La section « Configuration ➡️ Communication ➡️ Modèles » définit comment Zero Friction envoie des documents et des messages aux clients. Ils vous permettent de configurer les e-mails et les PDF pour différents scénarios de communication, comme les factures, les rappels, les notifications de contrat et les plans de paiement.
Vous trouverez ce module via Configuration → Communication → Modèles.
Les modèles de communication sont essentiels pour garantir une communication client cohérente et professionnelle, utiliser le bon canal (e-mail, courrier, SMS, etc.) selon le scénario, et mettre en forme les documents correctement, y compris les langues et les pièces jointes.
1. Contenu de la page
La section Configuration → Communication → Modèles est divisée en deux parties :
1.1 Liste d'événements
À gauche, vous trouvez une liste de groupes d'événements (Facture, Dossier de recouvrement, Contrat, etc.).
Cliquez sur un événement pour afficher sa configuration :
Groupe | Événements disponibles |
Facture | Facture, Acompte, Note de correction, Note de crédit, Note de fin, Note incidente |
Dossier de recouvrement | Dossier de recouvrement, Rappel, Mise en demeure |
Contrat | Bienvenue, Résilié, Adresses ajoutées, Adresses supprimées |
Demande de déménagement | Emménagement confirmé, Déménagement refusé, Déménagement confirmé |
Informations personnelles | Montant de l'acompte, Confirmation portail, Réinitialisation du mot de passe du portail, Réinitialisation du compte,... |
1.2 Détail de l'événement sélectionné
À droite, vous trouverez le détail de l'événement sélectionné, composé de plusieurs sections : « Options d'envoi », « PDF » et « E-mail »:
1.2.1 Options d'envoi
Cette section détermine comment et quand une communication est envoyée automatiquement au client.
Méthode d'envoi par défaut : trois options sont disponibles :
E-mail : la communication est envoyée automatiquement par e-mail
Manuel : la communication doit être envoyée manuellement
Ignorer en cas de prélèvement SEPA : la communication est ignorée si le client paie par prélèvement automatique
Objet : la ligne d'objet de l'e-mail. Elle prend en charge des variables dynamiques, par exemple : « {{ invoice.invoice_type.label }} {{ invoice.invoice_number }} »
Envoyer un e-mail de test : cela permet d'envoyer un message de test pour vérifier le rendu du modèle avant son utilisation réelle.
💡 Pour certains documents de recouvrement, la méthode d'envoi est fixe et ne peut pas être modifiée.
1.2.3. Modèles PDF
Cette section définit la mise en forme et le contenu des documents PDF générés :
Traductions personnalisées : permet de modifier et traduire le contenu de ce modèle.
Pays dans l'adresse : affiche le pays dans l'adresse du client sur le document.
Solde client : affiche un aperçu de toutes les factures ouvertes avec leur solde.
Spécificités de la TVA supplémentaire : pour les clients de type entreprise, les données de TVA sont toujours affichées sur le document.
Informations personnalisées : affiche les informations personnalisées en bas de la facture.
Composantes du prix : fournit un aperçu des variables utilisées dans la formule des composantes de prix.
HTML personnalisé : indique si ce modèle utilise un design HTML personnalisé à la place du modèle standard.
1.2.4 Modèles d'e-mails
Les modèles e-mail définissent le contenu, les pièces jointes et les traductions des e-mails.
Paramètres disponibles :
Traductions personnalisées : permet de modifier et traduire le contenu de ce modèle dans les langues supportées par votre entreprise.
Pièce jointe : permet d'ajouter un fichier supplémentaire à l'e-mail, qui sera envoyé en tant que pièce jointe à côté du PDF de la facture.
HTML personnalisé : indique si ce modèle utilise un design HTML personnalisé à la place du modèle standard fourni par Zero Friction.
2. Logique de fonctionnement
Modifications : elles sont enregistrées et appliquées immédiatement.
Modèle vide : si aucun modèle personnalisé n'est défini, le système utilise automatiquement le modèle standard.
Traductions manquantes : elles sont signalées par un avertissement mais ne bloquent pas l'envoi.
Aucune méthode de communication définie : le système utilise les paramètres par défaut de l'entreprise, ou l'e-mail si aucun paramètre par défaut n'existe.
Dépendances de fonctionnalités : certains modèles ou options ne sont visibles que si les fonctionnalités correspondantes sont activées :
Décomptes annuels : uniquement si la fonctionnalité est activée
Plans de paiement : uniquement si les plans de paiement sont actifs
Communication portail : uniquement si le portail client est actif
Situation | Comportement |
Aucun modèle personnalisé | Le modèle standard du système est utilisé automatiquement pour l'envoi |
Aucun PDF configuré | La section PDF est masquée et aucune pièce jointe PDF n'est générée |
Courrier non disponible | L'option « Courrier » est masquée dans les paramètres d'envoi si ce canal n'est pas activé |
Pourquoi ne vois-je pas tous les modèles ? Certaines fonctionnalités ne sont probablement pas encore activées pour votre entreprise.
Puis-je personnaliser la mise en forme de l'e-mail ou du PDF ? Oui, via l'éditeur en modifiant le HTML personnalisé.
Que signifie « Traduction manquante » ? Certaines langues supportées ne disposent pas encore d'une traduction.
Comment tester un modèle ? Utilisez l'option « Envoyer un e-mail de test » dans les options d'envoi.
Puis-je ajouter des pièces jointes ? Oui, via la section « Pièce jointe » dans le modèle e-mail.
Que se passe-t-il si aucune méthode de communication n'est définie ? Le système utilise les paramètres par défaut de l'entreprise, ou l'e-mail si aucun paramètre n'est configuré.
Terme | Définition |
Type de document | Contexte pour lequel une communication est envoyée |
Méthode de communication | Canal d'envoi (e-mail, courrier, SMS, etc.) |
Statut de traduction | État des traductions disponibles par langue |
HTML personnalisé | Mise en forme personnalisée à la place du modèle standard |
Fonctionnalité | Paramètre qui active ou masque une option dans le système |