor de aansluiting die u wilt factureren. Een contract in Zero Friction kan dit doen.
Uitleg
Als energieleverancier heeft u een contractuele overeenkomst met uw klant. Dit contract bestaat uit één of meerdere kosten die gebruikt zullen worden in het meter-to-cash proces. Producten kunnen vaste kosten hebben of variabele kosten op basis van de verbruikte energie.
Wanneer u door een contract in uw Zero Friction-account bladert, kunt u meerdere aan elkaar gekoppelde informatie vinden, zoals de opdrachtnemer (de eindklant), het product dat u levert (met meerdere factuuritems die zich vertalen in factuurregels), de factuurgegevens (met de voorschotfrequentie en de factuurfrequentie) en de servicelocatie.
Wanneer u een klant naar een servicelocatie verhuist, heeft u de mogelijkheid om een nieuw contract aan te maken. U kunt de klant selecteren bij wie u verhuist (u kunt kiezen tussen een bestaande of een nieuwe), de servicelocatie en ten slotte de contractbenodigdheden. De verplichte velden zijn contractreferentie, een begin- en eventueel einddatum, het product waarmee wordt gefactureerd, de frequentie van de factuur en de frequentie van het voorschot en tenslotte het bedrag dat wordt voorgeschoten.
Bij een product definiëren we welke diensten in rekening worden gebracht voor het maken van de factuur. U kunt de factureringsitems selecteren op basis van verschillende factureringsberekeningstypen. U heeft ook de mogelijkheid om uw tarieven op te bouwen op basis van de vraag of uw kosten vast, trapsgewijs, volumegebaseerd of formulebasis zijn in elk van de tarieven. Het is ook mogelijk om verschillende belastingcodes toe te voegen of kostencomponenten toe te voegen met tijdgesneden waarden.
Facturatie
Introductie
Ons meter-to-cash-proces gaat verder met facturering en specifiek hoe facturen worden aangemaakt in Zero Friction. Facturatieprocessen zijn aanpasbaar aan uw huisstijl en klanten ontvangen facturen op basis van uw product- en tariefstructuur met de look en feel van uw bedrijf (primaire en secundaire kleur en logo van uw bedrijf). Wanneer er regelmatig meterstanden worden ontvangen, worden facturen in conceptstatus gegenereerd, klaar om door u te worden goedgekeurd. Wij ondersteunen niet alleen facturen of eindnota's (opgemaakt bij beëindiging van een contract), maar ook voorschotten, incidentele- en correctienota's en creditnota's.
Uitleg
Wanneer u naar de factuurmodule navigeert, heeft u een duidelijk overzicht van de facturen die wachten op goedkeuring, de facturen die nog moeten worden verzonden, de facturen die klaar zijn om te worden verzonden en tot slot de facturen die nog niet zijn betaald. Daarnaast kunnen de volgende facturen worden gegenereerd: voorschotten, overzichten, eindafrekeningen, incidentele en creditnota's. Facturen worden automatisch gegenereerd door Zero Friction, waardoor alle benodigde gegevens beschikbaar zijn. Hiervoor moeten meterstanden, tarieven en prijzen worden geconfigureerd voor de factureringsperiode. Als een van deze gegevens ontbreekt, kan het systeem de factuur niet automatisch genereren, waardoor handmatige tussenkomst vereist is. Facturen worden aangemaakt aan het einde van de factureringsperiode (maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks). Als een gebruiker een factuur moet corrigeren vanwege onjuiste prijzen of meterstanden, moet hij de eerder gegenereerde factuur verwijderen en handmatig een nieuwe aanmaken.
Hier volgt een kleine uitleg over het voortbewegingsmechanisme. Facturen worden aangemaakt op basis van de factureringsperiode van het contract, die kan variëren van maandelijks tot jaarlijks. Voorschotten kunnen maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks of helemaal niet worden gedaan. Nadat de factureringsperiode is afgelopen, genereert het systeem een factuur, die wordt aangepast voor eventuele voorschotten die tijdens de periode zijn betaald. Als er geen voorschotten zijn betaald, worden deze gecrediteerd maar moeten deze nog worden betaald, waardoor een hoger factuurbedrag ontstaat. De eindnoot voor een contract is de eindfactuur voor het einde ervan. Het omvat alle factureringsitems vanaf de laatste factuurdatum tot de einddatum van het contract. Als er geen eerdere factuur was, dekt deze de volledige looptijd van het contract. Voorschotten betaald tijdens de contractperiode worden in mindering gebracht op het totale factuurbedrag van de eindnota. Onbetaalde voorschotten die tijdens de contractperiode zijn aangemaakt, worden gecrediteerd en niet in mindering gebracht op het factuurbedrag van de eindnota.
Incasseren van facturen
Inleiding
En tot slot... Het einde van het meter-to-cash-proces, het innen van geld. 🚀 Na goedkeuring is de factuur klaar om te worden geïnd via automatische incasso of overboeking met een uitgaande banktransactie. Door het verwerken van de binnenkomende bankafschriften heeft Zero Friction altijd inzicht in het saldo van de klant. Klanten met achterstallige facturen zullen herinneringen ontvangen via het opzetten van een aanmaancyclus, en als er onbetaald blijft, kunnen er extra kosten in rekening worden gebracht. Binnen het platform geeft het klantenverouderingsrapport het overzicht van de totale openstaande schulden van uw eindgebruikers.
Configuratie
Nieuw verzonden facturen genereren een openstaande schuld voor de klanten. In gevallen waarin deze niet correct worden betaald, start het incassocyclus. Op dit punt heeft de eindklant, indien geconfigureerd, al een vriendelijke herinnering ontvangen en kan hij het document bekijken dat naar hem wordt verzonden en dat beschikbaar is op de inkomende bankafschriften.
Ons platform heeft de betaling al gekoppeld aan de betreffende klant, op basis van de bankrekening en het opgegeven bericht. Na verwerking van de opgave wordt de factuur nu betaald, waardoor de incassocyclus wordt afgesloten.
Kort samengevat: als Zero Friction-gebruiker (niet uw eindklanten) kunt u via uw bedrijfsidentiteit een factuur versturen met de tarieven en producten die u heeft geconfigureerd. Uw eindklant heeft een aanvraag tot automatische incasso of overboeking via de bank ontvangen en onbetaalde facturen zijn gemarkeerd met een herinnering. Dankzij de aanmaancyclus werden de betalingen correct verwerkt en uitbetaald.