Incassozaken worden gebruikt om openstaande facturen van klanten gestructureerd op te volgen via geautomatiseerde incassoflow. Elk incassodossier vertegenwoordigt één of meerdere onbetaalde facturen voor een klant en doorloopt een vooraf geconfigureerde reeks stappen, zoals herinneringen en aanmaningen.
Je vindt incassodossiers in het overzicht onder Incassozaken. Vanuit dit onderdeel kun je alle dossiers opvolgen, beheren en – indien nodig – handmatig bijsturen.
Incassozaken zijn belangrijk omdat ze:
zorgen voor consistente en tijdige opvolging van wanbetalingen,
manuele fouten verminderen,
inzicht geven in openstaande bedragen en volgende acties,
ondersteuning bieden bij zowel interne als externe incassotrajecten.
Navigeren door het Incassozaken overzicht
Het Incassozaken overzicht toont alle beschikbare dossiers met kerninformatie, waaronder:
Dossiernummer
Unieke identificatie, meestal opgebouwd alsDossiernummer – KlantnaamWorkflow naam
De gebruikte incassoflowStatus
Actief, gepauzeerd, manueel gesloten of Automatisch geslotenOpenstaand saldo
Totaal onbetaald bedrag inclusief btwHuidige stap
Laatst uitgevoerde stap en eerstvolgende stapGestructureerde mededeling
Volgende actie op
Datum waarop de volgende stap wordt uitgevoerd (alleen bij actieve dossiers)In betalingsplan
In het Incassozaken overzicht heb je een de zoek- en filterbalk.
Deze bevat:
Een zoekveld om snel specifieke dossiers te zoeken.
Filters op basis van status, zoals "Alles", "Actief", "Gepauzeerd", "Actie vereist" en "Gesloten".
Dropdown-filters om dossieren te segmenteren op basis van locatiegroepen, klantgroepen, klant en incassocyclus.
Kortom, het is een navigatie- en filtergedeelte waarmee je snel en efficiënt incassozaken kan verfijnen en beheren.
Bijkomende filters:
Ondergrens openstaand bedrag
Volgende actie gepland (datum)
Volgende actie gepland
Statussen
Actief: dossier doorloopt de workflow
Gepauzeerd: workflow tijdelijk stopgezet
Manueel gesloten: door gebruiker afgesloten
Automatisch gesloten: automatisch gesloten na betaling of afronding workflow
Probleem | Oplossing |
Openstaand bedrag is €0,00 maar dossier is nog actief | Controleer of alle workflowstappen zijn afgerond |
Volgende actie gepland op toont | Er zijn geen openstaande stappen meer |
Workflow lijkt vast te zitten | Controleer of het dossier gepauzeerd is |
Dossier vordert niet | Controleer status, volgende actiedatum en foutmeldingen |
Openstaand bedrag klopt niet | Controleer btw, deelbetalingen en factuurkoppelingen |
Waarom vordert mijn incassodossier niet?
Het dossier kan gepauzeerd zijn, wachten op een geplande actie of een fout bevatten.
Waarom komt het openstaand bedrag niet overeen met de facturen?
Het bedrag bevat btw, alleen onbetaalde delen en geen incassokosten.
Wat betekent ‘Handmatige interventie vereist’?
Een stap is mislukt of vereist een handmatige actie, zoals postverzending.
Kan ik extra facturen toevoegen aan een bestaand dossier?
Ja, mits ze tot dezelfde klant en locatiegroep behoren.
Wat gebeurt er wanneer ik een dossier pauzeer?
De workflow stopt en hervatten herberekent eerst het bedrag.
Waarom is mijn dossier automatisch gesloten?
Alle facturen zijn betaald en alle workflowstappen zijn afgerond.
Hoe zie ik welke stap als volgende wordt uitgevoerd?
In de lijst via de kolom Stap of op de detailpagina in de tijdlijn.
Kan ik de workflow van een dossier wijzigen?
Nee, de workflow ligt vast bij aanmaak van het dossier.
Incassodossier: Registratie voor het opvolgen van openstaande facturen
Workflow: Vooraf ingestelde reeks incassostappen
Stap: Eén actie binnen een workflow
Openstaand bedrag: Totaal onbetaald bedrag inclusief btw
Betalingsreferentie: Referentie voor betalingen binnen dit dossier
Volgende actie gepland op: Datum van de eerstvolgende workflowstap
Handmatige interventie: Actie die door een gebruiker moet worden uitgevoerd
Triggerdagen: Aantal dagen vóór uitvoering van een stap
Incassokosten: Kosten toegevoegd door workflowstappen
Debiteur: Klant met openstaande schuld