Op de pagina Voorkeuren klantenportaal bepaal je hoe het klantenportaal eruitziet en functioneert voor je klanten. Je stelt hier de huisstijl in, bepaalt of klanten hun voorschotbedragen mogen aanpassen en kiest welke informatie zichtbaar is in het portaal.
Bovenaan de pagina zie je een statusindicator die aangeeft of het klantenportaal actief of niet actief is.
Belangrijk! Indien je nog niet gebruik maakt van het klantenportaal kan je dit aanvragen via: [email protected]
Logo en kleuren
In dit onderdeel stel je de huisstijl van het klantenportaal in.
Je kan kiezen om het organisatielogo te gebruiken. Als deze optie actief is, wordt automatisch het logo van je organisatie gebruikt.
Wanneer je deze optie uitschakelt, kan je een eigen logo uploaden.
Het logo:
bestandsformaten: png, jpg of svg
maximale grootte: 500 KB
wordt horizontaal weergegeven, typisch ongeveer 60 px hoog
Daarnaast kan je een favicon uploaden. Dit is het kleine icoon dat zichtbaar is in het browsertabblad.
bestandsformaat: ico
maximale grootte: 100 KB
Ook voor kleuren kan je kiezen om de organisatiekleuren te gebruiken.
Als deze optie actief is, worden de primaire en secundaire kleuren automatisch overgenomen.
Wanneer je organisatiekleuren uitschakelt, kan je zelf kleuren instellen:
primaire kleur voor knoppen en navigatie
secundaire kleur voor accenten, iconen en illustraties
Voorschotbedragen
Hier bepaal je of klanten hun voorschotbedrag zelf mogen aanpassen in het klantenportaal, je kan het aanpassen van het voorschotbedrag volledig toestaan of blokkeren.
Wanneer aanpassen is toegestaan, stel je ook het toegelaten bereik in.
Het bereik kan op twee manieren worden bepaald:
een vast bedrag
een percentage van het oorspronkelijke voorschot
Bij een vast bedrag kan een klant het voorschot verhogen of verlagen binnen een vast bedrag rond het oorspronkelijke voorschot.
Bij een percentage wordt het bereik berekend op basis van een minimum- en maximumpercentage. Het uiteindelijke bereik houdt ook rekening met de minimale drempels die zijn ingesteld in je facturatie-instellingen.
De marge die je instelt, wordt altijd toegepast ten opzichte van het oorspronkelijk ingestelde voorschotbedrag of het bedrag na een herberekening via een afrekening. De klant kan zich binnen deze ingestelde marge vrij bewegen in het portaal.
Wanneer de klant een wijziging doorvoert, wordt het bedrag aangepast op het contract en ook op eventuele reeds aangemaakte voorschotfacturen (pro forma).
E-mailcommunicatie
In dit onderdeel vind je een verwijzing naar de instellingen voor e-mailsjablonen.
Hiermee bepaal je welke e-mails vanuit het klantenportaal worden verstuurd en hoe deze eruitzien.
Facturen
In dit onderdeel bepaal je welke factuurinformatie zichtbaar is voor klanten.
Je kan facturen zichtbaar maken in het klantenportaal.
Wanneer deze optie actief is, krijgen klanten een aparte factuurpagina met een overzicht op de startpagina.
Je kan ook instellen of de betalingsstatus van facturen zichtbaar is.
Als deze optie is uitgeschakeld, worden vervaldatums en openstaande bedragen niet getoond.
Daarnaast kan je, indien beschikbaar, de visualisatie van verbruikskosten en schattingen inschakelen.
Hiermee kunnen klanten hun verbruik bekijken, kosten inschatten en vergelijken met gelijkaardige groepen.
Hoe werkt het
Wijzigingen worden opgeslagen zodra je op Opslaan klikt.
De aanpassingen zijn onmiddellijk zichtbaar in het klantenportaal.
Wanneer je ervoor kiest om organisatie-logo’s of organisatiekleuren te gebruiken, worden wijzigingen in de organisatie-instellingen automatisch doorgevoerd in het klantenportaal.
Validatie en foutmeldingen
Bij het opslaan controleert het systeem automatisch de ingevoerde gegevens.
Mogelijke foutmeldingen:
het logo of de favicon is te groot
verplichte kleuren ontbreken wanneer organisatiekleuren zijn uitgeschakeld
het bereik voor voorschotbedragen is ongeldig
het minimum van het bereik is groter dan het maximum
Foutmeldingen worden direct bij het betrokken veld weergegeven.
Waarom zie ik geen optie om verbruikskosten te visualiseren?
Deze optie is alleen zichtbaar wanneer de functionaliteit is geactiveerd voor je organisatie.
Kan ik een eigen logo combineren met organisatiekleuren?
Ja. Logo en kleuren zijn afzonderlijke instellingen en kunnen vrij gecombineerd worden.
Wat is het verschil tussen een vast bedrag en een percentage bij voorschotten?
Een vast bedrag gebruikt een absoluut verschil in euro.
Een percentage berekent het bereik op basis van het oorspronkelijke voorschotbedrag.
Waar stel ik e-mailsjablonen in?
Via de link in het onderdeel e-mailcommunicatie of via Configuratie → Communicatie → Sjablonen.
Voorschotbedrag
Een vooruitbetaling die klanten doen voor toekomstige facturen.
Favicon
Het kleine icoon dat zichtbaar is in het tabblad van de browser.
Primaire kleur
De hoofdkleur voor knoppen en navigatie.
Secundaire kleur
Accentkleur voor iconen en ondersteunende elementen.
Klantenportaal
De webomgeving waar klanten hun facturen, betalingen en gegevens raadplegen.
VKO-visualisatie
Visualisatie van verbruikskosten en schattingen, indien beschikbaar.