Communicatiesjablonen bepalen hoe Zero Friction documenten en berichten naar klanten verstuurt. Met deze sjablonen configureert u e-mails en PDF’s voor verschillende communicatiescenario’s, zoals facturen, herinneringen, contractmeldingen en betalingsplannen.
U vindt dit onderdeel via Configuratie → Communicatie → Sjablonen.
Communicatiesjablonen zijn essentieel om:
consistente en professionele klantcommunicatie te garanderen
het juiste kanaal (e-mail, post, SMS, …) per scenario te gebruiken
documenten correct op te maken, inclusief talen en bijlagen
Wat toont dit onderdeel?
De pagina Sjablonen is opgebouwd rond scenario-groepen. Elke groep bevat meerdere communicatiescenario’s met hun eigen instellingen.
Scenario-groepen
Factuur
Factuur, Voorschot, Correctienota, Creditnota, Eindnota, Incidentele nota, Jaarafrekening
Incasso
Incasso, Herinnering, Ingebrekestelling
Contract
Welkom, Beëindiging, Locaties toegevoegd, Locaties verwijderd
Verhuisaanvraag
Bevestigen / Afwijzen in- of uithuizing
Betalingsplannen
Aangevraagd, Geactiveerd, Herinnering, Voltooid, Geannuleerd, Herberekend
Persoonlijke informatie
Voorschot gewijzigd, Portaalbevestiging, Wachtwoord reset, Account reset
Per scenario ziet u één of meerdere configuratiekaarten:
Verzendopties
PDF-sjabloon (indien van toepassing)
E-mail sjabloon
Verzendopties
Wat regelt dit onderdeel?
De verzendopties bepalen hoe en wanneer een communicatie automatisch wordt verstuurd.
Instellingen
Standaard communicatiemethode
E-mail – Automatisch per e-mail verstuurd
Handmatig – Alleen handmatig verzenden
Overslaan bij SDD – Overslaan indien SEPA Direct Debit actief is
E-mailonderwerp
Onderwerpregel van de e-mail
Ondersteunt variabelen, bijvoorbeeld:
Uw factuur {{InvoiceNumber}}
Test e-mail
Verstuur een testbericht om het sjabloon te controleren
Voor sommige incassoscenario’s is het communicatietype vast en wordt alleen informatieve tekst getoond.
PDF-sjablonen
Wat regelt dit onderdeel?
PDF-sjablonen bepalen de opmaak van gegenereerde documenten, zoals facturen en aanmaningen.
Envelopinstellingen
Margepositie – Links of rechts
Zijmarge – Standaard 24 mm
Bovenmarge – Standaard 57 mm
Deze instellingen zijn belangrijk voor correct printen en envelopvensters.
Weergave-opties (factuurgerelateerd)
Land tonen
Saldo tonen
Btw-specificatie tonen
Aangepaste informatie tonen
Formules tonen
Aangepaste HTML & vertalingen
Custom HTML – Geeft aan of een aangepast PDF-sjabloon wordt gebruikt
Vertaalstatus
Standaard – Systeemstandaard
Vertaald – Eigen vertalingen aanwezig
Ontbrekend – Niet alle talen zijn vertaald
Als er geen PDF van toepassing is, wordt deze kaart niet getoond.
E-mail sjablonen
Wat regelt dit onderdeel?
Het e-mailsjabloon bepaalt de inhoud, bijlagen en vertalingen van e-mails.
Instellingen
Onderwerp – Met ondersteuning voor variabelen
Bijlagen – Extra bestanden toevoegen (bijv. voorwaarden)
Custom HTML – Gebruik van een eigen e-mailsjabloon
Vertaalstatus – Zelfde logica als bij PDF-sjablonen
Gedragingen & Logica
Wijzigingen worden direct opgeslagen en toegepast
Als een sjabloon leeg is:
gebruikt het systeem automatisch het standaardsjabloon
Ontbrekende vertalingen:
worden aangeduid met een waarschuwing
leiden niet tot blokkering van verzending
Als geen standaard communicatiemethode is ingesteld:
gebruikt het systeem de organisatie-default
of e-mail indien geen default bestaat
Feature-afhankelijkheden
Sommige sjablonen of opties zijn alleen zichtbaar wanneer bijhorende features actief zijn:
Jaarafrekeningen – Alleen bij ingeschakelde feature
Betalingsplannen – Alleen indien betalingsplannen actief zijn
Portaalcommunicatie – Alleen bij actief klantenportaal
Situatie | Gedrag |
Geen aangepast sjabloon | Systeemstandaard wordt gebruikt |
Ontbrekende vertalingen | “Missing Translation”-status |
Geen PDF van toepassing | PDF-kaart verborgen |
Post niet beschikbaar | Optie “Post” verborgen |
Waarom zie ik niet alle sjablonen?
Waarschijnlijk zijn niet alle features geactiveerd voor uw organisatie.
Kan ik het e-mail- of PDF-ontwerp aanpassen?
Ja, via de editor door Custom HTML te bewerken.
Wat betekent “Missing Translation”?
Niet alle ondersteunde talen hebben een vertaling.
Waarom kan ik ‘Post’ niet kiezen?
Post vereist een actieve Pingen-integratie.
Hoe test ik een sjabloon?
Gebruik Test e-mail verzenden in de verzendopties.
Kan ik bijlagen toevoegen?
Ja, via de bijlagen in het e-mailsjabloon.
Wat gebeurt er zonder ingestelde communicatiemethode?
Het systeem gebruikt de organisatie-default of e-mail.
Scenario – Gebeurtenis waarvoor communicatie wordt verstuurd
Communicatiemethode – Kanaal van verzending (e-mail, post, SMS, …)
Sjabloon – HTML-opmaak voor e-mail of PDF
Vertaalstatus – Status van beschikbare taalvertalingen
Envelopinstellingen – PDF-marges voor printverzending
Custom HTML – Aangepast ontwerp i.p.v. standaard
Feature flag – Instelling die functionaliteit activeert of verbergt