De sectie Bestanden op de detailpagina van een locatiegroep toont alle documenten die aan die locatiegroep zijn gekoppeld. Vanuit dit tabblad kan je bestanden bekijken, downloaden, toevoegen, bijwerken en verwijderen. Bestanden kunnen zichtbaar zijn voor klanten in het portaal, worden opgenomen in welkomstmails en voorzien worden van geldigheidsdatums.
Je vindt dit onderdeel via:
Locatiegroepen → selecteer een locatiegroep → tabblad Files
Overzicht – Wat toont dit onderdeel?
De Bestanden-tabel toont alle bestanden die aan de locatiegroep zijn gekoppeld. Elke rij vertegenwoordigt één bestand.
Per bestand worden de volgende gegevens weergegeven:
Naam
Weergavenaam van het bestand, bijvoorbeeld “Welkomstbrief”Bestand
Oorspronkelijke bestandsnaam, bijvoorbeeld “welcome_letter.pdf”Aanmaakdatum
Datum waarop het bestand werd geüploadZichtbaarheid
Iconen die aangeven waar en hoe het bestand zichtbaar isTalen
Vlagiconen voor beschikbare taalversies
Indeling
Zichtbaarheidsiconen
De kolom Zichtbaarheid gebruikt iconen om snel inzicht te geven:
Desktop-icoon
Zichtbaar in het klantenportaal
Gekleurd betekent zichtbaar, grijs betekent niet zichtbaarCheck-icoon
Goedkeuring vereist door de klant
Enkel van toepassing voor portal- en move-in-bestandenInhuizings-icoon
Zichtbaar tijdens het verhuisprocesKlok-icoon
Geldigheidsperiode
Gekleurd betekent momenteel geldig, grijs betekent verlopen of nog niet geldigEnvelop-icoon
Opgenomen in welkomstmails
Hoveren over iconen toont extra details, zoals exacte geldigheidsdatums.
Taalondersteuning
Elk bestand kan meerdere taalversies hebben
De tabel toont de naam in de standaardtaal van de organisatie
Vlaggen geven aan welke andere talen beschikbaar zijn
Klanten zien automatisch de versie in hun voorkeurstaal, of de standaardtaal indien nodig
Acties
Bestanden toevoegen
Gebruikers met de juiste rechten kunnen:
op Bestand toevoegen klikken
een bestand uploaden
een weergavenaam instellen
optioneel vertalingen toevoegen
zichtbaarheid instellen
geldigheidsdatums configureren
bepalen of het bestand in welkomstmails wordt opgenomen
opslaan
Belangrijk:
bestandsnamen moeten uniek zijn per locatiegroep
hoofdlettergebruik wordt niet onderscheiden
Bestanden bijwerken
Na upload kunnen aangepast worden:
zichtbaarheid
geldigheidsperiode
vereiste goedkeuring
opname in welkomstmails
Niet mogelijk:
bestandsinhoud wijzigen
bestandsnaam wijzigen
Bestanden verwijderen
Via de verwijderactie per rij
Verwijderen is definitief en onomkeerbaar
Downloaden
Eén of meerdere bestanden selecteren
Downloaden als individueel bestand of als ZIP-archief
Probleem | Oplossing |
Bestand zichtbaar maar niet voor klanten | Controleer zichtbaarheid en geldigheidsperiode |
Klok-icoon grijs | Bestand is verlopen of nog niet geldig |
Bestand niet uploadbaar | Bestandsnaam bestaat al |
Bestand ontbreekt in portaal | Controleer geldigheidsdatums |
Waarom zie ik een bestand niet dat ik net heb geüpload?
Controleer zichtbaarheid, geldigheidsdatums en ververs de pagina.
Waarom kan ik geen bestand uploaden met deze naam?
Bestandsnamen moeten uniek zijn per locatiegroep.
Wat gebeurt er met bestanden als ik een locatiegroep verwijder?
Alle gekoppelde bestanden worden automatisch verwijderd.
Kan ik meerdere bestanden tegelijk downloaden?
Ja, via selectie en download als ZIP.
Waarom zie ik meerdere taalvlaggen?
Het bestand heeft meerdere taalversies.
Wat betekent het klok-icoon?
Het geeft aan of het bestand binnen zijn geldigheidsperiode valt.
Kan ik een bestand inhoudelijk wijzigen?
Nee, verwijder het bestand en upload een nieuwe versie.
Locatiegroep
Groepering van servicelocaties voor beheerdoeleinden.Entity Attachment Group
Technische benaming voor bestanden gekoppeld aan een locatiegroep.Gelokaliseerde bestandsnaam
Weergavenaam die per taal kan verschillen.Bestandsnaam
Oorspronkelijke naam van het geüploade bestand.Zichtbaarheid
Bepaalt wie het bestand kan zien.Geldigheidsperiode
Datumbereik waarin het bestand zichtbaar is voor klanten.Goedkeuring vereist
Instelling waarbij klanten eerst moeten bevestigen.Welkomstmail
Automatische e-mail bij onboarding waarin bestanden kunnen worden meegestuurd.Cultuur
Taal- en regiovoorkeur, zoals Nederlands of Engels.