La carte « Contacts » affiche toutes les coordonnées d'un client. Vous pouvez y consulter et mettre à jour les adresses e-mail, numéros de téléphone et sites web. Ces informations sont utilisées pour communiquer avec le client, par exemple pour l'envoi de factures ou de notifications.
La fiche de contact offre un aperçu clair des coordonnées disponibles d'un client :
1. Coordonnées principales
Les données client les plus importantes sont listées en haut :
Adresse e-mail : L’adresse e-mail principale du client
Téléphone : le numéro de téléphone fixe du client
Téléphone portable : Le numéro de téléphone portable principal
Site Web : l’URL du site Web principal du client
Si présent, chaque champ peut contenir une description (visible via une icône d'information) :
2. Coordonnées supplémentaires
Lorsqu'il existe plusieurs contacts ou points de contact, ils sont affichés sous les données principales, regroupés par description (par exemple, « Contact de facturation » ou « Contact d'urgence ») :
Plusieurs informations de contact supplémentaires peuvent être ajoutées par type.
3. Fonctionnement
Les coordonnées sont enregistrées par client. Chaque client peut avoir :
Un contact principal par type (par exemple une adresse e-mail principale)
Plusieurs contacts supplémentaires avec une description
Par défaut, le système utilise les coordonnées principales pour la communication, sauf configuration contraire.
4. Modifier les coordonnées
Pour modifier les coordonnées, la permission « Update Customer Contact Details » est requise. Si le bouton « Modifier » n'apparaît pas, contactez votre administrateur système.
Voici les étapes pour modifier les coordonnées :
Ouvrez la page de détails du client
Repérez la carte « Contact »
Cliquez sur « Modifier » (icône crayon)
4. Dans la fenêtre d'édition, vous pouvez modifier les champs principaux (e-mail, mobile, téléphone, site web), ajouter des descriptions et ajouter des coordonnées supplémentaires via « Coordonnées supplémentaires »
5. Cliquez sur « Enregistrer » pour sauvegarder les modifications
5. Ajouter des coordonnées supplémentaires
Ouvrez la fenêtre d'édition de la carte Contact
Faites défiler jusqu'à « Coordonnées supplémentaires »
Cliquez sur « Ajouter »
4. Saisissez une description (par exemple « Contact facturation » ou « Contact d'urgence »)
5. Ajoutez les coordonnées souhaitées
6. Cliquez sur « Enregistrer »
Vous pouvez ajouter plusieurs entrées supplémentaires par client.
6. Format et validation
Adresses e-mail : elles doivent avoir un format valide (ex. : [email protected]). Les adresses sans @ ou sans domaine sont refusées.
Numéros de téléphone : ils sont automatiquement convertis au format international E.164 (ex. : +31 6 1234 5678), sur la base du pays de l'adresse de facturation du client. Les numéros invalides sont refusés avec un message d'erreur.
Sites web : ils doivent contenir une URL complète (ex. : https://entreprise.fr). Les adresses sans protocole (comme www.entreprise.fr) sont invalides.
Descriptions : elles sont facultatives, mais facilitent la distinction entre plusieurs contacts. Elles apparaissent sous forme d'infobulle via l'icône d'information.
Consulter - Toute personne disposant de droits de lecture sur les clients peut consulter les coordonnées, visibles sur la page de détails sous l'onglet Détails.
Modifier - La permission « Update Customer Contact Details » est requise. Le bouton « Modifier » n'apparaît que si vous disposez de ce droit. Toutes les modifications sont enregistrées dans le journal d'activité.
Ce qui est mis à jour lors de l'enregistrement - Lors de l'enregistrement, toutes les coordonnées sont actualisées en une seule fois. Si aucun contact principal n'existe encore, il est automatiquement défini. Les modifications sont immédiatement transmises aux systèmes connectés.
Problème | Solution possible |
Les coordonnées ne sont pas visibles | Vérifiez que le client a des coordonnées renseignées et que vous disposez des droits de lecture |
Impossible de modifier | Vérifiez vos droits de modification ou contactez votre administrateur |
Le numéro de téléphone n'est pas enregistré. | Vérifiez que le numéro est valide et qu'il est correctement formaté automatiquement |
L'adresse e-mail n'est pas enregistrée. | Vérifiez le format (doit contenir un domaine valide) |
Les modifications n'apparaissent pas. | Actualisez la page et vérifiez s'il y a des erreurs ou un message de réussite. |
La carte de contact est vide. | Cliquez sur Modifier pour ajouter de nouvelles informations de contact |
Puis-je ajouter plusieurs adresses e-mail ?
Oui, une adresse e-mail principale et plusieurs adresses supplémentaires avec des descriptions.
Comment déterminer quel contact est principal ?
Le premier contact d'un type donné est automatiquement défini comme principal. Ce paramètre ne peut pas être modifié manuellement.
Que se passe-t-il si je supprime toutes les informations de contact ?
La fiche de contact affichera alors un message d'état vide. Vous pouvez ajouter de nouvelles informations de contact à tout moment.
Les numéros de téléphone doivent-ils contenir un indicatif pays ?
Non, le système complète automatiquement l'indicatif correct sur la base de l'adresse de facturation.
Puis-je ajouter un contact sans description ?
Oui, la description est facultative. Elle aide simplement à organiser les contacts.
Quelle est la différence entre Téléphone et Mobile ?
Téléphone est destiné aux numéros fixes, Mobile aux téléphones mobiles. Les deux peuvent être définis comme principaux.
À quoi servent les coordonnées ?
Les coordonnées principales sont utilisées par défaut pour la communication automatique (comme les factures et les notifications).
Puis-je voir qui a modifié les informations de contact ?
Oui, toutes les modifications seront visibles dans le flux d'activité du client.
Et si je fais une erreur en éditant ?
Cliquez sur Annuler pour annuler les modifications, ou ajustez les données et cliquez à nouveau sur Enregistrer.
Les coordonnées sont-elles nécessaires lors de la création d'un client ?
Non, ils peuvent être ajoutés ultérieurement, mais il est recommandé d'en spécifier au moins un.
Contact principal : l'entrée principale par type (e-mail, téléphone, etc.), utilisée pour la communication par défaut
Type de contact : la catégorie de coordonnées (e-mail, téléphone, mobile, site web)
Description : étiquette facultative pour les contacts supplémentaires, comme « Travail » ou « Contact d'urgence »
Format E.164 : format téléphonique international commençant par un indicatif pays (ex. : +31 6 1234 5678)
Statut vide : message affiché lorsqu'aucune coordonnée n'est renseignée
Journal d'activité : historique de toutes les modifications apportées aux données du client, y compris les mises à jour des coordonnées