Het klantportaal is een gebruiksvriendelijke online omgeving waarin klanten zelf hun verbruik, documenten en contractgegevens kunnen raadplegen. Het portaal is specifiek ontworpen om de digitale inhuisstroom te ondersteunen en te stroomlijnen: nieuwe bewoners kunnen eenvoudig hun inhuizing doorgeven en de nodige informatie aanleveren, volledig online.
Door klanten directe toegang te geven tot hun gegevens, zorgt het portaal voor maximale transparantie en controle. Dit verlaagt niet alleen het aantal servicevragen, maar verhoogt ook het vertrouwen en gebruiksgemak voor de eindgebruiker.
Wat staat er op deze pagina:
Configuratie
Als u beschikt over een klantportaal, kunt u bij 'Klantportaal' in het configuratiemenu, diverse instellingen beheren:
Voorkeuren
Onder het tabblad ‘Voorkeuren’ kunt u verschillende onderdelen van het klantportaal personaliseren:
Branding: Hier kunt u uw bedrijfslogo en favicon uploaden, en de primaire en secundaire kleuren instellen. Op die manier sluit het klantportaal visueel aan bij de huisstijl van uw organisatie.
Tip: Via Configuratie > Algemeen > Voorkeuren kunt u onder het onderdeel 'Logo & kleuren' instellen dat het logo en de kleurinstellingen van uw organisatie automatisch worden overgenomen in het klantportaal.
Wanneer deze optie is ingeschakeld, zorgt elke wijziging in de huisstijl, zoals een aangepast logo of gewijzigde kleuren, er automatisch voor dat het klantportaal visueel mee evolueert. Zo blijft de uitstraling van het portaal altijd in lijn zonder dat u dit afzonderlijk hoeft aan te passen.
Voorschotten: U kunt bewoners de mogelijkheid geven om hun voorschotbedrag zelf aan te passen. U bepaalt daarbij het minimum- en maximumbedrag binnen een instelbaar bereik.
Communicatie per e-mail: U kunt het e-mailsjabloon aanpassen via een rechtstreekse link naar de sjablooneditor, zodat alle e-mails verzonden worden in uw gewenste stijl.
Facturatie: U heeft de mogelijkheid om facturen op een aparte pagina te laten weergeven binnen het klantportaal, wat zorgt voor een duidelijker overzicht voor de eindgebruiker.
Berichten
Onder het tabblad ‘Berichten’ kunt u een bericht of mededeling toevoegen aan elke gewenste pagina binnen het klantportaal. Deze berichten zijn zichtbaar voor uw klanten en kunnen gebruikt worden om belangrijke informatie te communiceren.
Om een nieuw bericht aan te maken, klikt u op ‘+ Toevoegen’. Vervolgens verschijnt een invulscherm waarin u:
Pagina selecteert: hiermee bepaalt u op welke pagina binnen het klantportaal het bericht zichtbaar zal zijn.
Type aanduidt: dit maakt duidelijk welk soort bericht u aan uw klanten wilt tonen
Neutraal:
Waarschuwing:
Belangrijk:
Let op: Wanneer u een bericht toevoegt in het klantportaal, houd er dan rekening mee dat een te lange tekst invloed kan hebben op de lay-out van de pagina. Zeer lange meldingen kunnen andere elementen op de pagina naar beneden duwen of zelfs onzichtbaar maken. Om de leesbaarheid en structuur van het portaal te behouden, raden we aan om berichten zo beknopt en duidelijk mogelijk te formuleren.
Opmaak van je bericht
Tekstopmaak – Keuzemenu om de opmaakstijl van de tekst te wijzigen (zoals koppen, normale tekst, enz.).
Vet (B) – Maakt geselecteerde tekst vet.
Cursief (I) – Maakt geselecteerde tekst cursief.
Onderstrepen (U) – Onderstreept de geselecteerde tekst.
Doorhalen (S) – Zet een streep door de geselecteerde tekst.
Genummerde lijst – Maakt een lijst met nummers (geordende lijst).
Opsommingstekens – Voegt een lijst met opsommingstekens (bullet points) toe.
Tekstkleur – Past de kleur van de geselecteerde tekst aan.
Achtergrondkleur – Wijzigt de achtergrondkleur (markering) van de geselecteerde tekst.
Hyperlink – Voegt een hyperlink toe aan de geselecteerde tekst.
Portaal URL
Via het menu Configuratie > Klantportaal > Portal URL kan je de URL van het klantportaal instellen.
🛠 De validatie gebeurt onmiddellijk bij het opslaan van de configuratie. Je ziet een foutmelding indien het formaat niet correct is of de domeinnaam niet geldig is.
Klantenportaal resetten
Vanaf nu is het mogelijk om de toegang tot het klantenportaal opnieuw in te stellen voor een specifieke klant. Dit doe je als volgt:
Ga naar de detailpagina van de klant.
Navigeer naar het tabblad ‘Klantenportaal’:
Hier vind je een overzicht van:
Details
Activiteit
Klik op de knop “Meer” (rechtsboven) en selecteer 'Account klantenportaal resetten'
Nadat je op 'Reset' geklikt hebt, kan je deze activiteit terugvinden onder 'Activiteit'
Startpagina klantportaal
Bij het openen van het klantportaal wordt u verwelkomd met een duidelijke en gebruiksvriendelijke interface. De centrale vraag luidt: "Hoe kunnen wij helpen?", gevolgd door drie duidelijke actiemogelijkheden:
Beschikbare opties:
🏠 Een inhuizing doorgeven
Voor nieuwe bewoners die zich willen aanmelden op een adres.
Tijdens het doorgeven van een inhuizing wordt u door een overzichtelijk 7-stappenproces geleid
🚚 Een uithuizing doorgeven
Voor bewoners die een adres verlaten. U moet hiervoor ingelogd zijn.
Leidt tot het afsluiten van het contract op de oude locatie.
🔐 Log in op uw Klantportaal
Bestaande klanten kunnen hier inloggen om hun gegevens, facturen en contracten te beheren.
Via ‘Ik ben mijn wachtwoord vergeten’ kan de klant zelf eenvoudig zijn wachtwoord opnieuw instellen.
📋 Registreren met klantnummer
Voor gebruikers die nog geen toegang hebben, maar wel klant zijn, kunnen zij zich registreren met hun klantnummer. Je hebt ook de optie om een ander e-mailadres te gebruiken om in te loggen op het Klantportaal.
Let op: Na registratie ontvangt u een bevestigingsmail om uw account te activeren.
Indien u probeert in te loggen zonder deze e-mail te hebben bevestigd, krijgt u een duidelijke melding in het portaal. U krijgt dan de mogelijkheid om de bevestigingsmail opnieuw te laten verzenden, zodat u alsnog uw registratie kunt afronden.
🔧 Opties in de header:
Hulp: Mogelijkheid om een e-mail te sturen naar de klantendienst.
Taalkeuze: Mogelijkheid om de taal aan te passen (bv. Engels).
Registreren: Optionele knop voor nieuwe gebruikers die zich willen registreren.
Navigeren in Klantportaal
Overzicht
De overzichtspagina is het centrale startpunt binnen het klantportaal en biedt de klant in één oogopslag de belangrijkste informatie over zijn account.
Onderaan de pagina vindt de klant de contactgegevens van uw organisatie:
E-mailadres support
Website
Ondersteuningslijn (telefoonnummer)
Tip: Deze contactgegevens worden beheerd via het configuratiemenu in de Zerofriction, onder Configuratie > Algemeen > Voorkeuren.
Verbruik
In het klantportaal kan de klant het verbruik van de geleverde diensten (zoals warmte, warm tapwater, koeling, …) eenvoudig opvolgen.
Voor elke dienst is het mogelijk om het verbruik per maand of per jaar te raadplegen. Wanneer een specifieke maand wordt geselecteerd, verschijnt het dagelijkse verbruik voor die maand in detail. Daarnaast biedt het portaal de mogelijkheid om verschillende periodes met elkaar te vergelijken, zodat de klant trends en verschillen in verbruik kan analyseren.
Klanten met een contract dat meerdere locaties omvat, hebben bovendien de mogelijkheid om het verbruik te filteren:
ze kunnen ervoor kiezen om het verbruik van een bepaalde dienst te bekijken voor alle locaties samen, enkele geselecteerde locaties, of één specifieke locatie binnen dat contract. Zo krijgen ze steeds het overzicht dat voor hen het meest relevant is.
Voorwaarde: Om het verbruik zichtbaar te maken in het klantportaal, moeten er effectieve meetgegevens beschikbaar zijn voor de betreffende locatie. Indien er geen data beschikbaar is, bijvoorbeeld door het ontbreken van slimme meters of tijdelijke storingen in de metercommunicatie, zal het verbruik voor die periode niet getoond worden.
Facturen
In het klantportaal krijgen klanten direct inzicht in hun openstaande facturen via de overzichtspagina. Hier worden alle facturen die nog betaald moeten worden duidelijk weergegeven.
Voor een volledig overzicht is er ook een aparte pagina ‘Facturen’, waar zowel betaalde als openstaande facturen per contract worden getoond.
Via het factuurmenu kunnen klanten eenvoudig kopieën van hun facturen downloaden in PDF-formaat. Zo zijn alle facturatiedocumenten altijd beschikbaar, zonder dat er contact opgenomen hoeft te worden met de organisatie.
Let op: Als u in Zerofriction de betalingsverwerking niet tijdig uitvoert, blijven facturen als onbetaald weergegeven in het klantportaal, ook al heeft de klant effectief betaald. Zorg er dus voor dat betalingen correct en tijdig worden verwerkt om verwarring te vermijden.
Wanneer een negatieve factuur de betalingsstatus "In afwachting van bevestiging van betalingsverwerkingen" heeft, tonen we een informatieve boodschap in het klantportaal met de tekst: "Wij zullen dit bedrag terugbetalen op uw bankrekening op dd/mm/jjjj"
Zo wordt de klant tijdig geïnformeerd over een geplande terugbetaling.
Let op de volgende beperkingen:
De overzichts- en factuurpagina tonen uitsluitend facturen. Dit betekent dat incassokosten en soortgelijke kosten niet zichtbaar zijn in het klantportaal.
Daarnaast worden 'Saldo aanpassen'-acties op klanttransacties die niet gekoppeld zijn aan een factuur ook niet weergegeven in het klantportaal.
Mijn gegevens
In het onderdeel ‘Mijn gegevens’ kan de klant zijn voorschotbedrag aanpassen, binnen de grenzen die door de organisatie zijn ingesteld. Daarnaast is het mogelijk om vanuit deze sectie een nieuwe inhuizing door te geven.
Onder ‘Mijn voorkeuren’ kan de klant de taal van het klantportaal wijzigen en zich afmelden uit zijn sessie.
