Inleiding
Als je in deze sectie van onze handleiding bent beland, dan betekent dit dat je bezig bent met het instellen van je Zero Friction account en specifiek met de Import jobs parameters. 🚀
Zodra je succesvol bent ingelogd op je account, kun je navigeren naar de linkerkant van je scherm en helemaal naar beneden klikken op Configuratie ⚙️.
Merk je op dat je het pictogram ⚙️ niet ziet? Dat komt omdat je niet de beheerdersrechten hebt om toegang te krijgen tot dit gedeelte van je account. We raden je aan contact op te nemen met je accountbeheerder als je twijfelt.
Laten we eerst even kijken naar de meer algemene instellingen van je account, zoals Configuratie, Producten, Metering en Communicatie voordat we dieper ingaan op de specifieke instellingen voor Importeren.
Weet u niet zeker wat u moet doen? Aarzel niet om contact met ons op te nemen via [email protected] of via de chatfunctie.
Configuratie-instellingen
Nadat je op het tabblad Configuratie hebt geklikt, de eerste in de lijst, worden verschillende opties geopend, zoals Organisatie, Parameters, Nummerreeks en Aangepaste entiteiteigenschappen.
Organisatie
Dit deel van de configuratie heeft betrekking op het instellen van enkele algemene gegevens over je bedrijf zoals:
Algemeen zoals automatische verwerking of migratiemodus (bepaalt of je account klaar is voor de Go live-fase of niet), het btw-nummer, het algemene nummer van de organisatie, de tijdzone, cultuur (de taal en het land van je account met het vereiste formaat en het organisatienummer.
Adres van uw bedrijf.
Contactgegevens van de helpdesk van je organisatie en een klantenservicenummer (Onderbrekingsnummer).
Extra waar u de primaire en secundaire kleuren en het logo van uw bedrijf kunt toevoegen.
Handmatige nummering voor ?.
Als u dit inschakelt, wordt de automatische nummering uitgeschakeld en moet u handmatig een uniek nummer invullen wanneer u een nieuwe entiteit aanmaakt.
Parameters
In dit tabblad van de configuratie kun je een aantal add-ons instellen die specifiek gerelateerd zijn aan facturatie in Zero Friction:
Goedkeuring overslaan. Indien aangevinkt keurt het systeem alles goed zonder tussenkomst.
Betaling overslaan. Indien aangevinkt worden er geen betalingen of transacties gegenereerd door het systeem.
Incassocyclus inschakelen. Als deze optie is aangevinkt, worden aanmaningen op facturen ingeschakeld.
Incassogrens factuur aanmaakdatum. De datum vanaf wanneer achterstallige facturen worden toegevoegd aan een incassozaak.
Afhandeling incasso. De manier waarop een klant wordt terugbetaald wanneer een boete wordt teruggedraaid. Dit kan het resterende openstaande bedrag zijn of het volledige boetebedrag.
Voorschotten niet crediteren als ze niet betaald zijn. Als deze optie is aangevinkt, worden voorschotten die niet volledig zijn betaald/verrekend niet gecrediteerd wanneer de periodieke factuur/eindnota wordt aangemaakt.
Factuurverzameling groeperen per klant. Als deze optie is ingeschakeld en een klant meerdere servicelocaties heeft die zijn gekoppeld aan verschillende vastgoedgroepen, worden facturen ook gegroepeerd per vastgoedgroep.
Min. voorschotbedrag (excl. btw). Dit veld kan worden gebruikt om lage voorschotbedragen te voorkomen. Als dit is ingesteld en een berekend voorschotbedrag lager is dan dit getal, wordt dit bedrag toch voorgeschoten.
BTW-code organisatie. Dit is het btw-tarief dat wordt gebruikt voor voorschotten voor alle klanten met het organisatietype.
Residentiële BTW-code. Dit is het btw-tarief dat wordt gebruikt voor voorschotten voor alle klanten met het type persoon.
