De detailpagina van een inkomend bankafschrift toont alle individuele transacties uit één CAMT053-bestand. Op deze pagina kan je elke transactie controleren, koppelen en beheren voordat ze wordt omgezet naar een betaling in het systeem.
Je gebruikt deze pagina vooral om foutmeldingen op te lossen, transacties manueel te koppelen en betalingen definitief te verwerken.
Bovenaan de pagina zie je:
de titel van het bankafschrift met het unieke ID
de oorspronkelijke bestandsnaam van het opgeladen CAMT053-bestand
een statuslabel dat de verwerkingsstatus van het volledige afschrift toont
actieknoppen zoals verwerken en downloaden
De status in de hoofding geeft de globale toestand van het volledige bankafschrift weer. Onder de hoofding vind je een samenvatting met kerninformatie:
aanmaakdatum van het bestand
bedrijfsrekening waarop de transacties zijn ontvangen
openingssaldo met datum
eindsaldo met datum
Belangrijk: Indien er een probleem is met de bankrekening, wordt dit hier visueel aangeduid.
Transactielijst
Het grootste deel van de pagina toont een lijst met alle individuele transacties uit het bankafschrift.
Per transactie zie je onder andere:
type transactie
bedrag
status
transactiedatum
IBAN van de tegenpartij
omschrijving of betalingsreferentie
Positieve bedragen duiden inkomende betalingen aan. Negatieve bedragen wijzen op storneringen of terugbetalingen.
Filters
Boven de transactielijst staan snelfilters met aantallen. Hiermee kan je snel focussen op een bepaald type transacties.
Alles: Toont alle transacties in het bankafschrift
Bankoverschrijvingen: Toont inkomende en uitgaande betalingen
Bankbevestigingen: Toont bevestigingen van betalingen of terugbetalingen door de bank
Storneringen: Toont transacties die een eerdere betaling ongedaan maken
Problemen oplossen: Toont transacties met foutmeldingen
De actieve snelfilter wordt gemarkeerd. De aantallen passen zich aan wanneer je extra filters gebruikt.
Filters aan de rechterzijde
Aan de rechterkant kan je de transactielijst verder verfijnen.
Beschikbare filters:
Status: Filter op de verwerkingsstatus van transacties
Type: Filter op het soort transactie
Periode: Filter op transactiedatum
Alle filters werken samen en kunnen afzonderlijk worden leeggemaakt.
Statussen van transacties
Elke transactie heeft een status die aangeeft in welke fase van verwerking ze zich bevindt.
Mogelijke statussen zijn onder andere:
Aangemaakt: De transactie is ingelezen maar nog niet gevalideerd
Klaar voor verwerking: De transactie is correct en kan verwerkt worden
Verwerken: De transactie wordt omgezet naar een betaling
Verwerkt: De transactie is succesvol omgezet naar een betaling
Te verwerken: De transactie is gekoppeld aan een klant of factuur
Problemen oplossen: Er is een fout die manuele actie vereist
Mislukt: De verwerking is mislukt
Genegeerd: De transactie wordt bewust niet verwerkt, dit is niet voor de facturatie binnen Zero Friction
Types transacties
Het systeem herkent verschillende soorten transacties.
Bankoverschrijvingen:
inkomende betaling van een klant
uitgaande betaling, zoals een terugbetaling
Bankbevestigingen:
bevestiging van een incassobatch
bevestiging van een terugbetalingbestand
Storneringen:
ongedaan maken van een eerdere betaling of terugbetaling
Onbekend:
transactie die niet automatisch herkend wordt
vereist manuele matching, bijvoorbeeld bij een bankkost
IBAN-statussen
De IBAN-kolom gebruikt kleurcodes om de herkenning van bankrekeningen aan te duiden.
Groen: De IBAN is bevestigd en gekoppeld aan een klant
Oranje: De IBAN is onbekend en wordt voor de eerste keer gezien, je kan dit nu matchen op de klant
Blauw: De IBAN is onbekend maar de klant heeft al andere rekeningen
Standaard: Geen bijzondere status
Door op een IBAN te klikken kan je de transactie manueel koppelen en de rekening eventueel opslaan.
Acties op transacties
Op transacties kan je verschillende acties uitvoeren.
Matchen:
gebruik je om een transactie manueel te koppelen aan een klant, factuur of betaling
na koppeling wordt de transactie klaar voor verwerking
Negeren:
gebruik je voor irrelevante transacties
genegeerde transacties worden niet verwerkt
Reset:
verwijdert eerdere matching en zet de transactie terug naar aangemaakt
Automatisch matchen van betalingen
Zero Friction matcht inkomende betalingen automatisch aan klanten en facturen op basis van betalingsreferenties en IBAN’s. Dit gebeurt op de achtergrond wanneer je een bankafschrift oplaadt of wanneer bankafschriften automatisch worden geïmporteerd.
Wanneer automatisch matchen lukt, zie je transacties meteen met een status die aangeeft dat ze klaar zijn voor verdere verwerking.
Hoe matcht het systeem automatisch?
