Productcommunicatie maakt het mogelijk om documenten te koppelen aan producten en deze automatisch te delen met klanten. Denk aan algemene voorwaarden, productfiches of informatieve bijlagen die zichtbaar zijn in het klantenportaal, tijdens inhuizing en in welkomstmails.
U vindt dit onderdeel via Configuratie → Communicatie → Productcommunicatie.
Productcommunicatie is belangrijk om:
klanten automatisch te informeren over productvoorwaarden
consistente documentatie per product te garanderen
meertalige bijlagen correct aan te bieden
Wat toont dit onderdeel?
De pagina Productcommunicatie toont een overzichtstabel met alle productbijlagen binnen uw organisatie.
Per rij ziet u:
Product – De naam van het product (klikbaar naar productdetails)
Bestand – Bestandsnaam en interne identifier
Geldigheid – Start- en einddatum waarin de bijlage actief is
Talen – Iconen die aangeven voor welke talen een bestand beschikbaar is
Opties – Visuele indicatoren voor:
Zichtbaar in klantenportaal
Goedkeuring vereist
Zichtbaar bij inhuizing
Geldigheidsstatus
Opgenomen in welkomstmail
U kunt filteren op product, goedkeuring, zichtbaarheid (portaal/inhuizing), geldigheid en zoeken op bestandsnaam.
Indeling
Productbijlagen (overzicht)
De tabel ondersteunt:
zoeken op bestandsnaam
filters per eigenschap
directe acties per bijlage (bewerken, downloaden, verwijderen)
Bij afwezigheid van bijlagen wordt een lege status getoond met een uitnodiging om een eerste bijlage toe te voegen.
Acties
Een productbijlage aanmaken
Klik op Toevoegen
Selecteer het product
Upload een bestand voor de standaardtaal (verplicht)
Voeg optioneel vertalingen toe voor andere talen
Stel zichtbaarheid en opties in
Klik op Toevoegen om op te slaan
Voorbeeld
U koppelt Terms_and_Conditions.pdf aan het product Electriciteit Basis, met:
geldigheid: 1 jan – 31 dec
zichtbaar in het portaal
zichtbaar bij inhuizing
goedkeuring vereist
opgenomen in welkomstmails
Bewerken en verwijderen
Bewerken – Pas bestand, geldigheid, zichtbaarheid of talen aan
Verwijderen – Verwijdert de bijlage definitief (inclusief alle talen)
Downloaden – Download een specifieke taalversie
Wijzigingen zijn direct zichtbaar in het portaal en bij nieuwe contracten.
Zichtbaarheidsopties & Logica
Zichtbaar in klantenportaal
Klanten kunnen het document bekijken en downloaden
Alleen actief binnen de ingestelde geldigheidsperiode
Geldigheid
Start- en einddatum bepalen wanneer de bijlage actief is
Geen einddatum = onbeperkt geldig
Zichtbaar bij inhuizing
De bijlage wordt getoond tijdens het inhuizingsproces
Geschikt voor voorwaarden of verplichte informatie
Goedkeuring vereist
Alleen beschikbaar als Zichtbaar bij inhuizing is ingeschakeld
De klant moet expliciet bevestigen dat het document is gelezen
Opnemen in welkomstmail
De bijlage wordt automatisch toegevoegd aan welkomstmails
Werkt onafhankelijk van portaalzichtbaarheid
Meertalige ondersteuning
Voor elke ondersteunde taal kunt u een aparte bestandsversie uploaden
De klant ziet automatisch het bestand in zijn voorkeurstaal
Als er geen vertaling is:
wordt de standaardtaal gebruikt als fallback
Voorbeeld
EN, FR, NL beschikbaar → klant ziet eigen taal
DE niet beschikbaar → Engelse standaardversie
Gedragingen & Synchronisatie
Bij toewijzing van een product aan een contract:
worden productbijlagen automatisch gesynchroniseerd
Bij wijzigingen:
zijn deze direct zichtbaar in het portaal
bestaande contracten kunnen een update vereisen om nieuwe bijlagen te zien
Bij verwijdering:
verdwijnt de bijlage uit alle contracten en het portaal
Situatie | Gedrag |
Bijlage niet zichtbaar | Controleer geldigheid, portaaloptie en productkoppeling |
Goedkeuring vereist niet beschikbaar | Activeer eerst zichtbaarheid bij inhuizing |
Geen einddatum ingesteld | Bijlage is onbeperkt geldig |
Bijlage verwijderd | Verdwijnt uit portaal en contracten |
Waarom zie ik mijn bijlage niet in het portaal?
Controleer of portaalzichtbaarheid aan staat, de datum geldig is en het product aan het contract is gekoppeld.
Kan ik een bijlage aanpassen nadat klanten deze zagen?
Ja, wijzigingen zijn toegestaan en gelden direct.
Wat gebeurt er bij verwijderen van een bijlage?
De bijlage wordt volledig verwijderd uit producten, contracten en het portaal.
Waarom kan ik ‘Goedkeuring vereist’ niet aanvinken?
Deze optie vereist Zichtbaar bij inhuizing.
Hoe voeg ik meerdere talen toe?
Upload eerst de standaardtaal en voeg daarna per taal een bestand toe.
Welke bestandstypes zijn toegestaan?
Gangbare documenttypes zoals PDF en Word (afhankelijk van organisatie-instellingen).
Zien bestaande klanten nieuwe bijlagen?
Nieuwe bijlagen worden gesynchroniseerd bij contractupdates; bestaande contracten moeten mogelijk worden bijgewerkt.
Productbijlage – Document gekoppeld aan een product
Portaalzichtbaarheid – Weergave in het klantenportaal
Inhuizing – Start van een contract op een locatie
Goedkeuring vereist – Klant moet document bevestigen
Geldigheidsperiode – Periode waarin een bijlage actief is
Welkomstmail – Automatische e-mail bij start contract
Standaardtaal – Taal die als fallback wordt gebruikt