Nummerreeksen
Onder het tabblad Nummerreeksen kun je de nummerreeksen definiëren die Zero Friction zal gebruiken voor facturen, contracten, klanten, mandaten, exportjobs en incassozaken. Per categorie voer je de gewenste beginwaarden in en je kunt ook bepalen of er een toevoeging achter het nummer zelf komt. Dit stel je in onder de kolom Formatstring. De opmaaktekenreeks maakt ook gebruik van de gedefinieerde segmenten.
Bovendien ondersteunen we drie segmenttypes:
1. Constant: dit is een vast symbool dat aanwezig zal zijn in het gegenereerde getal, bijvoorbeeld een '-'-teken.
2. Jaar: Zal de YYYY (2000) notatie gebruiken in de nummerreeks, hier is geen zoekwaarde nodig.
3. Factuurtype: Wanneer de gegenereerde entiteit overeenkomt met de specifieke zoekwaarde, wordt de gebruikte waarde gebruikt in de nummerreeks. Bijv. 'Zoekwaarde: Advance' en 'Value: ADV' zal resulteren in ADV00001.
Het is ook belangrijk dat je het segment onder Format string toevoegt. Dit doe je door een tweede string toe te voegen in oplopende volgorde na {0} , dus hier {1}. Je kunt deze strings links of rechts van de bestaande {0} string toevoegen, al dan niet gescheiden door een '-' karakter. Die tekenreeks zal dan zichtbaar zijn op de factuur.
Last but not least is het ook mogelijk om verschillende segmenten toe te voegen aan de nummering. Je moet eerst telkens een nieuw segment toevoegen en de waarden ervan definiëren. Voeg dan telkens een extra opmaakstring {1}, {2}, enzovoort toe in de kolom Opmaakstring voor elk segment dat je wilt gebruiken.
Aangepaste entiteiseigenschappen
Tot slot biedt dit onderdeel van de Configuratie-instellingen, Zero Friction de mogelijkheid om aangepaste velden toe te voegen voor het geval je een plaats mist waar je extra informatie kunt plaatsen.
Het toevoegen van een custom veld is heel eenvoudig en je hebt alleen deze informatie nodig: Naam , Beschrijving, Entiteit (klant, contract, meter, locatie, locatiegroep), gegevenstype en eenheid.
Product
Producten
Producten in Zero friction definiëren in principe alles wat gefactureerd wordt, je kunt bijvoorbeeld producten instellen op contracten of eigendomsgroepen. Een product bestaat uit factuuritems die de factuurregels vormen om je eindklant te factureren. Als je ook bijlagen aan een product toevoegt, zijn deze beschikbaar voor de klant in het klantenportaal tijdens bijvoorbeeld een verhuizing.
Om de configuratie en een product te starten, klikt u op het ➕ pictogram en geeft u uw product een naam. Als het product alleen vaste kosten heeft die onafhankelijk zijn van het verbruik, kunt u ook aangeven of het aan het begin van de factureringsperiode gefactureerd moet worden.
Factuuritem
Vervolgens moet u factuuritems aanmaken (of bestaande items selecteren) om toe te voegen aan uw product(en). Om items toe te voegen, klikt u op het ➕ pictogram en vult u de vereiste velden in:
Naam factuuritem
Beschrijving
Organisatie belastingcode
Resident belastingcode
Type factuurberekening
Voor het type factuurberekening heb je drie types:
Verbruik
Abonnement
Aangepaste entiteitseigenschap
Voorbeelden hiervan kunnen zijn: oppervlakte, een quotum, capaciteit, aantal bewoners of een gebouwquotum
Afhankelijk van de waarde kun je dan een andere prijs instellen.
Last but not least moet je de tarieven aan je producten toevoegen. Een tarief bestaat uit de volgende elementen:
Periodes:
het tarief is actief tussen deze data. Het kan een voorwaarde of een tarief bevatten.Voorwaarden:
deze bepalen welk tarief uiteindelijk zal worden aangerekend en bevatten een andere voorwaarde of een tarief.Opties:
je kunt klanten factureren met verschillende tarieven, afhankelijk van de voorwaarden waaraan ze voldoen. Bijv: De gekozen voorwaarde is betaalmethode: je kunt een verschillend tarief instellen voor automatische incasso en voor overschrijving op hetzelfde factureringsitem.Tarieven:
het tarief dat de klant moet betalen.
