1. Nieuwe cyclus toevoegen
2. Stap toevoegen aan bestaande cyclus
3. Stap verwijderen of bewerken van een bestaande cyclus
Nieuwe cyclus toevoegen
U kunt in de applicatie een Incasso cyclus zelf gaan definiëren met een aantal opeenvolgende stappen die gaan uitgevoerd worden bij het in gebreke blijven van een betaling door een klant.
U bereikt de instellingen hiervan door op het configuratie-icoon te klikken in de verticale navigatiebalk en vervolgens navigeert u naar de sectie Betalingen. Tenslotte selecteert u het tabblad incassocycli.
Om een incasso cyclus aan te maken, klikt u nu op de knop Nieuwe cyclus toevoegen:
Er zal rechts een nieuw scherm openen waar u de verschillende stappen gaat kunnen instellen die deel uitmaken van de incassocyclus.
Volgende zaken gaat u definiëren:
Naam voor uw incassocyclus: u geeft de incasso cyclus een naam
Vertraging voor de start van de cyclus: na hoeveel dagen na factuurdatum de incassocyclus mag starten
Stappen: u kunt nu verschillende stappen gaan definiëren in de incasso cyclus die gaan plaatsvinden nadat een bepaald aantal zelf gedefinieerde dagen is verstreken. Die stappen kunnen een communicatie zijn naar de klant toe (brief, e-mail) of ook een manuele handeling zoals de klant opbellen. Vervolgens kunt u ook per stap aanduiden of hier extra kosten bijkomen voor de klant of niet. Indien de Stap een communicatie betreft naar de klant toe, dan kunt u ook de verzendwijze (e-mail, post) als ook een titel van het document, het template en de bijlagen gaan definiëren.
Wenst u een stap toe te voegen aan de incassocyclus volstaat het om op de '+' teken knop rechts van de Stap te klikken . Onderaan komt er dan een volgende stap 2, stap 3, en zo verder bij, die u kunt gaan definiëren zoals uitgelegd hierboven.
Wenst u een stap te verwijderen uit de incasso cyclus dan gaat u bij de desbetreffende stap gaan staan en u selecteert dan het 'x'-teken om de stap te verwijderen.
Indien u klaar bent met het definiëren van de Incasso cyclus dan rest er enkel nog om onderaan rechts op de knop Cyclus toevoegen te klikken om deze stap van de incassocyclus te bewaren.
Stap toevoegen aan een bestaande Incasso cyclus
U kunt steeds nadat u reeds een Incassocyclus gemaakt hebt een volgende Stap toevoegen aan de incassocyclus. U klikt hiervoor op de tekst Stap toevoegen.
De werkwijze is dan identiek als bij het aanmaken van de eerst stap van de Incasso cyclus. Onderaan rechts klikt u dan op de knop Toevoegen om de nieuwe stap toe te voegen aan de bestaande incasso cyclus.
Stap bewerken of verwijderen van een bestaande cyclus
U kunt ook een stap bewerken of verwijderen van een bestaande Incasso cyclus door op de icoontjes in de rechterbovenhoek van die stap te klikken:
