L'onglet « Transactions » d'une fiche client affiche tous les mouvements financiers d'un client. Vous pouvez y consulter les paiements, factures, avoirs, rejets, dépréciations et ajustements d'équilibre, ainsi que leur statut et leurs associations. Cette carte est indispensable lorsqu'un client vous contacte avec une question sur une facture ou un paiement : vous voyez exactement quelles transactions sont ouvertes, traitées ou associées.
1. Accéder aux transactions
Pour accéder aux transactions, il faut suivre les étapes suivantes :
Naviguez vers « Clients »
Recherchez le client par nom, adresse ou numéro de client
Cliquez sur l'onglet « Transactions » sur la page de détails du client
Depuis l'écran des transactions, vous pouvez rechercher par numéro de facture, numéro de paiement, référence ou montant, trier par date ou montant total, filtrer par date, type ou statut de transaction, et cliquer sur une transaction pour en consulter les détails. Les transactions les plus récentes apparaissent en haut de la liste.
Chaque ligne de la liste des transactions représente un événement financier.
2. Types de transactions
Type | Description |
Facture | Transaction de débit pour des services fournis, visible dans la carte « Factures » |
Paiement (entrant) | Argent reçu du client |
Paiement (sortant) | Remboursement au client |
Avoir | Montant négatif réduisant le solde ouvert |
Rejet (contre-passation) | Paiement annulé ou refusé par la banque |
Frais de recouvrement | Frais générés lors d'un prélèvement échoué ou d'un rappel |
Dépréciation | Dépréciation administrative d'un montant irrécupérable |
Ajustement d'équilibre | Correction manuelle de l'équilibre par un utilisateur disposant des droits administratifs |
Les transactions peuvent être ouvertes (encore à solder) ou clôturées (entièrement traitées).
3. Statuts
Chaque transaction possède un statut de lettrage indiquant si elle a déjà été associée ou traitée.
Statut | Signification |
Non réglée | La transaction est encore entièrement ouverte |
Partiellement réglée | Une partie du montant a été associée ou payée |
Réglée | La transaction est entièrement payée ou soldée |
Rejeté | La transaction a été annulée ou contre-passée |
4. Consulter les détails d'une transaction
En cliquant sur une transaction, vous accédez à son écran de détails, où vous pouvez consulter l'identifiant et la date de la transaction, le montant, le solde ouvert et le statut, les factures ou paiements associés, la référence bancaire ou les messages d'erreur éventuels, ainsi que l'historique de lettrage indiquant quelles transactions sont liées entre elles.
5. Rapprochement
Le rapprochement indique comment les paiements sont associés aux factures correspondantes, par exemple un paiement qui solde partiellement ou entièrement une facture.
5.1 Rapprochement automatique
Lors de la réception d'un paiement reconnu par sa référence ou son montant, le système l'associe automatiquement aux factures ouvertes correspondantes. Une fois que le paiement couvre l'intégralité du montant ouvert, le statut passe à « Entièrement rapproché ».
5.2 Rapprochement manuel
Sélectionnez une transaction non rapprochée ou partiellement rapprochée
Consultez dans l'écran de détails les transactions avec lesquelles elle peut être associée
Cliquez sur « Régler » (il faut parfois faire défiler sur la droite pour que le bouton apparaisse)
Choisissez les factures ou paiements à associer
Cliquez sur « Enregistrer »
Le rapprochement est appliqué immédiatement et l'équilibre est automatiquement mis à jour.
5.3 Annuler un rapprochement
Sélectionnez une transaction rapprochée ou partiellement rapprochée
Consultez dans l'écran de détails les transactions auxquelles elle est liée
Cliquez sur « Annuler » pour défaire le rapprochement
Les transactions reviennent au statut « Non rapproché » ou « Partiellement rapproché » selon le solde restant.
6. Transactions verrouillées
Certaines transactions peuvent temporairement ne pas être modifiables ou lettrables. Une transaction est verrouillée lorsque le paiement ou le remboursement fait partie d'un fichier bancaire sortant, que la banque n'a pas encore renvoyé de confirmation, ou que la transaction fait partie d'un prélèvement actif.
Le verrouillage est automatiquement levé dès réception de la confirmation bancaire.
7. Exporter les transactions
Vous pouvez exporter toutes les transactions vers Excel :
Cliquez sur « Plus » (⋯) en haut à droite
Sélectionnez « Exporter » puis « Transactions »
L'export contient la date, le type, la référence, le montant, le statut et les informations de lettrage, avec une ligne par transaction et les devises et décimales selon les standards de votre entreprise.
8. Recherche et filtres
La carte propose plusieurs options de recherche et de filtrage :
Recherche : par numéro de facture, référence de paiement ou montant
Filtre par type : Factures, Paiements, Avoirs, etc.
Filtre par compte bancaire
Filtre par date de transaction : via un sélecteur de date
Cliquez sur « Tout afficher » pour charger les transactions plus anciennes.
9. Relation avec les autres cartes
Carte | Relation avec les transactions |
Équilibre | Affiche un résumé de toutes les transactions (crédit + débit) |
Factures | Chaque facture est associée à une ou plusieurs transactions (paiements, corrections, etc.) |
Détails bancaires | Détermine quel compte est utilisé pour les paiements entrants et sortants |
Communication | Les notifications de facture ou de paiement sont basées sur le statut des transactions |
10. Situations particulières
Problème | Cause possible / solution |
La transaction n'apparaît pas. | Vérifiez les filtres actifs ou vos droits d'accès. |
Le montant dû est incorrect. | Un paiement n'a pas encore été associé ou confirmé. Attendez la synchronisation. |
Le statut reste « En attente de confirmation bancaire ». | La banque n'a pas encore renvoyé la confirmation. Revérifiez après 24 heures. |
Solde négatif malgré le paiement | Le paiement a été comptabilisé sur la mauvaise transaction. Contactez votre administrateur. |
Double transaction | Vérifiez s'il s'agit d'un rejet ou d'une correction. En cas de doute, contactez le support. |
Quelle est la différence entre une transaction ouverte et une transaction clôturée ? Une transaction ouverte n'est pas encore entièrement payée ou confirmée. Une transaction clôturée est entièrement traitée.
Que signifie « En attente de confirmation bancaire » ? Le paiement a été envoyé, mais le système attend encore la confirmation de la banque.
Puis-je ajouter une transaction manuellement ? Seuls les utilisateurs disposant de droits administratifs spécifiques peuvent ajouter des ajustements d'équilibre.
Puis-je supprimer une transaction ? Non, les transactions sont conservées de façon permanente dans le cadre de la comptabilité. Seuls les ajustements d'équilibre peuvent être révisés.
Les avoirs apparaissent-ils comme des transactions ? Oui, les avoirs apparaissent comme des transactions négatives de type « Avoir ».
Que se passe-t-il lors d'un rejet ? Le paiement d'origine est contre-passé et le montant est à nouveau affiché comme ouvert.
Puis-je trier ou filtrer les transactions ? Oui, vous pouvez trier par type, date, statut, montant ou numéro de facture.
Terme | Définition |
Transaction | Événement financier (paiement, facture, correction, etc.) |
Rapprochement | Association ou compensation de transactions entre elles |
Non réglé (non lettré) | Aucune association ni paiement reçu |
Partiellement réglé | Partiellement payé ou associé |
Entièrement réglé | Entièrement traité |
Rejeté | Paiement annulé ou refusé |
Ajustement d'équilibre | Correction manuelle effectuée par le service administratif |
Confirmation bancaire | Notification de la banque confirmant le traitement du paiement |
Traçabilité | Journal permanent et non modifiable de tous les événements financiers |