Une adresse est un lieu physique où des services tels que le chauffage, l'électricité ou l'eau sont fournis.
Un groupe d'adresses est un ensemble d'adresses qui partagent des paramètres communs, tels que les paramètres de facturation, de communication et les informations de gestion.
Ces entités sont indispensables pour la gestion des contrats, des services, des produits, des compteurs et des paramètres de facturation.
1. Accéder et naviguer dans le module « Adresses »
Vous pouvez accéder aux adresses et groupes d'adresses dans le menu latéral gauche :
Cet aperçu vise à gérer les adresses et les groupes d'adresses, à trouver rapidement des données et à maintenir une vue d'ensemble des informations et de l'état des adresses et groupes d'adresses. Dans cette vue d'ensemble des adresses et groupe d'adresses, vous disposez
D'une barre de recherche, pour trouver rapidement des adresses spécifiques ou des groupes d'adresses.
De filtres, « Tout », « Fourni » et « Non fourni » qui vous indiqueront le statut de l'adresse. Ces filtres sont uniquement disponibles pour l'onglet « Adresses » (pas pour l'onglet « groupe d'adresses »).
Des filtres déroulants pour segmenter les adresses en fonction des groupes d’adresses et des clients.
Vous y trouverez deux onglets :
L'onglet « Adresses » : toutes les adresses individuelles
L'onglet « Groupes d'adresses » : ensembles regroupant plusieurs adresses
1.1 L'onglet « Adresses »
Cet onglet reprend la liste de toutes les adresses où des services sont fournis ou ont été demandés. Vous pouvez y trouver:
Adresse : en cliquant sur l'adresse, vous pourrez ouvrir la page de détails.
Clients : les clients actifs liés par des contrats.
Groupes d'adresse : le groupe auquel appartient l'adresse (le cas échéant).
ID externe : identification des systèmes externes.
Services fournis : les icônes qui représentent les services actifs tels que le chauffage, l'électricité, l'eau.
1.1.1 Page d'une adresse
Lorsque vous cliquez sur une adresse dans la liste, vous arrivez sur une vue d'ensemble qui regroupe toutes les informations nécessaires et les options permettant de gérer l’adresse sélectionnée. Depuis cette vue, vous pouvez faire différentes actions:
Ajouter manuellement des compteurs via le bouton « + Installer un compteur »,
Recalculer le volume annuel estimé via le bouton « + Recalculer la VAE »
Trouver des informations supplémentaires sous le bouton « Plus d'informations ». Vous y trouverez une série d'action dans la liste déroulante avec :
Changer de produit
Exporter
Ajouter une mesure
Supprimer
⚠️ Le recalcul de la VAE peut prendre un certain temps, surtout si plusieurs contrats ou adresses sont concernés. Vous recevrez une notification au début et à la fin du calcul.
Exemple : Si une adresse n’a que 6 mois de consommation mesurée, le système s’appuie sur une répartition type de la consommation sur l’année (saisonnalité) pour estimer les mois manquants et calculer une consommation annuelle estimée.
Lorsque vous êtes sur la page d'une adresse, vous trouverez les onglets suivants :
Détail
Consommations
Journaux d'intégration
1.1.2 Statut de l'adresse
Chaque adresse dispose d'un statut de service actuel :
Statut | Signification |
Bleu – Demandé | Un service a été demandé mais n'est pas encore actif. |
Vert – Fourni | Un service actif et fourni est en place. |
Gris/Jaune – Non fourni | Un service était actif, mais il est maintenant inactif. |
Rouge – Supprimé | Un service a été supprimé. |
1.2 Groupes d'adresses
Un groupe d'adresses regroupe plusieurs adresses qui partagent la même configuration, tels que :
Paramètres de facturation
Données de communication
Relations de gestion par défaut
Codes comptables
Configuration du produit
Les bâtiments, les complexes ou les projets en sont des exemples typiques.
Nous pouvons trouver plusieurs informations dans cet onglet, telles que:
Le type du groupe d'adresses grâce à l'icône (bâtiment ou projet)
Le Nom du groupe d'adresses
Nombre d'adresses appartement au groupe d'adresses
Adresse du groupe: adresse principale du groupe d'adresses
Pour accéder aux détails d'un groupe d'adresses, il suffit de clicker sur le nom du groupe d'adresses:
1.2.1 Page d'un groupe d'adresses
Lorsque vous cliquez sur l'un de groupe d'adresses de la liste, vous accédez à la page de détails de ce groupe. Cette page propose des informations complètes et des options pour gérer le groupe d'adresses sélectionné.
