L'onglet « Paramètres » regroupe toutes les configurations du groupe d'adresses : communication, facturation et gestion.
Ces paramètres s'appliquent à toutes les adresses du groupe et peuvent remplacer les paramètres par défaut de l'entreprise.
Il se trouve via : Adresses → Groupes d'adresses → sélectionnez un groupe d'adresses → onglet « Paramètres »
1. Aperçu – Que contient l’onglet « Paramètres » ?
L’onglet « Paramètres » se compose de six cartes de configuration distinctes :
Général
Coordonnées
Logo et couleurs
Relations par défaut
Valeurs par défaut de facturation
Groupes de consommation
Chaque carte peut être enregistrée indépendamment des autres
2. Structure de l'onglet
2.1 La carte « Général »
Cette carte regroupe les informations de base du groupe d’adresses, notamment :
le nom de la société
le numéro de TVA
le numéro de l'organisation
l’adresse de l’entreprise
Pour chacun de ces champs, vous pouvez soit hériter de la valeur définie au niveau de l’organisation, soit définir une valeur propre au niveau du groupe. Les modifications peuvent avoir un impact sur les factures, les communications officielles et les documents liés au groupe d’adresses.
2.2 Coordonnées
Cette carte contient les informations de contact, telles que :
l’adresse e-mail
le numéro de téléphone
le site web
le numéro de téléphone pour le dépannage
l’e-mail de support (en lecture seule, provenant de l’organisation)
Tous les champs, à l’exception de l’e-mail de support, peuvent hériter des paramètres de l’organisation.
2.3 Logo et couleurs
Cette carte définit l’identité visuelle utilisée dans les communications :
couleur principale
couleur secondaire
logo (taille maximale : 15 Mo)
Si ces éléments ne sont pas personnalisés au niveau du groupe, ce sont les paramètres de l’organisation qui s’appliquent. Des boutons de réinitialisation permettent de revenir aux paramètres de l’organisation.
2.4 Relations par défaut
Cette carte permet de définir un propriétaire et un manager par défaut. Ces personnes seront automatiquement assignées à chaque nouvelle adresse ajoutée au groupe, sans avoir à les configurer manuellement à chaque fois. Ces champs peuvent rester vides s'ils ne s'appliquent pas.
2.5 Valeurs par défaut de facturation
Cette carte définit la manière dont la facturation est gérée pour toutes les adresses du groupe, notamment :
la fréquence des acomptes (aucun, mensuelle, trimestrielle, semestrielle) ;
la fréquence de facturation (mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle) ;
le produit standard utilisé pour la facturation ;
le jour de facturation (jour du mois ; le mois ne s’applique que pour la facturation annuelle) ;
le compte bancaire de l’entreprise (numéro de compte pour les paiements) ;
une note au client (message optionnel sur les factures, avec prise en charge de plusieurs langues).
Ces paramètres s’appliquent à l’ensemble du groupe et sont utilisés lors de la création de nouveaux contrats et de nouvelles factures.
2.6 Groupes de consommation
Contient les groupes de consommation par type de service :
Électricité
Gaz
Eau
Autres types si configurés
Les groupes de consommation sont utilisés pour l'estimation de la consommation, les prévisions, et le calcul des acomptes en l'absence de données de mesure.
3. Actions possibles depuis l'onglet « Paramètres »
Les utilisateurs disposant des droits appropriés peuvent :
modifier les paramètres par carte
enregistrer les modifications par carte
annuler les modifications avant l'enregistrement
réinitialiser les paramètres aux valeurs de l'entreprise via le bouton de réinitialisation
4. Comportements et logique
4.1 Héritage des paramètres de l’organisation
Lorsqu'un champ a la même valeur que celle définie au niveau de l'entreprise, la valeur est considérée comme héritée. Si une valeur diffère, le groupe d'adresses utilise alors sa valeur propre. Un bouton de réinitialisation apparaît dès qu'un champ s'écarte des paramètres de l'entreprise.
Exemple :
TVA de l'entreprise = NL123456789B01
TVA du groupe = NL123456789B01 → valeur héritée
TVA du groupe = NL987654321B02 → valeur propre
Situation | Comportement |
Un champ est laissé vide | Le champ peut rester vide ou utiliser la valeur par défaut de l'entreprise. |
Aucune relation par défaut n'est définie | Les nouvelles adresses ajoutées au groupe n'auront pas de propriétaire ou manager assigné automatiquement. |
Le logo importé est trop volumineux | L'import est refusé si le fichier dépasse 15 Mo. Réduisez la taille du fichier avant de réessayer. |
Le bouton de réinitialisation n'apparaît pas | La valeur du champ est identique à celle de l'entreprise : aucune personnalisation n'a été appliquée. |
L'e-mail de support n'est pas modifiable | Cet e-mail est géré au niveau de l'entreprise et ne peut pas être modifié au niveau du groupe. |
Une erreur apparaît lors de l'enregistrement | Vérifiez que tous les champs obligatoires sont remplis et que les valeurs saisies sont valides. |
Pourquoi le bouton de réinitialisation n'apparaît-il pas ? La valeur est identique au paramètre de l'entreprise.
Que se passe-t-il si je supprime une relation assignée ? La relation est supprimée et doit être reconfigurée manuellement.
Puis-je utiliser des paramètres de facturation différents par adresse ? Non, les paramètres par défaut s'appliquent à l'ensemble du groupe d'adresses.
Pourquoi ne puis-je pas modifier l'e-mail de support ? Il est géré de manière centralisée au niveau de l'entreprise.
Que se passe-t-il si je modifie la fréquence de facturation ? Les nouvelles factures suivront la nouvelle fréquence. Les factures existantes restent inchangées.
Puis-je traduire la note pour le client ? Oui, via la fonction de traduction disponible à côté du champ.
Groupe d'adresses : regroupement d'adresses à des fins de gestion et de facturation.
Paramètres de l'entreprise : valeurs par défaut pouvant être héritées par les groupes d'adresses.
Héritage : utilisation des paramètres de l'entreprise au niveau du groupe d'adresses.
Valeur personnalisée : valeur propre au groupe d'adresses qui remplace les paramètres de l'entreprise.
Fréquence des acomptes : fréquence des paiements d'acomptes.
Fréquence de facturation : fréquence à laquelle les factures sont générées.
Groupe de consommation : profil de consommation utilisé pour les estimations et les prévisions.