In Zero Friction is het mogelijk om de facturatieperiode aan te passen, ook nadat het contract is getekend en er al voorschotten zijn geboekt. Een facturatieperiode kan korter of langer worden gemaakt.

Een factuur of eindnota kan verschillende statussen hebben, afhankelijk van waar deze zich bevindt tijdens het proces.

Aan het wachten

Hier ligt de einddatum van de factuurperiode nog niet in het verleden. Dit kan gebeuren als u een factuur vóór de factureringsperiode wilt factureren.

Input verzamelen

Deze status betekent dat het systeem bezig is met het verzamelen van gegevens (metingen, tarieven en andere parameters). Dit is een tijdelijke toestand.

Invoer ontbreekt

Deze status betekent dat Zero Friction de factuur niet kan maken omdat er invoer ontbreekt. Dit kunnen ontbrekende tarieven zijn of

metingen of geen BTW-gegevens beschikbaar voor de gehele factuurperiode. Zero Friction geeft bij facturatie-inzichten (algemeen of op individueel artikelniveau) een indicatie welk type gegevens ontbreken in het infoscherm.

Pending berekenen

Dit is een tijdelijke status en betekent dat Zero Friction bezig is met het inzamelen van de verbruiken voor dat contract.

Aan het berekenen

Dit is een tijdelijke status en houdt in dat Zero Friction bezig is met het berekenen van de factuur aan de hand van de tarieven en verbruiken.

Wachten op goedkeuring

De factuur of eindnota is gemaakt en is klaar voor goedkeuring. In deze staat kan de gebruiker de 'concept' van de factuur als voorbeeld bekijken om te controleren of alles klopt. Het is nog steeds mogelijk om de aangemaakte factuur te verwijderen en enkele gegevens aan te passen en vervolgens opnieuw aan te maken, zonder dat dit gevolgen heeft voor het saldo van de klant.

Gesloten

Dit betekent dat de factuur is aangemaakt en goedgekeurd.

Vorige niet gesloten

Wanneer een factuur uit de vorige factureringsperiode nog niet is opgemaakt en goedgekeurd, zal Zero Friction voor de huidige periode aangeven dat de vorige factuur nog niet is afgesloten. Het is niet mogelijk om de factuur van deze periode aan te maken zolang de voorgaande periode nog niet is gefactureerd. Zodra u de vorige factuur heeft aangemaakt en goedgekeurd, verdwijnt deze status in het facturatieproces en kan de nieuwe factuur worden aangemaakt. Belangrijk om te vermelden is dat, hoewel de vorige factuur nog niet is gemaakt, Zero Friction nog steeds automatisch voorschotten blijft creëren voor de komende maanden. Het vooraf aanmaken stopt niet vanwege een niet afgesloten factuur uit het verleden.

Handmatig gecorrigeerd

Dit betekent dat een factuur is gecorrigeerd en dat het systeem niet automatisch een nieuwe factuur aanmaakt. In dit geval is het de verantwoordelijkheid van de gebruiker om het aanmaken van de factuur handmatig te activeren. Er worden geen voorschotten meer automatisch aangemaakt, zolang de facturatieperiode in deze staat blijft. Het is zo ontworpen dat de gebruiker voldoende tijd heeft om gegevens te corrigeren.

Handmatig gesloten

Deze status betekent dat de gebruiker heeft besloten deze factureringsperiode niet te factureren. Er wordt geen factuur aangemaakt en Zero Friction slaat deze periode dus geheel over.

Voor het berekenen van een factuur (of eindnota) zijn metingen vanaf de begin- en einddatum van de factuurperiode nodig om de verbruiken op een servicelocatie te kunnen berekenen. In Zero Friction is er een afwijkingsmarge toegestaan ​​van 5 dagen vóór en 5 dagen na de werkelijke datum. Soms beschikken we niet over de metingen voor de exacte datum en zoekt het systeem automatisch in het tijdsbestek van 5 dagen om de dichtstbijzijnde beschikbare meting te vinden.

