Door de zelfbedieningsmogelijkheden in het klantenportaal uit te breiden, verplaatsen we routinematige ondersteunings taken van de warmteleverancier naar de consument. Deze overstap naar intuïtieve en eenvoudige digitale processen zorgt voor schaalbaarheid en geeft jouw klantenserviceteams de ruimte om zich te richten op complexere zaken.

Alles wat bewoners zelf mogen aanpassen, stel je voortaan in op één plek: Configuratie → Klantenportaal → Zelfbediening. Daar vind je ook de bestaande opties voor in- en uithuizen en het voorschotbedrag.

Meer weten? Bekijk ons helpartikel.
Of bekijk ook deze video
​

Wijzigde een bewoner van bank, of stapt die liever over naar automatische incasso of overschrijving? Dat regelt de bewoner voortaan zelf in het klantenportaal, zonder tussenkomst van jouw team.

Je zet het aan via Configuratie → Klantenportaal → Zelfbediening: vink onder Betalingen de optie Betaalmethode en IBAN aan.

Wil je enkel de overstap van overschrijving naar domiciliëring/automatische incasso toelaten, en niet omgekeerd? Vink dan ook Alleen SCT → SDD aan. De bewoner krijgt telkens een bevestigingsmail, en elke wijziging staat mee in de activiteitenfeed.

Standaard staat dit uit, dus je huidige werkwijze verandert pas als je het zelf activeert.

Betaalt een bewoner via domiciliëring/automatische incasso? Dan kiest die voortaan ook zelf op welke dag het bedrag geïnd wordt. Ook dit staat standaard uit. Je zet het aan via Configuratie → Klantenportaal → Zelfbediening, door onder Domiciliëring de optie Incassodag aan te vinken. Wil je dat bewoners enkel uit bepaalde dagen kiezen? Dan beperk je de beschikbare dagen tot de dagen die jij selecteert.

Ook op de klantfiche krijgt domiciliëring/automatische incasso een eigen plek, onder Bankgegevens. Betaalmethode, betalingstermijn, incassodag, standaard bankrekening en mandaat staan er samen in één overzicht. De Incassodag pas je daar ook per klant aan.

Minder handmatige aanpassingen aan bankgegevens, en altijd een spoor van wie wat wijzigde.

Titel, taalvoorkeur, een secundair e-mailadres of telefoonnummer: bewoners passen dit voortaan zelf aan in het portaal, telkens met een bevestigingsmail.

Routinewijzigingen verlopen accuraat in self-service, zonder een belletje naar jouw klantendienst.

Beeld vanuit het klantenportaal

Elke factuur toont voortaan het factuurnummer rechtstreeks op de factuurkaart. Openstaande facturen staan overzichtelijk op het dashboard. En loopt een betaling via domiciliëring nog net na de vervaldatum? Dan ziet de bewoner dat de betaling in verwerking is, in plaats van zich zorgen te maken over een gemiste betaling.

Bewoners begrijpen hun factuur zonder jouw klantendienst te bellen.

Het saldo dat bewoners zien in het portaal komt voortaan overeen met wat jij ziet op de klantfiche, incassokosten inbegrepen. Is er een mismatch, bijvoorbeeld een factuur die niet verstuurd raakte of een betaling die nog niet verwerkt is? Dan krijgt de bewoner daar een duidelijk signaal over.

Minder verwarring, minder wantrouwen, minder saldo-gerelateerde vragen aan je klantendienst.

Bewoners zien voortaan de laatste beschikbare meterstand van hun contract in het portaal, met leesdatum, serienummer van de meter en de bron van de meterstand. Is er nog geen meterstand beschikbaar? Dan krijgt de bewoner daar een duidelijke uitleg over, in plaats van een onverklaard nulverbruik.

Minder vragen over verbruik, want bewoners zien zelf waarop hun factuur gebaseerd is.

Bewoners kiezen voortaan zelf hun communicatietaal in het portaal. Hoe ze hun facturen ontvangen, stel jij nu voor meerdere klanten tegelijk in. Duid in het klantenoverzicht de klanten aan en kies Verzendmethode wijzigen. Je stelt de verzendmethode in per factuurtype, zoals voorschot, afrekening of creditfactuur, of in één keer voor alle factuurtypes. Handig als je een groep klanten naar een andere verzendmethode wil overzetten, bijvoorbeeld naar e-facturatie.

Ook de communicatiekaart op de klantfiche kreeg een opfrissing. Zo krijgen je klanten hun communicatie in de juiste taal én op de juiste manier.

Verbruikt een locatie elektriciteit en stuurt ze ook stroom terug naar het net? Dan stel je voortaan per kanaal van een meter een Richting in: Afname, Injectie of Niet van toepassing. Dat doe je via Configuratie → Meters → Modellen, bij het instellen van de kanalen van een meter. Op een verbruiksgebonden factuuritem kies je dan de richting die je wil factureren. Laat je dat veld leeg, dan werkt het item zoals vandaag voor beide. Billing insights gebruikt daarna enkel de metingen die bij die richting horen. Zo rond je een periode met geldige injectiedata af, zonder te wachten op afnamedata. Negatieve injectiemetingen gelden ook niet langer als negatief verbruik.

Bekijk ons helpartikel.

Factureer je met voorschotten? Dan kan je het subtotaal van alle kostenposten voortaan vóór de inhouding van de betaalde voorschotten tonen, in plaats van erna. Ga daarvoor naar Configuratie → Communicatie → Sjablonen en open je factuursjabloon.

Open in de editor het tabblad Instellingen en zet de optie Subtotaal vóór voorschotten aan. Bewoners zien zo meteen wat de totale kost is en hoe het eindbedrag tot stand komt.