La page « Communication – Préférences » du module « Configuration » définit la manière dont Zero Friction envoie automatiquement des documents et des messages aux clients. Vous y configurez les paramètres de communication globaux : activation ou désactivation des envois automatiques, les tests sécurisés via le « mode test » , ainsi que les réglages liés à l’envoi d’e-mails.
Vous pouvez accéder à cette configuration via Configuration → Communication → Préférences.
Ces réglages sont essentiels pour :
garantir l’envoi correct des factures, rappels et notifications ;
tester en toute sécurité sans contacter les clients (grâce au mode test) ;
assurer une bonne délivrabilité des e-mails grâce à l’authentification du domaine.
Que retrouve-t-on dans la section « Communication – Préférences » ?
La page Préférences se compose de trois cartes principales :
Langues
Préférences de communication
Configuration d'e-mail
L’ensemble des réglages est présenté sous forme de cartes claires, chacune avec un titre, une courte description et des champs de saisie. Les modifications prennent effet après enregistrement.
1. Paramètres de langue (Langues)
1.1 Quelle est la fonction de cette carte ?
Dans ce paramètre, vous déterminez quelles langues sont disponibles pour la communication client et quelle langue est utilisée par défaut.
1.2 Fonctionnalités
Cette section vous offre une vue d’ensemble des langues prises en charge, vous permet d’identifier la langue par défaut, et de gérer les langues disponibles en les ajoutant ou en les supprimant.
La langue par défaut est utilisée lorsque :
un client n’a pas défini de préférence de langue ;
un document ou un modèle n’est pas disponible dans une autre langue.
Les modifications s’appliquent immédiatement aux nouvelles communications.
2. Préférences de communication
2.1 Quelle est la fonction de cette carte ?
Cette section est le point de contrôle central pour l’envoi automatique des communications clients et pour le mode test.
2.1.1 Permettre la communication automatique avec les clients
Quand la communication automatique vers les clients est activée, les factures, rappels et notifications sont envoyés automatiquement en utilisant les modèles et canaux configurés (e-mail, SMS ou courrier), tout en respectant les préférences propres à chaque client.
Lorsqu’elle est désactivée, aucun message n’est envoyé automatiquement, mais l’envoi manuel reste possible.
Exemple : Si l’option est activée, une nouvelle facture est envoyée automatiquement par e-mail à l’adresse enregistrée pour le client.
2.1.2 Mode test
Le mode test permet de vérifier vos communications en toute sécurité, sans contacter les clients.
Fonctionnement (par étapes)
Activez Communication automatique
Activez Mode test
Renseignez une adresse e-mail de test (obligatoire)
Facultatif : Saisissez un numéro de téléphone de test pour les SMS
Toutes les communications sont alors redirigées vers ces destinataires de test.
Exemple
E-mail de test : [email protected]
Téléphone de test : +3311111111111
Toutes les factures et relances seront envoyées au contact de test, et non aux clients. Le mode test nécessite toujours une adresse e-mail de test ; un numéro de téléphone est facultatif.
3. Configuration d'e-mail
3.1 Quelle est la fonction de cette carte ?
Cette section définit la configuration technique des envois d’e-mails dans Zero Friction, notamment l’adresse d’expédition, l’adresse de réponse (reply-to) et l’authentification du domaine.
3.1.1 Nom de domaine & authentification du domaine (⚠️ nécessite souvent l'intervention de votre équipe IT ou prestataire web)
Pour envoyer des e-mails (factures, rappels, notifications) avec votre propre domaine (ex. « @votreentreprise.be »), Zero Friction doit vérifier que vous l’y autorisez. Cela améliore la délivrabilité (moins de risque d’aller en spam) et renforce la fiabilité des envois. Pour cela, une vérification est nécessaire. Elle consiste à ajouter quelques enregistrements DNS (souvent « CNAME » / « DKIM ») dans la configuration de votre domaine.
⚠️ Cette étape nécessite un accès à la configuration DNS de votre domaine. Elle est donc généralement réalisée par votre équipe IT ou votre prestataire.
Voici les étapes à suivre pour valider votre domaine:
A. Dans Zero Friction (ou via votre contact chez Zero Friction)
La première étape se fait dans Zero Friction. Cependant, il est courant que votre personne de contact chez Zero Friction vous partagera l'information directement sous forme de tableau (via mail). Voici la démarche à suivre dans Zero Friction :
Dans « Configuration d’e-mail » → « Nom de domaine », saisissez votre domaine (ex. « votreentreprise.be ») puis cliquez sur « Vérifier ». Zero Friction affiche alors un tableau d’enregistrements DNS à ajouter.
À quoi sert ce tableau ?