De periode van 5 dagen is niet toegestaan ​​voor eindafrekeningen, omdat we de exacte meting van de einddatum willen gebruiken. Ook de eerste dag van het contract moet beschikbaar zijn.

Een andere uitzondering is wanneer u binnen 5 dagen na de einddatum van de factuurperiode een factuur opmaakt. Omdat we het systeem voldoende tijd willen geven om de meetgegevens te ontvangen, staan ​​we in deze korte periode geen afwijking toe. Soms sturen meters een paar dagen later meetgegevens door en ontvangen wij de gegevens binnen de marge van 5 dagen.

Wanneer er tijdens het inhuisproces een contract wordt gesloten, moet de gebruiker het voorschotbedrag bepalen en op welke frequentie de voorschotten worden verzonden. Mogelijke opties zijn maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks of geen (geen voorschotten).

Wanneer gegevens ontbreken voor het opmaken van een factuur, geeft Zero Friction een indicatie welk type gegevens ontbreken.

Dit betekent dat wij wachten op externe voorschotgegevens die in Zero Friction worden geüpload en die niet door ons systeem maar door een externe partij worden gegenereerd.

Ontbrekende periode van ontvangst

Dit betekent dat Zero Friction geen kanalen op de meter heeft gevonden die overeenkomen met de meeteenheid, het meettype of het nutsbedrijf. In principe moet u controleren of de configuratie van de meter in overeenstemming is met de factureringsitems op het product voor dat contract en de meter opnieuw configureren.

Ontbrekende tarieven

Dit betekent dat er voor deze facturatieperiode geen tarieven beschikbaar zijn. Controleer het product van het contract en voeg de ontbrekende tarieven toe aan de factureringsitems van dat product.

​Het maken van de factuur is mislukt

Dit betekent dat er een technisch probleem is geweest in Zero Friction en dat de gebruiker contact moet opnemen met de ondersteuning om dit probleem op te lossen.

Berekening van de factuurregel is mislukt

Dit betekent dat er een technisch probleem is geweest en dat de gebruiker contact moet opnemen met de ondersteuning om dit probleem op te lossen.

Eerste meting op verkeerde datum

Dit betekent dat er op de ingangsdatum van het contract geen meting beschikbaar is, maar wel op een andere datum. Er is geen afwijkingsvenster toegestaan ​​voor de startdatum van een contract. De gebruiker moet de ontbrekende meetgegevens toevoegen om de factuur te kunnen maken.

Geen metingen op startdatum

Dit betekent dat er op de ingangsdatum van het contract geen metingen beschikbaar zijn. De gebruiker moet ze handmatig toevoegen om de factuur te kunnen maken. Er is geen afwijkingstermijn toegestaan ​​op de startdatum van een contract.

Geen metingen op einddatum

Dit betekent dat er op de einddatum geen metingen beschikbaar zijn. Hierdoor kan de factuur niet worden aangemaakt. Om de factuur te kunnen maken, moet de gebruiker de metingen voor de einddatum toevoegen.

Geen metingen gevonden

Dit betekent dat er geen metingen beschikbaar zijn voor het berekenen van de factuur. De gebruiker moet de metingen voor de begin- en einddatum van de facturatieperiode toevoegen.

Laatste meting op verkeerde datum

Dit betekent dat er geen meting beschikbaar is voor de einddatum van de facturatieperiode. De gebruiker moet de benodigde maat toevoegen om de factuur te kunnen maken.

Metingen niet binnen het afwijkingsmarge

Dit betekent dat er geen metingen beschikbaar zijn in het afwijkingsvenster rond de voor de factuur benodigde data. Als er in dat tijdsinterval geen metingen worden gevonden, moeten voor de data nieuwe metingen worden toegevoegd om de factuur te kunnen maken.

De factuurfrequentie wordt bepaald bij het aanmaken van een contract. Zero Friction ondersteunt de volgende frequenties: maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks en jaarlijks. Het systeem activeert automatisch het proces voor het maken van facturen op deze tijdsintervallen.