Introduction
Si vous êtes arrivé ici, c'est que vous souhaitez en savoir plus sur le processus « meter-to-cash », et la manière dont les différentes entités de Zero Friction communiquent entre elles.
Commençons par la définition : le processus de facturation « meter-to-cash » décrit comment la consommation d’énergie, de gaz, d’eau, etc. est convertie en factures envoyées à votre client final.
Facile, non ?💡 Nous avons créé une solution simple d’utilisation et intuitive qui vous permet de gagner du temps et de vous concentrer sur l’essentiel. 🚀
Examinons maintenant plus en détail le fonctionnement du processus de facturation. Nous commencerons par les données de comptage et de consommation 📈.
Données de comptage et de consommation
Introduction
Zero Friction connecte votre compteur via API, e-mail, (S)FTP ou importation de fichiers .csv. Nous traitons les données de comptage, les convertissons directement en données de consommation, puis les associons à l'adresse correspondante.
Une fois les relevés de compteurs collectés, le système vérifie l'intégrité et l'exactitude des données. Dès lors, le calcul automatique de la consommation est activé. Les relevés et la consommation peuvent ensuite être visualisés non seulement au niveau du compteur, mais aussi au niveau du client, de l'adresse et du bâtiment.
Au moins une mesure par jour, et jusqu'à une mesure par heure, est traitée et transmise dans l'unité de facturation, en tenant compte des facteurs de correction éventuels. Enfin, Zero Friction vérifie chaque semaine les données de comptage afin de détecter toute anomalie.
Le tableau de bord vous offre à tout moment une vue d'ensemble des chiffres de consommation individuels ou de la consommation totale par bâtiment.
De plus, les données de comptage manquantes sont immédiatement détectées et identifiées. La plateforme Zero Friction vous accompagne tout au long du processus et vous aide à résoudre rapidement les problèmes, évitant ainsi les erreurs de facturation.
Mise en place : du compteur aux données dans Zero Friction
Dans la section « Configuration » de Zero Friction, vous pouvez définir les modèles et les canaux de vos compteurs. Une fois la configuration créée, il ne vous reste plus qu’à ajouter les compteurs en utilisant cette configuration.
Une fois la configuration terminée, vous pouvez activer le compteur en l’installant à l’adresse de votre choix.
Une fois l’ensemble configuré et connecté à votre fournisseur externe de données de comptage, Zero Friction reçoit automatiquement les données et les met à disposition dans l'onglet "Consommations" d'une adresse.
Adresses et Groupes d'adresses
Introduction
Une fois les données de consommation et de comptage reçues sur Zero Friction, il est nécessaire de les associer à une ou plusieurs adresses. Avant d'aborder les adresses et groupes d'adresses, nous allons évoquer brièvement un autre aspect de ce processus : le client. Il peut s'agir d'une personne physique ou morale, et notre solution vous offre une vue d'ensemble des contrats, factures et paiements, ainsi que des données clients essentielles.
Vous utilisez déjà un logiciel de gestion de la relation client (CRM) ? Pas de problème, Zero Friction peut s'y connecter. 💡 Pour en savoir plus, veuillez nous contacter à l'adresse suivante : [email protected].
Introduisons maintenant les concepts d'adresses et groupes d'adresses. Une "adresse" est une adresse précise où un service est fourni à votre client final. Un "groupe d'adresses" est un ensemble d'adresses plus ou moins liées. Il peut s'agir, par exemple, de plusieurs adresses situées dans un même bâtiment ou faisant partie d'un même projet (en cours de réalisation par une entreprise de construction par exemple) et présentant une facturation similaire.
Explication
En consultant la page d'un client, vous remarquerez que Zero Friction regroupe différentes informations. Vous y trouverez d'abord les informations personnelles et bancaires du client, puis des informations telles que son solde et ses transactions. C'est également l'endroit le plus facile pour consulter les contrats et factures associés à cette personne.
En cliquant sur une adresse dans le module « Adresses », vous y trouverez différents onglets (Détail, Consommations, Journaux d'intégration, ...). Dans l'onglet « Détail », vous trouverez le contrat, les compteurs qui effectuent les relevés, les services fournis à l'adresse.
Vous trouverez également un onglet récapitulant la consommation totale : Zero Friction génère un graphique reprenant l'historique des relevés afin de suivre l'évolution de la consommation des différentes zones.
Gestion des contrats et des produits
Introduction
Pour commencer, revenons un peu en arrière et résumons les points précédents :
Le compteur collecte les données de comptage, qui sont converties en données de consommation. Ces données sont ensuite intégrées à Zero Friction et associées à un client et à une adresse (une adresse physique). Il faut maintenant associer le client, le service fourni et la consommation correspondante, ainsi que les produits et les prix de la connexion à facturer. Un contrat Zero Friction permet de réaliser cette opération.
Explication
En tant que fournisseur d'énergie, vous avez un contrat avec votre client. Ce contrat comprend un ou plusieurs coûts qui seront pris en compte dans le processus de facturation. Les produits peuvent avoir des coûts fixes ou variables en fonction de l'énergie consommée.
Lorsque vous consultez un contrat sur Zero Friction, vous pouvez trouver de multiples informations, telles que le prestataire (le client final), les détails de la facturation (avec la fréquence des paiements anticipés et la fréquence de facturation), le produit que vous fournissez (avec plusieurs éléments de facturation se traduisant par des lignes de facture) et le lieu de prestation de services.
Lorsque vous "déménagez" un client vers une nouvelle adresse, vous pouvez créer un nouveau contrat. Vous devez alors sélectionner le client concerné (existant ou nouveau), l'adresse et enfin les informations nécessaires au contrat. Les champs obligatoires sont : la référence du contrat, une date de début et (facultativement) une date de fin, le produit facturé, la fréquence de facturation, la fréquence des acomptes, ainsi que le montant de l'acompte.
Au niveau d’un produit, nous définissons quels services sont facturés pour générer la facture. Vous pouvez sélectionner les éléments de facturation selon différents types de calcul. Vous avez également la possibilité de construire vos tarifs en fonction du fait que vos coûts soient fixes, par paliers, basés sur les volumes ou basés sur une formule, pour chacun des tarifs. Enfin, vous pouvez ajouter différents codes de taxe, ainsi que des composantes de coûts avec des valeurs définies par période.
Facturation
Introduction
Notre processus de facturation (meter to cash), s'étend à la facturation elle-même, et plus précisément à la manière dont les factures sont générées dans Zero Friction.
Les processus de facturation sont personnalisables à votre identité visuelle et vos clients reçoivent des factures basées sur vos produits et tarifs, avec la présentation de votre entreprise (couleurs principales et secondaires, ainsi que votre logo).
Lorsque des relevés de compteur sont reçus régulièrement, des factures sont générées en statut brouillon, prêtes à être approuvées par vous. Nous prenons en charge non seulement les factures ou factures de clôture (établies lors de la résiliation d’un contrat), mais aussi les avances, les factures ponctuelles et de correction, ainsi que les notes de crédit (avoirs).
Explication
Lorsque vous accédez à la section "Factures", vous visualisez clairement les factures en attente d'approbation, celles qui restent à envoyer, celles prêtes à être envoyées et celles qui n'ont pas encore été payées. Vous pouvez également générer les factures suivantes : acomptes, relevés, factures finales, frais divers et avoirs.
Zero Friction génère automatiquement les factures en fournissant toutes les données nécessaires. Les relevés de compteur, les tarifs et les prix doivent être configurés pour la période de facturation. Si l'une de ces informations est manquante, le système ne peut pas générer automatiquement la facture et une intervention manuelle est requise.
Les factures sont générées à la fin de chaque période de facturation (mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle). Si un utilisateur doit corriger une facture en raison d'erreurs de prix ou de relevés de compteur, il doit supprimer la facture précédente et en créer une nouvelle manuellement.
Voici une brève explication du mécanisme de comptabilisation des charges à payer : les factures sont générées en fonction de la période de facturation du contrat, qui peut être mensuelle ou annuelle. Les avances peuvent être mensuelles, trimestrielles, semestrielles ou inexistantes.
Une fois la période de facturation terminée, le système génère une facture, qui est ajustée en fonction des éventuelles avances payées pendant la période. Si aucune avance n’a été payée, celles-ci sont alors créditées mais restent dues, ce qui entraîne un montant de facture plus élevé.
La facture finale d'un contrat comprend tous les éléments de facturation depuis la date de la dernière facture jusqu'à la date de fin du contrat. S'il n'y a pas eu de facture précédente, elle couvre la totalité de la durée du contrat. Les avances payées pendant la durée du contrat sont déduites du montant total facturé sur la note de clôture. Les avances impayées générées pendant la période du contrat sont, quant à elles, créditées et ne sont pas déduites du montant de la note de clôture.
Recouvrement des factures
Introduction
Et enfin… Le processus de facturation est terminé : le recouvrement ! 🚀 Après validation, la facture est prête à être recouvrée par prélèvement automatique ou virement bancaire. Grâce au traitement des relevés bancaires, Zero Friction a une visibilité permanente sur le solde du client. Les clients ayant des factures impayées reçoivent des rappels via la mise en place d’un cycle de relance. Si des factures restent impayées, des frais supplémentaires peuvent être facturés. La plateforme propose un rapport d’ancienneté des créances clients offrant une vue d’ensemble du total des dettes de vos utilisateurs.
Configuration
Les nouvelles factures envoyées génèrent une créance (un montant dû) pour les clients. Si elles ne sont pas payées correctement, le cycle de recouvrement démarre. À ce stade, le client final a déjà reçu, si cela a été configuré, un rappel courtois et peut consulter le document qui lui est envoyé, disponible via les extraits bancaires entrants.
Notre plateforme a déjà rapproché le paiement du client concerné, sur la base du compte bancaire et de la communication renseignée. Après traitement de l’extrait, la facture est désormais considérée comme payée, ce qui clôture le cycle de recouvrement.
En résumé : en tant qu’utilisateur de Zero Friction (et non vos clients finaux), vous pouvez envoyer une facture en utilisant l’identité de votre entreprise, avec les tarifs et les produits que vous avez configurés. Votre client final reçoit une demande de prélèvement automatique ou effectue un virement bancaire, et les factures impayées sont signalées via des rappels. Grâce au cycle de relance, les paiements sont correctement rapprochés et traités.