Het betalingsopvolging-rapport biedt inzicht in openstaande schulden, prestaties van incassodossiers en ouderdomsanalyse. Dit rapport ondersteunt gebruikers bij het opvolgen van achterstallige bedragen, het monitoren van incassoworkflows en het identificeren van dossiers die aandacht vereisen.
Het rapport is bedoeld voor credit management, financiële opvolging en operationele sturing, en wordt automatisch bijgewerkt wanneer relevante data wijzigt.
Overzicht – Wat toont dit rapport?
Het betalingsopvolging-rapport combineert kerncijfers, aging-overzichten en doorklikmogelijkheden om de status van incassodossiers te analyseren.
De inhoud kan variëren op basis van:
Geselecteerde filters (status, periode, groepen)
De stand van betalingen en dossiers
De rechten van de gebruiker
Indeling
KPI’s
Totaal openstaand bedrag
Som van alle onbetaalde bedragen binnen actieve incassodossiers
Inclusief factuurbedragen
Exclusief incassokosten
Wordt bijgewerkt bij ontvangst van betalingen
Achterstallige bedragen
Bedragen voorbij de vervaldatum
Opgesplitst in aging buckets (zie hieronder)
Actieve incassodossiers
Aantal dossiers met status Active
Dossiers die aandacht vereisen
Dossiers met fouten of waarschuwingen
Dossiers die handmatige interventie vereisen
Dossiers waarbij automatische verwerking is geblokkeerd
Aging-overzicht
Aging buckets groeperen openstaande bedragen op basis van hoe lang ze achterstallig zijn:
Niet achterstallig – Vervaldatum nog niet verstreken
0–30 dagen
31–60 dagen
61–90 dagen
90+ dagen
Belangrijk:
Aging wordt berekend op basis van de vervaldatum van de transactie, niet op basis van de aanmaakdatum van het incassodossier. Eén dossier kan bedragen in meerdere buckets bevatten.
Acties
Filters toepassen
Het rapport ondersteunt diverse filters om de analyse te verfijnen:
Datumbereik
Filter op Next Action Due-datum
Dossierstatus
Active
Paused
Closed
Require Attention
Property Group
Filter op één of meerdere property groups
Customer Group
Segmentatie op klantgroepen
Workflow
Filter op specifiek incassoproces
Bedragdrempel
Toon alleen dossiers boven een minimaal bedrag
Doorklikken (Drill-down)
Vanuit het rapport kunt u:
Navigeren naar de Debt Collection-lijstpagina
Een specifiek incassodossier openen om te bekijken:
Gekoppelde facturen en transacties
Workflowstappen en uitvoeringshistorie
Betalingsplannen (indien van toepassing)
Next Action Due-datum
Totaal openstaand bedrag
Power BI ververst de rapportdata volgens de ingestelde planning (meestal uurlijks of dagelijks). Bedragen in dossiers worden real-time bijgewerkt zodra transacties worden vereffend.
Automatisch sluiten van dossiers
Incassodossiers worden automatisch gesloten wanneer:
Het totaal openstaand bedrag nul is
Alle workflowstappen zijn voltooid of overgeslagen
Er geen verdere acties nodig zijn
Hoe vaak wordt de data bijgewerkt?
Aging- en dossierdata worden real-time bijgewerkt; het rapport ververst volgens planning (uurlijks of dagelijks).
Waarom klopt het totaal niet met de som van dossiers?
Mogelijk zijn betalingsplannen, gesloten dossiers of incassokosten uitgesloten.
Wat is het verschil tussen “Require Attention” en “Requires Manual Intervention”?
“Require Attention” duidt op waarschuwingen; “Requires Manual Intervention” betekent dat automatische verwerking is geblokkeerd.
Hoe worden aging buckets berekend?
Op basis van het aantal dagen dat de vervaldatum is verstreken.
Kan ik data exporteren?
Export hangt af van Power BI-instellingen. Dossierdata kan worden geëxporteerd via de lijstpagina.
Waarom worden sommige dossiers automatisch gesloten?
Wanneer het openstaand bedrag nul is en alle workflowstappen zijn afgerond.
Wat is “Next Action Due”?
De datum waarop de volgende workflowstap gepland staat.
Hoe worden incassokosten verwerkt?
Ze worden apart bijgehouden als Collection Costs en niet meegerekend in het openstaand bedrag.
Kan ik filteren op klant of property group?
Ja, individuele klanten, klantgroepen en property groups worden ondersteund.
Aging – Indeling van achterstallige bedragen op basis van ouderdom
Incassodossier (Collection Case) – Workflow voor het innen van openstaande schulden
Incassokosten (Collection Fee) – Kosten voortvloeiend uit incassostappen
Vervaldatum (Due Date) – Datum waarop een factuur betaald moet zijn
Next Action Due – Geplande datum voor de volgende workflowstap
Openstaande schuld – Totaalbedrag aan onbetaalde facturen
Achterstallig – Bedrag waarvan de vervaldatum is verstreken
Betalingsplan – Afspraak om schulden in termijnen te voldoen
Require Attention – Indicator voor fouten of waarschuwingen in een dossier
Workflow – Geautomatiseerde reeks incassostappen