L'onglet « Documents » de la page de détails d’un groupe d’adresses affiche tous les documents associés à ce groupe. Depuis cet onglet, vous pouvez consulter, télécharger, ajouter, mettre à jour et supprimer des documents.
Les documents peuvent également être rendus visibles dans le portail client, inclus dans les e-mails de bienvenue et assortis de dates de validité.
Vous pouvez accéder à cette section via : Groupes d’adresses → sélectionner un groupe d’adresses → onglet « Documents ».
1. Aperçu – Que montre l'onglet « Documents » ?
L'onglet « Documents » liste l’ensemble des documents liés au groupe d’adresses. Chaque ligne correspond à un document. Pour chaque document, les informations suivantes sont affichées :
Nom : nom d’affichage du fichier (par exemple « Lettre de bienvenue »).
Fichier : nom original du fichier (par exemple « welcome_letter.pdf »).
Date de création : date à laquelle le fichier a été importé.
Visibilité : icônes indiquant où et comment le fichier est visible.
Langues : drapeaux indiquant les versions linguistiques disponibles.
2. Mise en page
2.1 Icônes de visibilité
La colonne « Visibilité » utilise des icônes pour donner une information rapide :
Icône « ordinateur » : visible dans le portail client.
L'icône apparaît en gris foncé lorsque l'option est active, et en gris clair lorsqu'elle est inactive.
Icône « coche » : approbation requise par le client. Applicable uniquement aux fichiers du portail et d'emménagement.
Icône « emménagement » : visible pendant le processus de déménagement / emménagement.
Icône « horloge » : période de validité.
L'icône apparaît en gris foncé lorsque l'option est active, et en gris clair lorsqu'elle est inactive.
Icône « enveloppe » : inclus dans les e-mails de bienvenue.
En survolant les icônes, vous obtenez des détails supplémentaires, comme les dates exactes de validité.
2.2 Langues
Chaque fichier peut exister en plusieurs langues. Le tableau affiche le nom dans la langue par défaut de l’organisation, et des drapeaux indiquent quelles autres langues sont disponibles. Les clients verront automatiquement la version correspondant à leur langue préférée (ou, si nécessaire, la langue par défaut).
3. Actions possibles depuis l'onglet « Documents »
3.1 Ajouter des fichiers
Les utilisateurs disposant des droits appropriés peuvent :
cliquer sur « Ajouter un fichier »
importer un fichier
définir un nom d'affichage
ajouter éventuellement des traductions
définir la visibilité
configurer les dates de validité
déterminer si le fichier est inclus dans les e-mails de bienvenue
sauvegarder
Important :
Les noms de fichiers doivent être uniques par groupe d'adresses
Le système ne fait pas de distinction entre majuscules et minuscules.
3.2 Mettre à jour des fichiers
Après l'import, vous pouvez encore ajuster certains paramètres du fichier : sa visibilité, sa période de validité, l’approbation requise et son inclusion dans les e-mails de bienvenue.
En revanche, il n’est pas possible de modifier le contenu du fichier ni de changer son nom une fois le fichier importé.
3.3 Supprimer des fichiers
La suppression se fait via l’action de suppression sur la ligne correspondante. La suppression est définitive et irréversible.
3.4 Télécharger
Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs fichiers et les télécharger soit individuellement, soit sous forme d’une archive ZIP.
Problème | Solution |
Le fichier est visible, mais pas pour les clients. | Vérifiez les paramètres de visibilité ainsi que la période de validité. |
L’icône « horloge » est grisée. | Le fichier a expiré ou n'est pas encore valide. |
Le fichier ne peut pas être importé. | Un fichier avec le même nom existe déjà dans ce groupe d’adresses (les majuscules/minuscules ne sont pas distinguées). |
Le fichier n’apparaît pas dans le portail. | Contrôlez les dates de validité et rafraîchissez la page. |
Pourquoi ne voyez-vous pas un fichier que vous venez d’ajouter ?
Vérifiez la visibilité, les dates de validité, puis actualisez la page.
Pourquoi ne pouvez-vous pas ajouter un fichier avec ce nom ?
Les noms de fichiers doivent être uniques au sein d’un même groupe d’adresses (les majuscules/minuscules ne sont pas distinguées).
Que deviennent les fichiers si vous supprimez un groupe d’adresses ?
Tous les fichiers associés à ce groupe d’adresses sont automatiquement supprimés.
Pouvez-vous télécharger plusieurs fichiers en même temps ?
Oui. Sélectionnez plusieurs fichiers, puis téléchargez-les en une seule fois (au besoin sous forme d’archive ZIP).
Pourquoi voyez-vous plusieurs drapeaux de langue ?
Cela signifie que le fichier existe en plusieurs versions linguistiques.
Que signifie l’icône “horloge” ?
Elle indique si le fichier se trouve actuellement dans sa période de validité.
Pouvez-vous modifier le contenu d’un fichier ?
Non. Pour mettre à jour le contenu, supprimez le fichier et ajoutez une nouvelle version.
Groupe d’adresses : regroupement d’adresses utilisé pour organiser la gestion.
Nom de fichier affiché : nom visible par l’utilisateur, qui peut varier selon la langue.
Nom du fichier : nom d’origine du fichier importé (ex. « welcome_letter.pdf »).
Visibilité : définit qui peut voir le fichier.
Approbation requise : paramètre obligeant les clients à confirmer avant de poursuivre.
E-mail de bienvenue : e-mail automatique envoyé lors de l’onboarding, pouvant inclure des fichiers.
Période de validité : intervalle de dates pendant lequel le fichier est visible pour les clients.