Zero Friction aide les fournisseurs de chauffage, les gestionnaires d'immeubles et les prestataires de services à gérer le service client et la facturation pour leurs utilisateurs finaux. Nous avons développé une solution cloud facile à déployer qui simplifie votre administration quotidienne et vous offre des analyses approfondies. 🚀

Cet article vous apportera des informations utiles sur les principales entités, qui constituent le fondement même de Zero Friction. Chaque entité possède plusieurs caractéristiques sous-jacentes, qui seront expliquées ci-dessous. Nous avons identifié les entités suivantes :

Nous allons expliquer chaque entité en détail afin de pouvoir vous apporter les informations dont vous avez besoin.

Commençons par présenter la première entité, car, avant de parler de compteurs et de consommation, il nous faut prendre du recul et nous demander : où se trouve le compteur ? À quelle adresse ? La réponse est : une adresse et des groupes d’adresses.

Une adresse est l'une des entités les plus importantes de Zero Friction, car il s'agit de l'adresse physique où vous fournissez un ou plusieurs services à votre client final.

Un groupe d'adresses regroupe des adresses liées entre elles, soit parce qu'elles se trouvent dans le même bâtiment, soit parce qu'elles font partie d'un même projet présentant des besoins de facturation similaires. En regroupant les adresses, vous pouvez créer un produit avec des éléments de facturation au niveau du groupe. Ce produit s'applique par défaut à toutes les adresses du groupe, avec la même date de facturation.

Les informations de facturation peuvent être spécifiées pour chaque groupe d'adresses, notamment un compte bancaire IBAN spécifique, un logo, des couleurs utilisées sur les documents de facturation, les coordonnées et les normes de facturation (telles que la fréquence des acomptes et des factures, les conditions de paiement, le produit et la date de la facture).

Lors de la création de factures pour un contrat relatif à une adresse appartenant à un groupe d'adresses, les paramètres du groupe d'adresses sont pris en compte lors de la génération des factures pour cette adresse.

Pour conclure cette section, nous aimerions introduire deux autres concepts liés aux entités mentionnées précédemment : les propriétés d’entité personnalisées et le déménagement d'adresses.

Zero Friction permet aux utilisateurs de définir leurs propres propriétés d'entité personnalisées pour les clients, les adresses, les contrats, les compteurs et les groupes d'adresses. Ces propriétés peuvent servir à la facturation ou à stocker des informations supplémentaires que Zero Friction n'a pas par défaut (vous pouvez les appeler « champs personnalisés » si vous utilisez un CRM ou un autre logiciel).

Une demande de déménagement est une requête reçue d'un client qui souscrit un nouveau contrat ou résilie son contrat actuel via le portail abonné. Cette option est disponible uniquement si votre forfait prend en charge la fonctionnalité « portail abonné ».

Maintenant que nous avons expliqué le « où », nous devons aborder le « quoi » et le « qui ». Présentons les entités suivantes : les compteurs, la consommation et le client.

L'un des principes fondamentaux de Zero Friction est la réception de mesures provenant de divers compteurs. Nous prenons en charge les compteurs de différentes marques et permettons les connexions aux compteurs individuels (sur un site d'intervention) et aux compteurs partagés (sur plusieurs sites).

Ces mesures, relevées régulièrement, sont ensuite converties en consommation (la différence entre deux mesures) répartie sur la période entre ces deux mesures. Par exemple, si une mesure est effectuée par mois, la consommation est répartie uniformément sur tous les jours de ce mois.

Concrètement, une adresse peut fournir de l’eau chaude, du chauffage, de l’électricité, du gaz et d’autres services. Il s’agit donc d’une adresse unique proposant plusieurs services, et d’un contrat liant le client et son abonnement (avec des tarifs et une facturation spécifiques) à cette adresse. Nous détaillerons plus loin les différents acteurs impliqués dans ce processus, mais cet exemple constitue un bon point de départ.

Passons aux entités suivantes, et plus précisément aux clients :

Un client est une personne physique ou morale ayant un ou plusieurs contrats avec une organisation spécifique. Cette entité est importante car elle permet d'identifier le type de personne résidant à une adresse précise.

Zero Friction vous permet d’ajouter un maximum d’informations sur votre client. Outre les champs standard pour les coordonnées et les informations bancaires, vous pouvez également ajouter des champs personnalisés si nécessaire. Vous pouvez aussi appliquer différents taux de TVA (clients particuliers ou professionnels) et indiquer si un client est éligible à un tarif social.

Vous utilisez déjà un logiciel de gestion de la relation client (CRM) ? Pas de problème, Zero Friction peut s’y connecter.

💡 Pour en savoir plus, vous pouvez nous contacter via [email protected] ou via la fonction de chat.

Nous avons abordé les notions de « consommation » et de « compteurs », et nous savons qu'elles sont liées à un « client » résidant à une adresse précise. Dans l'étape suivante, nous examinerons comment ces entités sont connectées, notamment par le biais d'un « contrat ». ⬇️

Un contrat est un accord juridiquement contraignant qui définit les conditions d'une relation commerciale entre un client et le lieu de prestation de services. Pour facturer votre client final, vous devez non seulement connaître l'adresse de livraison de chaque client, mais aussi les conditions tarifaires applicables.

