L'onglet « Communication » affiche un historique complet de tous les messages envoyés au client : e-mails, SMS, courriers postaux et autres communications, avec le statut d'envoi, le canal utilisé, la date et les éventuels messages d'erreur.
Cette carte vous permet de vérifier rapidement :
si une facture ou un rappel a bien été envoyé
si le client a reçu ou refusé un message
pourquoi un message n'a pas pu être envoyé
via quel canal la communication a eu lieu
1. Contenu de la carte
L'historique affiche la liste de tous les messages envoyés :
Pour chaque message :
Objet : titre ou entité liée (ex. : « Facture #202500123 »)
Type de communication : e-mail, SMS, courrier postal, manuel, facturation électronique (Chorus Pro, Peppol, etc.)
Catégorie : ce à quoi le message se rapporte (Facture, Contrat, Client, etc.)
Récepteur : adresse e-mail, numéro de téléphone ou adresse postale
Envoyé : date et heure exactes de l'envoi
Statut : indiqué par un code couleur (Réussite, Échoué(e))
Erreur : en cas d'échec, le message d'erreur et des informations complémentaires sont affichés
2. Filtres
Vous pouvez filtrer par :
Catégorie : factures, contrats, clients
Type : e-mail, SMS, courrier postal
Envoyé entre : (entre deux dates)
Filtre rapide : tous ou problèmes
3. Renvoyer les messages
De nombreuses communications sont envoyées automatiquement (factures, rappels, documents de contrat). Certains messages peuvent être renvoyés, par exemple en cas d'erreur.
3.1 Comment renvoyer un message ?
Comment renvoyer un message :
Depuis la page de détails du client, cliquez sur l'onglet « Communication ».
Recherchez le message concerné via la barre de recherche ou les filtres (par exemple, filtrez sur « Problèmes » pour afficher uniquement les messages échoués).
Cochez la case à gauche du message concerné.
Cliquez sur « Renvoyer la communication » dans la barre d'actions qui apparaît en haut de la liste.
3.2 Limitations
Seuls les messages Échoué(e) et Réussite peuvent être renvoyés.
Les messages ne peuvent être renvoyés que jusqu'à 60 jours après leur création. (en raison des durées de conservation des modèles et des données)
4. Statuts de communication
Vert
Statut | Signification |
Réussite | Des messages ont été envoyés et distribués. |
Sauté | Le message a été délibérément ignoré (par exemple, pas d'e-mail de facture avec prélèvement automatique). |
Bleu
Statut | Signification |
Généré | Le document ou le contenu est en cours de préparation. |
Envoi | Le message est en attente ou en cours d'envoi. |
Rouge
Statut | Signification |
Échoué(e) | Livraison impossible (adresse invalide, erreur du fournisseur, coordonnées manquantes) |
Rejeté | Message rejeté par le fournisseur (par exemple, le canal électronique rejette le destinataire) |
5. Détails d'un message
En cliquant sur un message, vous accédez à un aperçu complet :
objet complet
entité liée (avec lien vers la facture ou le contrat)
canal (e-mail, SMS, courrier postal, etc.)
prestataire (Twilio, Pingen, Peppol, etc.)
date et heure d'envoi
historique des statuts
codes d'erreur et explications (le cas échéant)
Vous disposez ainsi d'un historique complet et traçable de toutes les communications.
6. Canaux
E-mail : nécessite une adresse e-mail valide. Utilisé pour les factures, les relances, les contrats et les invitations au portail.
SMS : prestataire Twilio. Nécessite un numéro de mobile valide. Utilisé pour les rappels de paiement et les notifications courtes. Les SMS envoyés en dehors des heures de bureau (9h - 17h) sont automatiquement planifiés pour le jour ouvrable suivant.
Courrier postal : prestataire Pingen. Nécessite une adresse postale valide. Utilisé pour les documents nécessitant un envoi papier.
Manuel : pour les situations où l'envoi automatique n'est pas possible. Nécessite un suivi manuel (ex. : imprimer et envoyer soi-même).
