Communicatie voorkeuren toont de voorkeuren voor communicatie met de klant. Hier bepaalt u hoe facturen, overzichten en andere documenten naar de klant worden verzonden per e-mail, post, of via elektronische kanalen (zoals Peppol of Chorus Pro).
U kunt voorkeuren instellen voor alle factuurtypes tegelijk of per type afzonderlijk, en indien nodig de taal van documenten aanpassen.
De factuur communicatie balk bevat:
E-mail – verzending van documenten als PDF-bijlage naar het primaire e-mailadres
Post/Handmatig (Manual) – fysieke verzending per briefpost/vereist handmatige verzending of verwerking
Overslaan
Aangepast
Factuurtypes waarvoor u voorkeuren kunt instellen:
Voorschotfacturen
Afrekeningen
Eindnota’s
Creditnota’s
Incidentele nota’s
Correctienota’s
Incassocyclus
Taalinstelling voor documenten
Standaard wordt de organisatietaal gebruikt
U kunt een afwijkende taal selecteren per klant
Hoe voorkeuren worden toegepast
Als er een specifieke voorkeur per factuurtype is ingesteld, heeft die voorrang
Als er geen specifieke voorkeur is, geldt de algemene (catch-all) voorkeur
Als geen voorkeur is ingesteld, geldt de organisatiedefault
“Overslaan bij automatische incasso”
Wanneer 'Overslaan bij SDD' is ingesteld:
Als de klant automatische incasso (SDD) gebruikt, wordt de verzending overgeslagen
Als de klant geen SDD gebruikt, wordt de communicatie automatisch verzonden per e-mail (of handmatig indien e-mail ontbreekt)
Alle communicatie betreft transactieberichten (zoals facturen, afrekeningen of betalingsherinneringen).
Er zijn geen marketingberichten of aparte opt-in-instellingen in dit systeem.
Voorkeuren beheren
Standaardvoorkeur instellen
Ga naar de Communicatie-kaart
Vink 'Factuurcommunicatie wijzigen' aan
Kies een tabblad:
E-mail – alle facturen via e-mail
Handmatig/Post – alle documenten handmatig verzenden
Overslaan
Aangepast
(Optioneel) selecteer een incassotraject (Collection Flow)
Klik Opslaan
Aangepaste voorkeur per factuurtype
Ga naar de Communicatie-kaart
Vink 'Factuurcommunicatie wijzigen' aan
Selecteer het tabblad Aangepast
Kies per factuurtype de gewenste verzendwijze (Geen, E-mail, Per Post, Manueel, Overslaan bij SDD, E-facturering)
(Optioneel) selecteer een Collection Flow
Klik Opslaan
Taalvoorkeur instellen
Ga naar de Communicatie-kaart
Vink 'Kies een andere taal' aan
Kies een taal uit de keuzelijst
Klik Opslaan
Voorkeuren verwijderen
Schakel 'Factuurcommunicatie wijzigen' uit om terug te keren naar de standaardinstellingen van de organisatie
Schakel 'Kies een andere taal' uit om de standaardtaal van de organisatie te gebruiken
Kanalen en vereisten
Kanaal | Vereisten | Gebruik |
Primair e-mailadres | Verzending van facturen, nota’s, meldingen (PDF-bijlage) | |
SMS (Incassocyclus) | Mobiel telefoonnummer + functie geactiveerd voor uw organisatie | Herinneringen en betalingsmeldingen |
Post | Geldig factuuradres + postverzending ingeschakeld | Fysieke documenten per post |
E-facturatie | Peppol of Chorus Pro integratie | Elektronische facturen zonder PDF |
Handmatig | Geen automatische verzending | Handmatige verwerking |
Overslaan bij automatische incasso | Betaalmethode = SDD | Communicatie wordt automatisch overgeslagen |
Voorkeuren worden opgeslagen bij het opslaan van wijzigingen
Elke wijziging genereert een audit-event met tijdstempel
Er is geen expliciet opt-in/opt-outproces
Om verzending te stoppen:
Stel voorkeuren in op Handmatig of Geen
Of verwijder e-mail-/telefooncontacten om elektronische verzending te voorkomen
Situatie | Uitleg |
Geen contactgegevens | Niet mogelijk om E-mail/SMS/Post te kiezen zonder de juiste gegevens (validatie blokkeert opslaan) |
E-mail bounced of onbereikbaar | Bounce-afhandeling gebeurt via de mailprovider; geen automatische blokkering in het systeem |
SMS niet afgeleverd | Afhankelijk van SMS-provider; geen automatische onderdrukking |
Geen dubbele opt-in | Voorkeuren gelden direct na opslaan |
Meerdere contactmethoden | Het systeem gebruikt altijd de primaire contactvermelding |
Probleem | Oplossing |
“Ik heb me afgemeld maar krijg nog facturen” | Controleer of alle voorkeuren op Handmatig of Geen staan en of er geen specifieke factuurtypes zijn met andere instellingen. |
“Ik ontvang geen e-mails” | Controleer of er een primair e-mailadres is, of de spelling juist is en kijk in uw spammap. |
“Ik ontvang geen sms-berichten” | Controleer of SMS is ingeschakeld en een mobiel nummer aanwezig is. |
“Ik ontvang geen post” | Controleer of postverzending is ingeschakeld en het factuuradres correct is. |
“Mijn taalvoorkeur wordt niet toegepast” | Controleer of Afwijkende taalvoorkeur is aangevinkt en of de gekozen taal door uw organisatie wordt ondersteund. |
Kan ik per factuurtype andere voorkeuren instellen?
Ja, via het tabblad Aangepast (Custom).
Wat gebeurt er als ik geen voorkeuren instel?
De standaardinstellingen van de organisatie worden toegepast.
Kan ik facturen via meerdere kanalen ontvangen?
Nee, per factuurtype geldt één kanaal.
Hoe stop ik alle communicatie?
Stel alle voorkeuren in op Handmatig of Geen, of verwijder de contactgegevens.
Wat is een Collection Flow?
Een incassotraject dat bepaalt hoe betalingen worden geïnd; losstaand van communicaties.
Kan ik voorkeuren instellen voor jaaroverzichten?
Ja, via het tabblad Aangepast.
Wat betekent “Overslaan bij automatische incasso”?
Als de klant betaalt via SEPA Direct Debit, worden documenten niet verzonden.
Kan ik taalvoorkeuren aanpassen?
Ja, via Afwijkende taalvoorkeur → taal kiezen → Opslaan.
Kan ik SMS gebruiken voor sommige facturen en e-mail voor andere?
Ja, via Aangepast per factuurtype.
Wat als de klant geen e-mailadres heeft?
U moet eerst een primair contact (e-mail, telefoon of adres) toevoegen voordat u dat kanaal kunt kiezen.
Opt-in / Opt-out: handmatige keuze om wel of geen communicatie te ontvangen
Transactioneel: zakelijke berichten zoals facturen of betalingsherinneringen
Skip if SDD: overslaat verzending bij automatische incasso
Collection Flow: configuratie van het incassoproces
Primaire contactmethode: de standaardvermelding per kanaaltype
Catch-all voorkeur: algemene voorkeur die geldt voor alle factuurtypes zonder specifieke instelling