Zero Friction ondersteunt een incassoproces om debiteuren met achterstallige facturen op te volgen. Dit is een proces dat u kunt activeren in de configuratie-instellingen van uw organisatie. Het proces bestaat uit verschillende stappen die door de gebruiker kunnen worden gedefinieerd en die met gedefinieerde intervallen plaatsvinden. Voorbeelden van dergelijke stappen kunnen zijn: het sturen van een eerste herinnering naar de klant, een tweede herinnering, een aanmaning tot betaling, een herinneringsoproep enzovoort.

Er zijn twee manieren waarop het incassoproces kan worden geconfigureerd:

Op klantniveau betekent dit dat het incassoproces alle achterstallige facturen van die klant in één incassocyclus groepeert. Wanneer een factuur te laat is, wordt deze toegevoegd aan een incassocyclus en wordt stap 1 van deze cyclus door het systeem uitgevoerd. Wanneer een klant achterstallige facturen verzamelt, worden deze gegroepeerd in dezelfde incassocyclus die zich eventueel, op basis van de eerste achterstallige factuur, al in stap 3 bevindt. Op deze manier wordt het incassoproces voor opeenvolgende achterstallige facturen niet opnieuw gestart vanaf stap 1. Ze worden opgeteld bij de totale som van de openstaande incassocyclus en de cyclus gaat gewoon verder op de huidige stap.

Op factuurniveau betekent dit dat elke keer dat een factuur achterstallig is, er een nieuwe incassocyclus wordt aangemaakt en begint vanaf stap 1. Op deze manier volgt elke achterstallige factuur van die klant alle stappen van het incassoproces en worden er dus meerdere incassocycli gestart. voor die klant.

Er zijn twee soorten stappen die kunnen worden gedefinieerd in Zero Friction:

Handmatige interventie betekent dat er een handmatige interventie nodig is door de gebruiker. Dit kan bijvoorbeeld het doen van een herinneringsoproep zijn om de klant op de hoogte te stellen van de onbetaalde factuur. Een ander voorbeeld zou kunnen zijn dat een laatste stap in het incassoproces wordt gedefinieerd als het uitdelen van alle achterstallige facturen aan een externe partij zoals een incassobureau. Deze externe partij gaat vervolgens verder met de opvolging hiervan.

Communicatie houdt in dat er automatisch door het systeem een communicatiebericht naar de debiteur wordt gestuurd. Bijvoorbeeld: een eerste herinneringsmail, een tweede herinneringsbrief per post, een aanmaning tot betaling...

Er zijn standaardtemplates voor incassocommunicatie beschikbaar in Zero friciton en deze zijn volledig aanpasbaar.

Voor elke stap in het incassoproces kan de gebruiker definiëren of er kosten aan de klant in rekening worden gebracht. Hieronder worden de soorten kosten uitgelegd:

U kunt configureren wat er gebeurt met de extra incassokosten als een klant de facturen heeft betaald die in de incassocyclus zijn opgenomen. Dit heeft ook invloed op het al dan niet automatisch sluiten van de incassozaak.

Bij betaling van deze facturen kunnen de extra incassokosten die tijdens het incassoproces zijn ontstaan, aan de klant worden terugbetaald of helemaal niet worden terugbetaald.

Wanneer een klant de achterstallige facturen niet heeft betaald, blijft de incassocyclus open totdat de gebruiker besluit deze handmatig te sluiten. Ook worden de drie bovenstaande opties aan de gebruiker gepresenteerd over wat hij met de incassokosten voor die klant moet doen.

Een incassozaak kan één van de volgende statussen hebben:

Elke stap in de incassocyclus kan verschillende statussen hebben: