L'onglet « Fichiers » est l'endroit central où tous les documents et pièces jointes d'un client sont stockés et gérés. Vous pouvez y importer, consulter, télécharger et supprimer des fichiers tels que des factures, contrats, documents d'identification ou correspondances client.
1. Informations affichées
La section « Fichiers » affiche un tableau avec les informations suivantes :
Colonne | Description |
Nom | Le nom visible que vous donnez au fichier (ex. : « Contrat 2025 ») |
Fichier | Le nom de fichier d'origine (ex. : « contrat_2025.pdf ») |
Date de création | La date à laquelle le fichier a été ajouté |
Visibilité | Indique qui peut voir le fichier (interne, portail client, etc.) |
Consulté (Vu) | La date à laquelle le client ou l'utilisateur a ouvert le fichier |
Signé | La date de signature, le cas échéant |
Origine | La source du fichier (téléversement client, contrat, produit, etc.) |
Au-dessus du tableau, vous pouvez filtrer par statut de consultation (consulté / non consulté), par visibilité (interne / portail / portail et emménagement) et par période d'importation.
2. Formats de fichiers supportés
2.1 Types de fichiers acceptés
Vous pouvez importer pratiquement tous les formats courants :
Documents : PDF, DOCX, DOC, TXT, RTF
Images : PNG, JPG, JPEG, GIF, BMP
Tableurs : XLSX, XLS, CSV
Archives : ZIP, RAR
Tous les autres formats de fichiers sont également acceptés
2.1 Taille maximale
La taille maximale est de 25 Mo par fichier. Vous pouvez importer plusieurs fichiers, mais chacun ne doit pas dépasser 25 Mo individuellement. Un fichier trop volumineux génère un message d'erreur et l'importation est annulée.
3. Importer un fichier
Voici les étapes pour importer un fichier :
Accédez au menu « Clients » et ouvrez le client souhaité
Cliquez sur l'onglet « Fichiers »
Cliquez sur « Ajouter un fichier » (icône avec un signe +)
4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, renseignez un nom reconnaissable (ex. : « Facture novembre 2025 ») et déposez le fichier dans la zone d'importation ou cliquez dessus pour le sélectionner
5. Si le client dispose d'un compte portail actif, cochez « Afficher dans le portail client » si vous souhaitez le rendre visible. Laissez décoché pour les fichiers internes
6. Cliquez sur « Confirmer » ou « Ajouter »
Une fois l'importation terminée, le fichier apparaît immédiatement dans la liste. En cas d'erreur, un message explicatif s'affiche (fichier trop volumineux, problème réseau, erreur serveur).
4. Consulter les fichiers
Utilisez les filtres pour retrouver rapidement un fichier spécifique : par statut de consultation (tous / consulté / non consulté), par visibilité (interne ou portail) ou par date ou contrat.
5. Télécharger des fichiers
5.1 Télécharger un seul fichier
Sélectionnez le fichier souhaité et cliquez sur « Télécharger ». Le fichier est directement téléchargé sur votre ordinateur.
5.2 Télécharger plusieurs fichiers
Sélectionnez plusieurs fichiers à l'aide des cases à cocher, puis cliquez sur « Télécharger ». Les fichiers sont regroupés dans un fichier ZIP. Décompressez le fichier ZIP pour accéder aux fichiers.
💡 Les fichiers conservent leur extension d'origine. Le nom visible est utilisé comme nom de fichier. Tous les téléchargements s'effectuent via des points d'accès sécurisés, sans liens publics.
6. Supprimer des fichiers
Voici les étapes pour supprimer un fichier :
Sélectionnez un ou plusieurs fichiers
Cliquez sur « Supprimer »
Confirmez la suppression dans la boîte de dialogue
⚠️ La suppression est permanente et irréversible. Certains fichiers système ou liés à un produit sont protégés et ne peuvent pas être supprimés. La suppression en masse est possible. Une confirmation est toujours requise.
7. Niveaux de visibilité
Niveau | Description |
Interne | Visible uniquement par les collaborateurs |
Portail | Visible par le client dans le portail client |
Portail & Emménagement | Visible dans le portail client et lors du processus d'emménagement |
Mesures de sécurité
Les fichiers sont stockés dans un espace cloud sécurisé, accessible uniquement aux utilisateurs autorisés. Aucun lien public n'est disponible. L'accès est contrôlé via une isolation par entreprise. Les actions sont enregistrées dans le journal d'activité si cette option est activée.
Situation | Cause et solution |
Message « Fichier trop volumineux » | Le fichier dépasse 25 Mo. Réduisez sa taille ou compressez-le |
Importation échouée | Vérifiez la taille du fichier et votre connexion internet |
Fichier non visible dans le portail | Vérifiez le niveau de visibilité et les droits d'accès au portail |
Fichier non téléchargeable | Le fichier a peut-être été supprimé. Contactez le support |
Noms de fichiers en doublon | Autorisé, mais utilisez des noms uniques pour plus de clarté |
Fichier corrompu | Téléchargez à nouveau et vérifiez que le téléversement s'est bien terminé |
Impossible de supprimer | Certains fichiers système ou liés à un produit sont protégés |
Puis-je importer plusieurs fichiers en même temps ? Non, les fichiers doivent être importés un par un.
Que se passe-t-il en cas de noms en doublon ? Les doublons sont autorisés, mais il est recommandé d'utiliser des noms uniques pour plus de clarté.
Les clients peuvent-ils importer leurs propres fichiers ? Oui, si l'importation via le portail client est activé.
Les fichiers sont-ils supprimés automatiquement ? Non, la suppression se fait uniquement manuellement.
Puis-je récupérer un fichier supprimé ? Non, les fichiers supprimés sont définitivement effacés.
Les fichiers sont-ils sécurisés ? Oui, le stockage et le transfert s'effectuent via un espace cloud sécurisé.
Puis-je renommer un fichier ? Vous pouvez modifier le nom visible via la fenêtre de modification, si vous disposez des droits nécessaires.
Comment savoir si un client a consulté un fichier ? La colonne « Vu » affiche la date à laquelle le fichier a été ouvert.
Puis-je télécharger tous les fichiers en même temps ? Oui, sélectionnez plusieurs fichiers et cliquez sur « Télécharger ». Ils seront regroupés dans un fichier ZIP.
Puis-je prévisualiser un fichier sans le télécharger ? Pas pour l'instant. Vous devez télécharger le fichier pour l'ouvrir.
Terme | Définition |
Fichier | Document ou pièce jointe associé à un client |
Pièce jointe | Synonyme de fichier, souvent lié à un contrat ou un produit |
Nom | Nom visible que vous renseignez lors du téléversement |
Nom de fichier | Nom d'origine sur votre ordinateur |
Visibilité | Définit qui peut voir le fichier |
Origine | Source du fichier (téléversement client, contrat, système) |
Importation | Ajout d'un fichier dans le système |
Téléchargement | Récupération d'un fichier depuis le système |
Portail | Espace client dans lequel les fichiers peuvent être rendus visibles |
Interne | Visible uniquement par les collaborateurs |