Bij inkomende betalingen gebruikt het systeem meestal deze volgorde:
eerst matchen op betalingsreferentie
als dat niet lukt, matchen op IBAN
Matchen op betalingsreferentie
Het systeem zoekt in de omschrijving van de betaling naar een herkenbare referentie en probeert die te koppelen aan openstaande bedragen.
De betalingsreferentie wordt eerst vereenvoudigd zodat verschillen in notatie minder belangrijk zijn. Bijvoorbeeld spaties en speciale tekens worden genegeerd.
Op basis van die referentie probeert het systeem te matchen met:
een afbetaalplan
een incassozaak
een specifieke factuur
Wanneer de referentie bij meerdere klanten zou passen, matcht het systeem niet automatisch om fouten te voorkomen.
Matchen op IBAN
Als matchen op betalingsreferentie niet lukt, probeert het systeem de betaling te koppelen via de IBAN van de tegenpartij.
Wanneer de IBAN exact bij één klant hoort, kan het systeem:
de betaling koppelen aan die klant
en, als het bedrag exact overeenkomt met openstaande bedragen, ook meteen facturen koppelen
Wanneer er geen duidelijke match is, wordt de betaling wel aan de klant gekoppeld maar niet aan specifieke facturen, zodat je dit later kan controleren.
Wanneer gebruik je handmatig matchen?
Je gebruikt matchen wanneer:
een transactie de status problemen oplossen of gefaald heeft
het systeem geen klant of factuur kan vinden
je een betaling wil koppelen aan specifieke facturen
je een automatische koppeling wil aanpassen
de IBAN niet herkend wordt bij een klant
Transacties met een onbekend type kan je niet matchen.
Opbouw van het matchscherm
In het matchscherm zie je meestal drie onderdelen:
een samenvatting van de transactie
een klantselectie, wanneer dit nodig is
een koppelscherm om facturen of andere items te selecteren
Samenvatting van de transactie
Bovenaan zie je altijd de belangrijkste gegevens van de transactie, zoals:
rekeninghouder
IBAN
datum
bedrag
omschrijving of referentie
Controleer dit altijd eerst, zodat je zeker weet dat je de juiste transactie koppelt.
Klant kiezen
Bij betalingen en terugbetalingen kies je eerst de klant:
je zoekt op naam of klantnummer
je selecteert de juiste klant
Pas nadat een klant geselecteerd is, kan je facturen koppelen.
IBAN opslaan
Wanneer de IBAN niet herkend wordt, krijg je de optie om deze IBAN op te slaan bij de klant. Dit helpt om toekomstige transacties sneller automatisch te matchen.
Je kan:
de IBAN eenmalig gebruiken zonder op te slaan
de IBAN opslaan zodat ze later automatisch herkend wordt
Koppelen van facturen
Voor betalingen kan je meestal op twee manieren koppelen:
koppelen aan specifieke facturen
Je kiest zelf welke facturen betaald worden.koppelen aan de klant
Je koppelt de betaling aan de klant en laat het systeem later automatisch facturen vereffenen.
Het systeem gebruikt hierbij de standaard logica om eerst de oudste openstaande bedragen te verwerken.
Match bevestigen
Wanneer je klaar bent:
controleer je keuzes
klik je op koppelen onderaan
Na het matchen:
wordt de transactie bijgewerkt
verdwijnt de foutmelding
krijgt de transactie een status waarmee ze verder verwerkt kan worden
Bankafschrift verwerken
Wanneer alle relevante transacties de status klaar voor verwerking of gekoppeld hebben, kan je het volledige bankafschrift verwerken. Je kan in Zero Friction enkel een volledige file verwerken, niet op transactie niveau.
Bij het verwerken:
worden betalingen aangemaakt
worden facturen vereffend indien mogelijk
worden transacties als verwerkt gemarkeerd
Waarom staat een transactie op problemen oplossen?
Omdat de transactie niet automatisch kon worden gekoppeld. Gebruik koppelen om dit op te lossen.
Wat is het verschil tussen klaar voor verwerking en gekoppeld?
Beide statussen kunnen verwerkt worden. Gekoppeld betekent dat er al een link is met een klant of factuur.
Waarom zie ik een IBAN in oranje of blauw?
Dit betekent dat de IBAN nog niet gekend is in het systeem.
Wat gebeurt er na verwerken?
De transacties worden omgezet naar betalingen en verschijnen in het betalingenoverzicht.
Waarom matcht een betaling soms niet automatisch?
Veelvoorkomende redenen:
betalingsreferentie ontbreekt of is niet herkenbaar
IBAN is nog niet gekend bij de klant
de referentie past bij meerdere klanten
de factuur is al volledig betaald
er zijn te weinig gegevens om veilig te matchen
Transactie
Een individuele beweging in een bankafschriftBankafschrift
Een CAMT053-bestand met meerdere transactiesKoppelen
Het linken van een transactie aan een klant of factuurVerwerking
Het aanmaken van betalingen op basis van transactiesTerugboeking
Een transactie die een eerdere betaling ongedaan maakt