Chez Zero Friction, nous utilisons des « produits » qui regroupent facilement les éléments de facturation. Chaque produit contient des éléments de facturation : il peut s'agir de coûts fixes à prix fixe ou de coûts variables dépendant de la consommation. Le montant total de la facture correspond à la somme de tous ces éléments.

Regrouper les éléments de facturation en un produit simplifie le travail, car un produit peut être utilisé pour plusieurs contrats, selon un plan de facturation spécifique. Les produits peuvent être facilement mis à jour avec de nouveaux prix et tarifs pour une période ou une année donnée. La mise à jour d’un produit est automatiquement répercutée sur tous les contrats dans lesquels il est utilisé ; vous n’avez donc pas besoin de les mettre à jour individuellement.

Sachant cela, vous pouvez établir un contrat qui aboutit à l'envoi des factures à votre client final.

Il est possible d’établir des contrats pour un nombre quelconque de services fournis à une même adresse, mais aussi de limiter un contrat à certains services spécifiques. Par exemple, un client peut souscrire un contrat pour le chauffage, mais pas pour la climatisation, dans un établissement qui propose les deux.

Un contrat précise non seulement les services fournis, mais aussi les modalités de facturation. Il inclut des informations telles que le produit utilisé, la fréquence du service et les coordonnées bancaires du compte où les paiements seront effectués. En incluant ces détails dans le contrat, le client et le prestataire de services comprennent clairement leurs obligations respectives et peuvent ainsi éviter tout malentendu ou litige.

Pour rappel, nous avons des compteurs connectés à une adresse où vit une personne ou une organisation. Le client final a souscrit un contrat pour un type de service, à une fréquence donnée, fourni à l’adresse (ou au groupe d’adresses) desservie.

Une fois le contrat signé, la facture (ou les factures, en cas d’acompte) est émise et le client final est facturé. Zero Friction génère automatiquement les factures dès lors que les informations sont correctes. Cela implique généralement que les relevés de compteurs soient disponibles aux dates de début et de fin de la période de facturation (afin de calculer la consommation réelle) et que les tarifs soient configurés pour cette période. À la fin de la période de facturation (mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle, selon les termes du contrat), la facture est prête à être approuvée.

Si le système ne parvient pas à générer automatiquement les factures en raison de données manquantes (par exemple, relevés de compteurs, prix/tarifs, etc.), une intervention manuelle est nécessaire pour générer la facture. Les données manquantes doivent être ajoutées et la facture générée manuellement.

Félicitations ! Votre facture a été envoyée, c’est maintenant au tour de votre client de payer. Mais que se passe-t-il si la facture n’est pas réglée ?

Selon le type de moyen de paiement (SCT ou SDD), un mandat SEPA peut être associé, ce qui permet d’effectuer des demandes de prélèvement. Les numéros IBAN sont également utilisés pour rattacher automatiquement les virements manuels entrants au bon client. Plus précisément, nous distinguons les types de transactions bancaires suivants :

1. Transaction bancaire sortante :

Il s'agit d'un fichier transmis à la banque afin de lui demander d’exécuter certaines opérations. Zero Friction peut demander deux types de transactions bancaires à la banque :

2. Transaction bancaire entrante :
Importation des relevés bancaires d’un compte bancaire d’entreprise spécifique. Ces relevés indiquent tous les prélèvements SEPA réussis et les remboursements, ainsi que les paiements manuels reçus et les prélèvements SEPA échoués.

Que se passe-t-il exactement avec Zero Friction en cas de retard de paiement ? Notre solution prend en charge un processus de recouvrement pour relancer les débiteurs dont les factures sont impayées. Un cycle de recouvrement est déclenché dès que la date d'échéance d'une facture est dépassée. Ce processus est configurable dans les paramètres de votre organisation.

Toutes les communications peuvent être personnalisées dans les paramètres de votre compte, du texte de vos factures à la demande de déménagement en passant par les traductions globales (si vous prenez en charge vos clients dans plusieurs langues).

Lorsque toutes les factures ont été payées, le cycle des comptes clients est automatiquement clôturé.

Grâce à l'application (ou portail) Zero Friction, les clients peuvent consulter en ligne leur consommation d'énergie, ce qui simplifie au maximum la facturation et la communication avec le service client. Le processus de déménagement en ligne est simple et rapide, et toutes les informations sont stockées dans une application sécurisée.

Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs finaux de mieux prendre conscience de leur consommation d'énergie, les aidant ainsi à se conformer à l'obligation légale européenne (à compter du 1er janvier 2022) de fournir des informations mensuelles sur leur consommation et leurs coûts.

Vous êtes déjà impatient de découvrir cette fonctionnalité essentielle ? Nous comprenons ! Le portail abonné peut également être acheté séparément de notre solution de facturation. Il s’intègre à votre logiciel de gestion grâce aux API standard.

Enfin, le portail abonné Zero Friction est proposé comme une solution SaaS. Cela signifie que le portail est hébergé et maintenu par Zero Friction, mais accessible publiquement à l'adresse URL de votre choix, par exemple, myenergy.company.com.

L’utilisateur final bénéficiera d’une expérience personnalisée : le portail est aux couleurs de votre entreprise. Le logo et les couleurs sont donc adaptés afin de s’intégrer au mieux à votre identité visuelle.