Communicatie toont een volledig overzicht van alle berichten die naar de klant zijn verstuurd.
Hier vindt u e-mails, sms-berichten, poststukken en andere communicatie, inclusief verzendstatus, kanaal, datum en eventuele foutmeldingen.
Deze kaart helpt u snel te controleren:
of een factuur of herinnering is verstuurd,
of de klant een bericht heeft ontvangen of geweigerd,
waarom een bericht niet verzonden werd,
en via welk kanaal communicatie heeft plaatsgevonden.
De communicatiegeschiedenis toont een lijst met alle verzonden berichten.
Per bericht ziet u:
Onderwerp
Titel of gerelateerde entiteit (bv. “Factuur #202500123”)Type communicatie
E-mail
SMS
Post
Handmatig
Elektronische facturatie (Chorus Pro, Peppol, …)
Categorie
Waar het bericht betrekking op heeft (Factuur, Contract, Klant, enz.)Doeladres
E-mailadres, telefoonnummer of postadres waarop het bericht is gericht.Verzenddatum
Exacte tijd en datum wanneer het bericht is verstuurd.Status
Met kleurcode:Groen: Succesvol / Skipped
Blauw: Generating / Sending
Rood: Failed / Rejected
Error / Foutdetails
Als het bericht mislukt is, ziet u de foutmelding en extra informatie.
Filters
U kunt filteren op:
Communicatietype: E-mail / SMS / Post
Onderwerptype: Facturen, Contracten, Klanten
Datum (tussen twee datums)
Quick filters: Alle of Mislukt
Berichten opnieuw verzenden
Veel communicatie wordt automatisch verstuurd (bijv. facturen, herinneringen, contractdocumenten).
Sommige berichten kunnen opnieuw worden verzonden, bijvoorbeeld bij een fout.
Hoe een bericht opnieuw verzenden?
Zoek het bericht in de Communicatiesectie
Klik op Opnieuw verzenden
Bevestig de actie
Beperkingen
Alleen Failed en Successful berichten kunnen worden herverzonden
Berichten kunnen slechts tot 60 dagen na aanmaak opnieuw worden verzonden
(wegens bewaartermijnen van templates en data)
Communicatiestatussen
Groen
Status | Betekenis |
Successful | Berichten zijn verzonden en afgeleverd |
Skipped | Bericht werd bewust overgeslagen (bv. bij automatische incasso geen factuuremail) |
Blauw
Status | Betekenis |
Generating | Document of inhoud wordt klaargezet |
Sending | Bericht staat in wachtrij of wordt verzonden |
Rood
Status | Reden / Situatie |
Failed | Geen verzending mogelijk (ongeldig adres, providerfout, ontbrekende contactinfo) |
Rejected | Boodschap geweigerd door provider (bv. elektronisch kanaal weigert ontvanger) |
Berichtdetails bekijken
Wanneer u op een bericht klikt, ziet u een volledig detailoverzicht:
Volledig onderwerp
Gerelateerde entiteit (met link naar factuur/contract)
Kanaal (E-mail, SMS, Post, enz.)
Provider (Twilio, Pingen, Peppol, …)
Verzendmoment
Statusgeschiedenis
Foutcodes en uitleg (indien van toepassing)
Dit biedt een complete audittrail.
Kanalen
Vereist: een geldig e-mailadres
Gebruikt voor: facturen, aanmaningen, contracten, portaaluitnodigingen
SMS
Provider: Twilio
Vereist: een geldig mobiel nummer
Gebruikt voor: betalingsherinneringen, korte meldingen
SMS buiten kantooruren (9u – 17u) = automatisch gepland voor volgende werkdag
Post
Provider: Pingen
Vereist: geldig fysiek postadres
Gebruikt voor: documenten die een papieren verzending vereisen
Handmatig
Voor situaties waar automatische verzending niet mogelijk is
Vereist manuele opvolging (bv. printen en zelf verzenden)
Elektronische facturatie
Kanalen: Peppol, Chorus Pro (FR), enz.
Vereist correcte e-invoicing-instellingen
Lokalisatie
Alle communicatie houdt rekening met:
Taalvoorkeur van de klant
Tijdzone van de organisatie
Lokale templates wanneer beschikbaar
De communicatievoorkeuren kunt u beheren via de Communicatievoorkeuren-kaart op de klantendetailpagina.
Probleem | Oplossing |
Geen contactinformatie (e-mail / telefoon / adres) | Contactgegevens aanvullen en bericht opnieuw verzenden |
Mislukte verzending (Failed) | Fouttekst lezen, oorzaak oplossen, daarna opnieuw verzenden |
Dubbele berichten zichtbaar | Geen actie nodig; dit is normaal bij meerdere verzendpogingen |
Lange SMS wordt opgesplitst in meerdere berichten | Bericht inkorten om opsplitsing te voorkomen |
SMS verzonden buiten kantooruren wordt vertraagd | Wachten tot volgende werkdag wanneer SMS wordt verstuurd |
Bericht wordt “Skipped” | Controleer communicatievoorkeuren en pas kanaal aan |
Elektronische facturatie wordt geweigerd (Rejected) | E-facturatie-instellingen corrigeren (bv. Peppol-ID) |
Bericht blijft in “Sending” hangen | Even wachten; bij >30 minuten support contacteren |
Opnieuw verzenden niet mogelijk (bericht te oud) | Alleen mogelijk binnen 60 dagen – nieuwe communicatie starten |
Bericht gebruikt oude klantgegevens | Contactgegevens bijwerken en opnieuw verzenden |
Handmatige communicatie vereist | Document openen/downloaden en handmatig verzenden |
Probleem | Oplossing |
Bericht verschijnt niet in de lijst | Filters resetten en permissies controleren |
Bericht blijft op “Sending” staan | 5–30 min wachten; daarna support contacteren |
Bericht is mislukt (Failed) | Contactinformatie of providerfout herstellen → opnieuw verzenden |
Opnieuw verzenden niet mogelijk | Bericht te oud of geen rechten → nieuwe communicatie starten |
E-mail niet aangekomen | Bounce controleren → juist e-mailadres invullen → opnieuw verzenden |
SMS niet aangekomen | Tijdstip controleren en nummer corrigeren → opnieuw verzenden |
Postbericht mislukt | Foutdetails controleren → adres corrigeren → opnieuw verzenden |
Elektronische facturatie mislukt | E-facturatie-ID of klantinstellingen corrigeren → opnieuw verzenden |
Bericht wordt telkens “Skipped” | Communicatievoorkeuren nakijken en aanpassen |
Verkeerd kanaal werd gebruikt | Kanaalvoorkeuren van klant aanpassen |
Communicatie-tab ontbreekt | Gebruikersrechten herstellen (“Read Communication Entry”) |
Kan ik handmatig nieuwe berichten sturen?
Nee, alle berichten worden door workflows automatisch verstuurd.
U kunt wel opnieuw verzenden.
Waarom is mijn e-mail “Skipped”?
Het bericht hoeft niet verzonden te worden (bv. SDD-klanten krijgen geen factuuremail).
Kan ik het bericht zelf bekijken?
De inhoud (zoals facturen) is zichtbaar via de gelinkte documenten.
Wordt een nieuw entry aangemaakt bij opnieuw verzenden?
Ja, elke poging wordt apart gelogd.
Kan ik communicatie verwijderen?
Nee, dit is onderdeel van de auditgeschiedenis.
Waarom wordt mijn SMS morgen verzonden?
Verzonden buiten kantooruren → automatisch ingepland.
Kanaal: E-mail, SMS, Post, Elektronisch
Provider: Externe dienstverlener (Twilio, Pingen)
Bounce: Niet-afleverbare e-mail
Template: Berichtopmaak met dynamische klantdata
Queue: Wachtrij waarin berichten worden verwerkt
Status: Verzendfase van het bericht
Target: E-mail, gsm-nummer of adres van klant