Facturation électronique : canaux Peppol, Chorus Pro (FR), etc. Nécessite des paramètres de facturation électronique corrects.
7. Localisation
Toutes les communications tiennent compte de la langue préférée du client, du fuseau horaire de l'entreprise, et des modèles locaux lorsqu'ils sont disponibles.
Les préférences de communication peuvent être gérées via la carte « Préférences de communication » sur la page de détails du client.
Problème | Solution |
Aucune coordonnée disponible (e-mail, téléphone, adresse) | Le message n'a pas pu être envoyé faute de coordonnées valides. Complétez les coordonnées du client dans l'onglet « Détail », puis renvoyez le message. |
Envoi échoué (Failed) | Consultez le détail du message pour lire le message d'erreur, identifiez la cause (adresse invalide, prestataire indisponible, modèle manquant), corrigez-la, puis renvoyez le message. |
Messages en double visibles | Chaque tentative d'envoi est enregistrée séparément dans l'historique. La présence de plusieurs lignes pour un même message est normale et ne nécessite aucune action. |
Les SMS longs sont divisés en plusieurs messages. | Cela se produit lorsque le message dépasse la limite de caractères d'un SMS. Raccourcissez le contenu du modèle pour éviter la division. |
Les SMS envoyés en dehors des heures de bureau seront retardés. | Les SMS sont uniquement envoyés entre 9h et 17h. Un message envoyé en dehors de cette plage est automatiquement planifié pour le jour ouvrable suivant. |
Message ignoré | Le message a été intentionnellement ignoré selon les préférences de communication du client. Vérifiez et adaptez ces préférences si nécessaire. |
Message bloqué à l'étape « Envoi » | Le message est en cours de traitement. Patientez quelques minutes. Si le statut persiste après 30 minutes, contactez le support. |
Impossible de renvoyer le message (message trop ancien). | Le renvoi n'est possible que dans les 60 jours suivant la création du message. Au-delà, déclenchez une nouvelle communication depuis le workflow correspondant. |
Le message utilise d'anciennes données client | Les coordonnées du client ont peut-être été modifiées après l'envoi initial. Mettez à jour les coordonnées et renvoyez le message. |
Le message n'apparaît pas dans la liste | Vérifiez que les filtres actifs ne masquent pas le message, puis vérifiez vos droits d'accès. |
Un e-mail n'est pas arrivé | Vérifiez si l'adresse a généré un bounce, corrigez l'adresse e-mail du client, puis renvoyez le message. |
Un sms n'est pas arrivé | Vérifiez l'heure d'envoi et corrigez le numéro de mobile si nécessaire, puis renvoyez le message. |
Le mauvais canal a été utilisé | Modifiez les préférences de canal du client dans l'onglet « Détail ». |
L'onglet « Communication » est absent | Vous ne disposez pas des droits nécessaires. Contactez votre administrateur. |
Pourquoi mon e-mail est-il « Ignoré » ? Certains messages ne sont pas envoyés selon la configuration (ex. : les clients en prélèvement automatique ne reçoivent pas d'e-mail de facture).
Puis-je consulter le contenu du message ? Pas directement, mais vous pouvez accéder aux documents associés en cliquant sur le lien dans le détail du message.
Un nouvel enregistrement est-il créé lors d'un renvoi ? Oui, chaque tentative est enregistrée séparément avec sa date et son statut.
Puis-je supprimer une communication ? Non, l'historique ne peut pas être modifié ni supprimé.
Pourquoi mon SMS sera-t-il envoyé demain ? Les SMS sont uniquement envoyés entre 9h et 17h. Tout SMS déclenché en dehors de cette plage est planifié pour le lendemain matin.
Canal : e-mail, SMS, courrier postal ou électronique
Prestataire : fournisseur externe (Twilio, Pingen, etc.)
Bounce : e-mail non livrable
File d'attente : file dans laquelle les messages sont traités
Statut : phase d'envoi du message
Destinataire : adresse e-mail, numéro de mobile ou adresse postale du client