Sous le nom du groupe d'adresses, vous trouverez les onglets suivants :
Détails
Compteurs
Facturation
Documents
Paramètres
Journaux d'intégration
Sur cette page, vous pouvez faire différentes actions:
ajouter manuellement des adresses via le bouton + Ajouter des adresses ;
ajouter manuellement des compteurs via le bouton + Installer un compteur ;
cliquer sur + Plus d’informations pour afficher un menu déroulant avec les options suivantes :
Ajouter un fichier
Supprimer
Exporter
2. Associer des adresses à un groupe d'adresses
2.1 Ajouter une adresses à un groupe d'adresses
Vous pouvez ajouter des adresses à un groupe d'adresses :
Lors de la création d'une adresse
Depuis le groupe d'adresses via le bouton "« Ajouter des adresses »
Lorsque vous déplacez une adresse d'un groupe à un autre, le système utilise une date de référence :
Les factures antérieures à cette date resteront chez l'ancien groupe.
Les factures à compter de cette date seront attribuées au nouveau groupe.
C'est important pour les rapports et l'historique des contrats. Par exemple:
Vous déplacez un emplacement le 15 janvier 2024 avec une date de référence du 1er janvier 2024 :
Les factures jusqu'à décembre 2023 inclus restent rattachées à l'ancien groupe.
Les factures à partir de janvier 2024 seront rattachées au nouveau groupe.
3. Rechercher, trier et filtrer
Dans les adresses, vous pouvez rechercher par adresse, ID externe ou informations de service. Les filtres disponibles sont : groupe d'adresses (sélection multiple), client, et statut (Fourni / Non fourni / / Tout).
Dans les groupes d'adresses, vous pouvez rechercher par nom ou adresse.
3.3 Mises à jour automatiques
Le statut du service s’ajuste automatiquement lors d’une activation ou d’une désactivation.
Les liens avec les contrats changent dès que les contrats commencent ou se terminent.
Si une intégration est connectée, certaines données d’adresse ou de groupe peuvent être mises à jour automatiquement (sans action manuelle).
Les relations de gestion peuvent être reprises à partir des groupes d’adresses.
3.4 Limitations et restrictions
Certaines actions sont limitées lorsque :
une adresse a des contrats actifs
un groupe est utilisé pour la facturation
un processus d'intégration est en cours
vous ne disposez pas des permissions suffisantes
Dans ces cas, les boutons apparaissent grisés ou masqués.
Situation | Comportement |
L’adresse appartient déjà à un autre groupe d’adresses | Vous pouvez déplacer l’adresse ; les anciennes factures restent associées à l’ancien groupe selon la date de référence. |
Supprimer le groupe d'adresse | Toutes les adresses seront dissociées du groupe, mais ne sont pas supprimées. |
Le groupe d’adresses ne contient aucune adresse | La liste affichera « aucune adresse disponible pour le moment. » |
Vous ne retrouvez pas une adresse dans la liste | Elle est peut-être filtrée, vous n’avez pas les droits nécessaires, ou elle a été supprimée. |
Vous essayez d’encoder une adresse ou un ID externe déjà existant | Le système bloque la création ou la modification pour éviter les doublons, conformément aux règles de validation. |
Impossible de supprimer l’adresse | L’adresse est encore liée à un ou plusieurs contrats actifs. Pour pouvoir la supprimer, il faut d’abord clôturer / terminer ces contrats. |
Impossible d’ajouter l’adresse à un groupe d’adresses | La date de référence est invalide ou l'adresse est déjà active dans un processus de facturation. |
Le groupe d'adresse continue d'afficher « Nécessite une attention particulière » | Configuration manquante, comme les données de facturation ou les relations de gestion. |
Des compteurs manquent dans l’aperçu | Aucun compteur associé ou l'installation est non finalisée. Ajoutez le compteur ou finalisez l’installation. |
Quelle est la différence entre une adresse et un groupe d'adresses ? Une adresse est un point individuel où des services sont fournis. Un groupe d'adresses est un ensemble d'adresses partageant des paramètres communs.
Une adresse peut-elle appartenir à plusieurs groupes ? Non, une adresse ne peut appartenir qu'à un seul groupe à la fois.
Que se passe-t-il lors du déplacement d'une adresse ? L'adresse est associée au nouveau groupe. La date de référence détermine quelles factures appartiennent à l'ancien ou au nouveau groupe.
Puis-je ajouter manuellement un service ? Les services sont créés automatiquement via l'assistant de configuration ou via des intégrations.
Les compteurs sont-ils gérés par adresse ou par groupe ? Les compteurs sont associés par adresse, mais certaines actions peuvent être effectuées au niveau du groupe.
Adresse : lieu avec services, compteurs et contrats.
Groupe d'adresses : ensemble d'adresses partageant des paramètres communs.
Service : gaz, électricité, eau ou autre type de services.
Fourni : service actif.
Non fourni : service temporairement inactif.
Demandé : service en cours de demande.
ID externe : identifiant de liaison vers des systèmes externes.
Relation de gestion : propriétaire ou gestionnaire d'une adresse ou d'un groupe.
Date de référence : date déterminant quelles factures sont rattachées à quel groupe.
Produit : ensemble d'articles de facturation regroupés en un modèle réutilisable, associé à un contrat pour définir ce qui est facturé et à quelle fréquence.
Propriétés personnalisées : champs ajoutés par l'entreprise pour enrichir les données.