Ce tableau contient les “preuves” techniques qui permettent de confirmer que Zero Friction est autorisé à envoyer des e-mails avec votre domaine. Voici comment lire le tableau (colonnes typiques) :
Type : le type d’enregistrement à créer (souvent « CNAME » et/ou « TXT »).
Host : le nom de l’entrée DNS à créer (parfois appelé « Name », « Host », « Sous-domaine »).
Valeur : la valeur à coller (parfois appelé « Value », « Target », « Points to »).
Important : copiez les valeurs exactement (un caractère en trop/en moins peut bloquer la validation).
B. Dans l’interface DNS de votre fournisseur de domaine
2. Ouvrez la gestion DNS chez votre fournisseur, puis ajoutez chaque ligne du tableau fourni par Zero Friction. Concrètement, vous devez :
Aller dans la zone « DNS » / « Gestion DNS » / « Zone DNS »
Cliquer sur « Ajouter un enregistrement »
Choisir le bon Type (CNAME, DKIM, etc.)
Coller le Nom/Host et la Valeur/Target correspondants
C. Retour dans Zero Friction pour vérifier le statut du domaine
3. Une fois les enregistrements ajoutés, revenez dans Zero Friction et cliquez à nouveau sur « Vérifier » pour confirmer que le domaine est validé. Voici les informations du statut :
Vert : « Vérifié » (tout est OK)
Jaune : « Non vérifié » (en attente / pas encore détecté. Réessayez un peu plus tard)
Rouge : « Erreur » (au moins un enregistrement est incorrect ou manquant)
Dans ce cas ci, il se peut que ce soit votre personne de contact chez Zero Friction qui vous indique le statut.
Note : l’authentification de domaine implique des changements DNS. Dans la plupart des organisations, ces changements sont effectués par l’équipe IT ou un prestataire.
Sans domaine vérifié, il n’est pas possible de configurer les adresses d’expéditeur.
3.1.2 Nom de l'expéditeur
Nom d’expéditeur : nom affiché aux destinataires (ex. Facturation).
E-mail d’expéditeur : doit utiliser le domaine préalablement vérifié.
Ce champ n’est visible qu’une fois la vérification du domaine effectuée avec succès.
3.3 Adresse de la réponse
Nom de la réponse : nom affiché lorsqu’un client répond à l’e-mail.
Adresse de la réponse : adresse sur laquelle les réponses des clients sont reçues.
Cette adresse peut utiliser un domaine différent de celui de l’adresse d’expéditeur.
4. Comportements et logique
Les paramètres de communication s’appliquent à tous les futurs messages automatiques.
Le mode test impacte toute communication envoyée après son activation.
Toute modification de domaine nécessite une nouvelle vérification.
Les changements de langue sont appliqués immédiatement aux nouvelles communications.
Les communications déjà envoyées (ou existantes) ne sont pas modifiées.
Pourquoi je ne vois pas le champ “E-mail d’expéditeur” ?
Parce que le domaine n’a pas encore été vérifié.
Puis-je activer le mode test sans adresse e-mail ?
Non, une adresse e-mail de test est obligatoire.
Puis-je utiliser un autre domaine comme expéditeur ?
Oui, mais uniquement si ce domaine est d’abord vérifié.
Que faire si mon domaine est déjà enregistré ?
Un domaine ne peut être associé qu’à une seule organisation. Contactez le support.
Le mode test affecte-t-il les messages existants ?
Non, il s’applique uniquement aux nouvelles communications après activation.
Puis-je désactiver la communication pour un client en particulier ?
Oui, les paramètres au niveau client peuvent outrepasser ces préférences globales.
Sous quel délai les changements sont-ils actifs ?
Immédiatement pour les nouvelles communications. Les messages déjà planifiés peuvent encore utiliser les anciens réglages.
Préférences de communication : paramètres globaux qui définissent comment les communications clients sont envoyées automatiquement.
Mode test : mode qui redirige toutes les communications vers des destinataires de test, afin de tester sans contacter les clients.
Authentification du domaine : vérification du domaine d’e-mail pour permettre à Zero Friction d’envoyer des messages en votre nom.
Enregistrements DNS : entrées techniques (ex. CNAME) ajoutées dans le DNS pour confirmer la propriété du domaine et autoriser l’envoi.
E-mail d’expéditeur : adresse affichée dans le champ “De / From” des e-mails envoyés aux clients.
E-mail Reply-To : adresse qui reçoit les réponses des clients (peut être différente de l’adresse d’expéditeur).
Table des langues : liste des langues prises en charge pour la communication.
Destinataire de test : e-mail ou numéro de téléphone qui reçoit les messages lorsque le mode test est activé.