Incassocycli (Collection Flows) bepalen hoe openstaande en vervallen facturen automatisch worden opgevolgd binnen Zero Friction. Met een incassocyclus configureert u een vaste volgorde van acties, zoals herinneringen, communicatie en incassokosten, die automatisch worden uitgevoerd zodra een factuur te laat wordt betaald.
U vindt dit onderdeel via Configuratie → Betalingen → Incassocycli.
Voor het bekijken en beheren van incassocycli zijn rechten voor betalingsconfiguratie vereist.
Een correcte inrichting van incassocycli is belangrijk om:
betalingsachterstanden tijdig op te volgen
communicatie met klanten te standaardiseren
incassokosten correct en consistent toe te passen
Wat toont dit onderdeel?
De pagina Incassocycli toont een overzicht van alle geconfigureerde incassocycli.
Per incassocycli-kaart ziet u:
Naam van de incassocyclus
Startvertraging (trigger delay): aantal dagen na de vervaldatum voordat de cyclus start
Stappenoverzicht: een visuele weergave van de stappen (→) in volgorde
Acties: bewerken en verwijderen (zichtbaar bij hover)
Per incassostap ziet u:
Stapnummer en naam
Triggerdagen: aantal dagen na de vorige stap (of start van de cyclus)
Communicatietype: E-mail, SMS, Post, Handmatig of Geen
Kostentype: Geen, Vast bedrag, Percentage of Getrapt
Informatie-icoon met details over kosten en btw
Indeling
Incassocycli (Flow)
Een incassocyclus bestaat uit:
Naam (bijvoorbeeld Standaard incasso)
Start uitstel: dagen na vervaldatum van de factuur
Eén of meerdere stappen, die altijd in vaste volgorde worden uitgevoerd
Incassostappen
Elke stap bevat:
Timing
Triggerdagen ten opzichte van:
de start van de cyclus (eerste stap), of
de vorige stap
Communicatie
E-mail – automatische e-mail naar de klant
SMS – sms-bericht (max. 456 tekens, indien ingeschakeld)
Post – fysieke brief (vereist postdienstconfiguratie)
Handmatig – geen automatische actie
Geen – geen communicatie
Kosten
Geen kosten
Vast bedrag
Percentage van het openstaande bedrag
Getrapt percentage met minima en maxima
Acties
Gebruikers met de juiste rechten kunnen:
incassocycli aanmaken
incassocycli wijzigen
incassocycli verwijderen (soft delete)
stappen toevoegen, wijzigen of verwijderen
incassocycli toewijzen aan klanten
incassodossiers handmatig sluiten
Gedragingen & Logica
Structuur van een incassocyclus
Een incassocyclus wordt geactiveerd wanneer:
een factuur vervallen is
de ingestelde startvertraging is verstreken
incasso is ingeschakeld en een cyclus beschikbaar is
Voorbeeld
Vervaldatum factuur: 1 januari
Startvertraging: 7 dagen
Start incasso: 8 januari
Uitvoering van stappen
Stap 1 met Triggerdagen = 0 start direct bij aanvang van de cyclus
Volgende stappen starten na het ingestelde aantal dagen sinds de vorige stap
Voorbeeld tijdlijn
Stap 1 (0 dagen): 8 januari
Stap 2 (7 dagen): 15 januari
Stap 3 (14 dagen): 29 januari
Berekening van incassokosten
Incassokosten worden berekend op basis van het openstaande bedrag op het moment van uitvoeren van de stap.
Vast bedrag
Bijvoorbeeld €25,00 excl. btw
Percentage
Bijvoorbeeld 5% van €1.000 = €50,00 excl. btw
Getrapt percentage
Verschillende percentages per schijf
Minima en maxima per schijf worden toegepast
Btw wordt altijd toegevoegd op basis van de btw-code die aan de stap is gekoppeld.
Toewijzing van incassocycli
Het systeem bepaalt de incassocyclus in deze volgorde:
Klantspecifieke incassocyclus
Standaard incassocyclus van de organisatie
Geen incasso (indien niets is ingesteld)
De standaard incassocyclus wordt ingesteld via
Configuratie → Betalingen → Voorkeuren → Standaard incassocyclus.
Automatische afsluiting
Zodra het openstaande bedrag nul wordt, sluit het systeem het incassodossier automatisch
Verdere stappen worden niet meer uitgevoerd
Probleem | Oplossing |
Geen incassocycli beschikbaar | Maak minimaal één incassocyclus aan |
Geen standaard incassocyclus ingesteld | Stel een standaardcyclus in bij Betalingsvoorkeuren |
Openstaand bedrag is €0 | Incassodossier sluit automatisch |
Incassocycle verwijderd | Bestaande dossiers blijven de oorspronkelijke cyclus volgen |
Incassocycle start niet | Controleer of incasso is ingeschakeld en de vervaldatum + startvertraging is verstreken |
Verkeerde cyclus toegepast | Controleer klantspecifieke instelling |
Geen communicatie verstuurd | Controleer communicatietype en SkipIfSdd-instelling |
Kosten lijken onjuist | Controleer openstaand bedrag en kostentype van de stap |
Waarom start mijn incassocycle niet?
Controleer of incasso is ingeschakeld, een cyclus bestaat en de vervaldatum is verstreken.
Kan ik een cyclus aanpassen terwijl facturen al in incasso zitten?
Ja, maar alleen nieuwe incassodossiers gebruiken de aangepaste cyclus.
Wat gebeurt er als ik een cyclus verwijder?
De cyclus wordt soft-deleted; bestaande dossiers blijven ongewijzigd.
Kan ik stappen overslaan?
Ja, via handmatige stappen of voorwaarden zoals SkipIfSdd.
Hoe worden incassokosten berekend?
Op basis van het openstaande bedrag op het moment van uitvoeren van de stap.
Wat is het verschil tussen startvertraging en triggerdagen?
Startvertraging geldt vóór de cyclus start; triggerdagen gelden tussen stappen.
Incassocycle – Reeks automatische stappen voor opvolging van vervallen facturen
Incassostap – Eén actie binnen een incassocycle
Startvertraging – Dagen na vervaldatum voordat de incasso start
Triggerdagen – Dagen tussen twee stappen
Incassodossier – Registratie van een factuur in incasso
Openstaand bedrag – Nog niet betaald factuurbedrag
Kostentype – Manier waarop incassokosten worden berekend
Communicatietype – Manier waarop de klant wordt gecontacteerd
Standaard incassocycle – Cyclus die wordt gebruikt als geen klantspecifieke is ingesteld
Soft delete – Markeren als verwijderd zonder definitieve verwijdering