La carte « Préférences de communication » détermine comment les factures, relevés et autres documents sont envoyés au client : par e-mail, par courrier postal ou via des canaux électroniques (comme Peppol ou Chorus Pro).
Vous pouvez définir des préférences pour tous les types de factures à la fois, ou les configurer séparément selon le type, et adapter la langue des documents si nécessaire.
1. Informations affichées
La barre de communication de la facture contient plusieurs méthodes d'envoi disponibles :
E-mail : envoi du document en pièce jointe PDF à l'adresse e-mail principale
Courrier/Manuel : envoi physique par voie postale ou traitement manuel
Ignorer : aucune communication n'est envoyée pour ce type de facture, quelle que soit la situation.
Personnalisé : affiche un menu déroulant permettant de définir un mode d'envoi distinct pour chaque type de document : acompte, facture, décompte final, avoir, note secondaire, facture de rectification et flux de recouvrement.
Types de factures pour lesquels vous pouvez définir des préférences :
Acompte
Factures
Décompte final
Note de crédit
Note secondaire
Facture de rectification
Flux de recouvrement
Langue des documents : Par défaut, la langue de l'entreprise est utilisée. Vous pouvez sélectionner une langue différente par client.
2. Comment les préférences sont appliquées
Le système applique les préférences dans l'ordre suivant : si une préférence spécifique est définie pour un type de facture, elle est prioritaire. Si aucune préférence spécifique n'est définie, la préférence générale s'applique. En l'absence de toute préférence, les paramètres par défaut de l'entreprise sont utilisés.
« Ignorer lors du prélèvement automatique »
Lorsque l'option « Ignorer en cas de prélèvement SEPA » est activée, l'envoi est ignoré si le client paie par prélèvement automatique (SDD). Si le client ne paie pas par SDD, la communication est automatiquement envoyée par e-mail (ou manuellement si aucune adresse e-mail n'est disponible).
Toutes les communications concernent les messages de transaction (tels que les factures, les relevés ou les rappels de paiement).
Ce système ne contient aucun message marketing ni paramètre d'inscription distinct.
3. Gérer les préférences
3.1 Définir une préférence générale
Accédez à la carte des communications
Cochez 'Modifier la communication de la facture'
Sélectionnez un onglet :
E-mail – toutes les factures par courriel
Manuel/Courrier – Envoyer tous les documents manuellement
Ignorer en cas de prélèvement SEPA
Personnalisé
(Facultatif) Sélectionnez un flux de recouvrement
Cliquez sur Enregistrer
3.2 Définir une préférence par type de facture
Accédez à la carte « Communication »
Cochez « Modifier la communication des factures »
Sélectionnez l'onglet « Personnalisé »
Choisissez la méthode d'envoi souhaitée pour chaque type de facture (Aucun, E-mail, Courrier, Manuel, Ignorer en cas de prélèvement SEPA)
Sélectionnez un cycle de recouvrement si nécessaire
Cliquez sur « Enregistrer »
3.3 Définir une préférence de langue
Accédez à la carte « Communication »
Cochez « Choisir une autre langue »
Sélectionnez une langue dans la liste
Cliquez sur « Enregistrer »
3.4 Supprimer des préférences
Décochez « Modifier la communication des factures » pour revenir aux paramètres par défaut de l'entreprise. Décochez « Choisir une autre langue » pour utiliser la langue par défaut de l'entreprise.
4. Canaux et conditions requises
Canal | Prérequis | Utilisation |
Adresse e-mail principale | Envoi de factures, notes et notifications (pièce jointe PDF) | |
SMS (cycle de recouvrement) | Numéro de mobile + fonctionnalité activée pour votre entreprise | Rappels et notifications de paiement |
Courrier postal | Adresse de facturation valide + envoi postal activé | Documents physiques par voie postale |
Facturation électronique | Intégration Peppol ou Chorus Pro | Factures électroniques sans PDF |
Manuel | Aucun envoi automatique | Traitement manuel |
Ignorer si prélèvement automatique | Mode de paiement = SDD | La communication est automatiquement ignorée |
Les préférences sont enregistrées lors de la sauvegarde des modifications.
Chaque modification est enregistrée avec la date et l'heure dans le journal d'activité.
Pour arrêter tous les envois : définissez les préférences sur « Manuel » ou « Aucun », ou supprimez les coordonnées e-mail / téléphone pour empêcher l'envoi électronique.
Situation | Explication |
Aucune coordonnée disponible | Il n'est pas possible de choisir e-mail, SMS ou courrier postal sans les coordonnées requises (la validation bloque l'enregistrement). |
E-mail bounce ou inaccessible | La gestion des bounces est assurée par le prestataire e-mail ; aucun blocage automatique dans le système. |
SMS non délivré | Dépend du prestataire SMS ; aucune suppression automatique. |
Plusieurs coordonnées disponibles | Le système utilise toujours le contact principal. |
Problème | Solution |
Le client reçoit encore des factures malgré la désactivation | Vérifiez que toutes les préférences sont sur « Manuel » ou « Aucun » et qu'aucun type de facture spécifique n'a une configuration différente. |
Le client ne reçoit pas d'e-mails | Vérifiez qu'une adresse e-mail principale est renseignée, que l'orthographe est correcte, et consultez les éventuels bounces. |
Le client ne reçoit pas de SMS | Vérifiez que le SMS est activé et qu'un numéro de mobile est bien renseigné. |
Le client ne reçoit pas de courrier postal | Vérifiez que l'envoi postal est activé et que l'adresse de facturation est correcte. |
La préférence de langue n'est pas appliquée | Vérifiez que « Choisir une autre langue » est coché et que la langue sélectionnée est prise en charge par votre entreprise. |
Puis-je définir des préférences différentes par type de facture ? Oui, via l'onglet « Personnalisé ».
Que se passe-t-il si je ne définis aucune préférence ? Les paramètres par défaut de l'entreprise s'appliquent.
Puis-je recevoir des factures via plusieurs canaux ? Non, un seul canal s'applique par type de facture.
Comment arrêter toutes les communications ? Définissez toutes les préférences sur « Manuel » ou « Aucun », ou supprimez les coordonnées du client.
Qu'est-ce qu'un cycle de recouvrement ? Processus qui détermine comment les paiements sont collectés ; indépendant des préférences de communication.
Que signifie « Ignorer si prélèvement automatique » ? Si le client paie via SEPA Direct Debit, les documents ne sont pas envoyés.
Puis-je utiliser le SMS pour certaines factures et l'e-mail pour d'autres ? Oui, via l'onglet « Personnalisé » par type de facture.
Que faire si le client n'a pas d'adresse e-mail ? Vous devez d'abord ajouter un contact principal (e-mail, téléphone ou adresse) avant de pouvoir sélectionner ce canal.
Inscription / Désinscription : choix manuel de recevoir ou non des communications
Ignorer si SDD : ignore l'envoi en cas de prélèvement automatique
Collection Flow : configuration du cycle de recouvrement
Contact principal : coordonnée par défaut pour chaque type de canal
Préférence générale : préférence qui s'applique à tous les types de factures sans configuration spécifique