Invoervariabelen
In Zero Friction is het mogelijk om een zelf gedefinieerde formule te gebruiken om het factuuritem te berekenen. Je kunt een vaste waarde (een getal) in combinatie met rekenkundige operatoren (/,+,-) en haakjes gebruiken om een formule te maken. Het is ook mogelijk om te werken met invoervariabelen die je hebt gedefinieerd in de configuratie-instellingen onder Producten. Deze invoervariabelen kunnen worden gebruikt als kostencomponenten die elk jaar worden gedefinieerd. Op deze manier hoeft u alleen de invoervariabelen bij te werken en niet elke formule apart die ze gebruikt.
Belastingcodes
Het toevoegen van belastingcodes maakt het mogelijk om belastingen te scheiden in je Zero Friction account. De naam van de belastingcode is verplicht en moet uniek zijn. Deze belastingcodes zullen beschikbaar zijn bij het aanmaken van producten en/of artikelen in het systeem. Eén belastingcode moet worden geselecteerd als standaard voorschottarief, en zal automatisch worden gebruikt wanneer er wordt gefactureerd en er geen belastinginformatie beschikbaar is.
Met tarieven bedoelen we de actuele tarieven die gekoppeld zijn aan de geselecteerde belastingcode. Een tarief moet een decimaal getal zijn. Bijvoorbeeld, 0,21 geeft 21% weer. We staan geen tijdsoverschrijdingen of hiaten toe. Het is dus belangrijk om te weten dat wanneer je een toekomstig belastingtarief toevoegt, bijvoorbeeld "01/01/2019 - 01/01/2020" ➡️ "01/01/2020 - ... . Merk op dat een einddatum niet verplicht is, en dat als je deze niet invult, deze voor onbepaalde tijd van toepassing zal zijn.
Betalingen
Betalingsparameters
In de betalingsparameters kun je standaard acties instellen die automatisch worden toegepast in je Zero Friction account.
Gebruik alleen factuurnummer in betalingsreferenties met een check-box
Een standaard betalingstermijn die van toepassing is op al uw eindklanten
Een standaard debiteurencyclus
De SDD-betalingstermijn verwijst naar het moment waarop de betaling naar de bank wordt gestuurd en kan worden geconfigureerd met:
Aantal dagen: het aantal dagen dat wordt toegevoegd aan de factuurdatum.
Deze datum wordt de incassodatum.Vaste dag: de incassodatum wordt een vaste dag van de maand in de toekomst.
Betalingstermijnen
Hier kun je de verschillende betalingstermijnen configureren die je aanbiedt aan je eindklant, bijvoorbeeld de naam is 1M (1 maand)
Incassocycli
In Zero Friction kunt u automatische incassocycli met meerdere stappen aanmaken om achterstallige betalingen automatisch op te volgen met herinneringen aan uw eindklanten. U hoeft alleen maar op het ➕ pictogram te klikken en de vereiste stappen in te vullen:
De naam voor uw aanmaningsflow, bijvoorbeeld "Standaard incassocylus".
Kies de vertraging voor de flow, wat betekent dat je de flow kunt triggeren na X aantal dagen vanaf de achterstallige factuur.
Aantal stappen: je kunt nu verschillende stappen in de incassocirkel definiëren die plaatsvinden nadat een bepaald aantal vooraf gedefinieerde dagen is verstreken. Deze stappen kunnen een communicatie naar de klant zijn (brief, e-mail) of een handmatige actie zoals het bellen van de klant. Vervolgens kun je voor elke stap ook aangeven of er extra kosten voor de klant zijn of niet. Hieronder volgen de soorten kosten:
Vast:
Dit betekent dat er een vast bedrag betaald moet worden voor deze stap.Percentage van openstaand bedrag:
Dit type betekent dat een door de gebruiker gedefinieerd percentage wordt gebruikt om de kosten te berekenen.Gedifferentieerd percentage van openstaand bedrag:
Dit type kosten wordt gedefinieerd in niveaus, waarbij elk niveau een minimum- en maximumbedrag heeft, en een percentage dat wordt gebruikt als de achterstallige factuur binnen dat niveau valt.
