De maandelijkse rondrekening debiteuren helpt je controleren of de debiteurenadministratie intern consistent is.
Je vergelijkt de beginstand, facturen, ontvangen betalingen en eindstand zodat verschillen in de maandafsluiting sneller zichtbaar worden.
Voor een sluitende rondrekening gebruik je vier exports:
Openstaande transacties beginstand (dashboard openstaande debiteuren) - de openstaande vorderingen aan het begin van de meetperiode.
Facturen - export alle facturen met factuurdatum binnen de maand: filter op status gegenereerd.
Bankbestand verwerkte mutaties (betalingen/betalingen) - de primaire bron voor betalingen, gefilterd op verwerkte mutaties binnen de meetperiode.
Openstaande transacties eindstand (dashboard openstaande debiteuren) - de openstaande vorderingen op de peildatum voor het einde van de meetmaand.
Hoe werkt de rondrekening?
De basisberekening is:
Beginstand debiteuren + gegenereerde facturen - ontvangen betalingen = eindstand debiteuren
Als alle exports dezelfde definitie en datumafbakening gebruiken, sluit de rondrekening. Een verschil wijst meestal op een timingverschil of een afwijkende filterinstelling tussen de exports.
Welke datums gebruik je?
Gebruik voor beginstand en eindstand dezelfde peildatumlogica. De export Openstaande transacties werkt met een gekozen referentiedatum. Controleer daarom of de gekozen einddatum de openstaande transacties op het einde van de meetmaand weergeeft.
Let op: Neem betalingen of mutaties uit de volgende maand niet onbedoeld mee in de eindstand. Als de eindstand onverwacht afwijkt, controleer dan eerst of beginstand, eindstand, facturen en bankmutaties dezelfde datumafbakening gebruiken.
Waarom gebruik je het bankbestand voor betalingen?
Gebruik het bankbestand verwerkte mutaties als primaire bron voor betalingen. Dit bestand bevat de mutatiedatum per transactie. Daardoor zie je welke betalingen en storneringen binnen de meetperiode vallen en welke in de volgende maand thuishoren.
De betalingenexport blijft nuttig als controlebestand. Gebruik die export vooral om manuele betalingen, incassokosten of andere boekingen te vinden die de debiteurenadministratie beïnvloeden maar niet via de bank lopen.
Voorbeeld van een grenscase
Een incasso wordt op 27 maart aangeboden en is op dat moment geldig. De bank verwerkt de stornering pas op 6 april. Voor de rondrekening van maart hoort de stornering dan niet in maart, maar in april.
Op 31 maart kan de factuur dus terecht als vereffend staan. De latere stornering en eventuele herincasso horen thuis in de rondrekening van de volgende maand.
📸 Screenshot: toon de exportactie voor Openstaande transacties met de datumselectie en de exportactie voor Bankbestand verwerkte mutaties.
Probleem | Oplossing |
De rondrekening toont een groot aansluitingsverschil. | Controleer of beginstand en eindstand met dezelfde peildatumlogica zijn geëxporteerd. |
Betalingen sluiten niet aan. | Gebruik het bankbestand verwerkte mutaties als primaire bron en filter op mutatiestatus Verwerkt en mutatiedatum binnen de meetperiode. |
Storneringen vallen buiten de berekening. | Controleer de mutatiedatum in het bankbestand. Storneringen na de einddatum horen in de volgende maand. |
Er blijft een klein verschil over. | Controleer de betalingenexport op transacties die niet in het bankbestand voorkomen, zoals manuele betalingen of incassokosten. |
De maand bevat veel afrekeningen of terugbetalingen. | Controleer of creditfacturen in de factuurexport staan en of terugbetalingen aan klanten in het bankbestand zijn meegenomen. |
Welke datum gebruik ik voor de eindstand?
Gebruik de datum die volgens de exportwerking de stand op het einde van de meetmaand weergeeft. Het belangrijkste is dat beginstand en eindstand dezelfde peildatumlogica volgen.
Moet ik storneringen na de meetperiode meenemen?
Nee. Een stornering die na de einddatum is verwerkt, hoort in de rondrekening van de volgende maand. Gebruik hiervoor de mutatiedatum in het bankbestand.
Waarvoor gebruik ik de betalingenexport?
Gebruik de betalingenexport als aanvullende controle naast het bankbestand. Zo vind je boekingen die niet via de bank lopen maar wel invloed hebben op het openstaande saldo.
Wat doe ik met een klein resterend verschil?
Controleer of het verschil verklaarbaar is en beoordeel het volgens de interne materialiteitsgrens of finance-afspraken van je organisatie.