Als de stap een communicatie naar de klant is, kun je ook de manier van verzenden (e-mail, post) definiëren, evenals een titel van het document, de sjabloon en de bijlagen.
Er zijn twee niveaus waarop het incassocycli kan worden geconfigureerd:
Op klantniveau
Op factuurniveau
Op klantniveau betekent dat het incassoproces alle achterstallige facturen van die klant in één incassocyclus groepeert. Wanneer een factuur te laat is, wordt deze toegevoegd aan een incassocyclus en wordt stap 1 van deze cyclus uitgevoerd door het systeem. Wanneer een klant meerdere achterstallige facturen heeft, worden deze gegroepeerd in dezelfde incassocyclus die mogelijk al in stap 3 is, gebaseerd op de eerste achterstallige factuur.
Op deze manier wordt het incassoproces niet opnieuw gestart vanaf stap 1 voor opeenvolgende achterstallige facturen. Ze worden opgeteld bij de totale som van de uitstaande incassocyclus en de cyclus gaat gewoon verder met de stap waarop hij zich bevindt.
Op factuurniveau betekent dat elke keer dat een factuur te laat is, er een nieuwe incassocyclus wordt aangemaakt die vanaf stap 1 begint. Op deze manier volgt elke achterstallige factuur van die klant alle stappen van het incassoproces en worden er meerdere incassocycli gestart voor die klant.
Bankrekeningen
Hier kan je de bankrekening van je organisatie instellen. Concreet kun je de rekeninghouder (de naam van je organisatie), het IBAN, het BIC-nummer en de SEPA-ID invoeren en je kunt van deze bankrekening een standaardrekening maken.
Metering
Meters
Alvorens een nieuwe meter toe te voegen aan je Zero Friction account (zowel manueel als met een .csv bestand), moet je eerst een eenvoudige en gemakkelijke configuratie doorlopen. U kunt eenvoudigweg op het ➕ icoon klikken en de vereiste stappen invullen:
Model van de meter, bijvoorbeeld Multical 801 (kWh)
Merk van de meter, bijvoorbeeld Kamstrup
Een korte beschrijving. Dit veld is niet verplicht, maar wel handig om in te vullen
Zodra je de meter hebt toegevoegd, klik je op het naamveld en verschijnt de sectie kanaalsjabloon onderaan.
Een meter meet natuurlijk verschillende dingen. Om te weten wat er gemeten wordt, moet je wat extra informatie toevoegen (we noemen dit de registers). Elk register vertegenwoordigt een specifiek type tijdreeks dat de meter meet.
Frequentie. De frequentie waarmee dit kanaal de informatie verschaft. Worden de meterstanden elke 5 minuten, elk uur, elke dag... verzameld?
Waardeverhoging. Dit vertegenwoordigt gemeten waarde een deltawaarde of een stijgende waarde. Delta is het verschil voor elke frequentie. Cumulatief betekent dat elke waarde in de tijdreeks toeneemt.
Meet type. Wat voor soort informatie wordt op dit kanaal afgelezen? Je kunt kiezen uit energie, volume, volumestroom, aanvoertemperatuur, retourtemperatuur en temperatuurverschil.
Dienst. Je kunt kiezen uit warmte, koeling, warm tapwater, water, elektriciteit, gas, regenwater en diensten.
Richting. Je kunt aangeven of het een inkomende of uitgaande energiestroom is.
Meeteenheid (UoM) van het type nutsvoorziening. Als u op het vervolgkeuzemenu klikt, krijgt u een volledige lijst met alle meeteenheden die we ondersteunen in ons platform.
Tijdstarief (ToU), bijvoorbeeld dag/nacht/totaal uur.
Import Jobs
Introduction
Een fundamenteel onderdeel van de sectie Configuratie is het definiëren van het bestandsformaat van je .csv-bestand. Stel je voor dat we periodiek een .csv-bestand moeten verwerken dat bijvoorbeeld afkomstig is van je meters. Het is een must dat het systeem weet hoe het dit bestand moet lezen.
Het niet voltooien van deze stap zal de migratie van uw data naar Zero Friction blokkeren. ✋
Er zijn twee manieren om dit in het systeem te configureren:
Via het tabblad bestandsformaten
De Bestandsformaten definiëren de structuur van de inkomende .csv bestanden. Je geeft het bestandsformaat eerst een naam, een omschrijving, de configuratie en de formaten. Als je bijvoorbeeld voor de eerste keer een bestand toevoegt dat verschillende informatie bevat, kun je het "Stamgegevensbestand" noemen, bij instellingen kun je migratie selecteren en het formaat is csv. Nadat je je eerste bestandsformaat hebt toegevoegd, is het tijd om de Parameters en de Waarden te configureren.
Parameters: we raden aan het selectievakje Eerste regel koptekst aan te vinken. Scheidingsteken is standaard een komma, datum/tijdformaat hangt af van je land maar we raden het formaat dd/mm/yyyy aan. Cultuur zijn de talen die we momenteel ondersteunen in Zero Friction, als je land niet in de lijst staat kun je Engels selecteren zodat je account in het Engels zal zijn. En als laatste, schedingsteken voor de duizendtallen en decimalen.
Als je de optie meetdata hebt gekozen voor de instellingen van je bestandsformaat, dan worden de secties waarden en eigenschappen verplicht. We zullen dit hieronder kort behandelen.
Via Data Providers: De Data Provider beschrijft de manier waarop de informatie het systeem binnenkomt of verlaat. Door een bestandsformaat en een communicatietype te kiezen, weet het systeem dat die bestanden via die communicatiemethode het systeem binnenkomen. Door dit communicatietype te kiezen, hebben we enkele extra parameters nodig om de communicatie succesvol uit te voeren.
Hoe waarden en attributen correct instellen:
Zoals eerder vermeld, moet je bij het kiezen van de optie meetdata in de instelling van je bestandsformaat aangeven welke kolommen je wilt exporteren. Deze kolommen worden geïndexeerd beginnend bij 0. Stel als voorbeeld: De eerste kolom komt overeen met het serienummer van de meter en bevindt zich bij kolomnummer 0 in het exportbestand. In Zero Friction moet je de kolommen uit de export van het bronmetersysteem matchen met de verwachte waarden.
Onder Waarden stel je het waardepad in op de kolom waar de gegevens gevonden kunnen worden.
Geef onder eigenschappen de bekende informatie over de waarde op. Het serienummer van de meter staat bijvoorbeeld in de eerste kolom (pad 0), de meeteenheid staat vast en het gebruikstype staat ook vast (ingesteld op 'warmte').
Voor koeling volgt u hetzelfde proces en stelt u het waardepad in op de vierde kolom (waardepad 3). Wijzig het kenmerk vaste waarde voor het gebruikstype in 'koelen'. Het einddatumpad, in het groene vierkant in het eerste voorbeeld, komt overeen met het kolomnummer waar de tijd van de meteruitlezing staat (in dit geval is het de tweede kolom of nummer 1 van het metersysteem).
Communicatie
Templates
Dit deel van de configuratie-instellingen is gewijd aan het aanpassen van je Zero Friction templates. Afhankelijk van het communicatietype (factuur, incassozaak, contract, verhuisaanvraag of persoonlijke informatie) kun je hier de PDF of de e-mail van het communicatietype in kwestie bewerken.
Verzendopties
Je kunt een standaard verzendmethode instellen voor je voorschotnota, correctienota, creditnota enzovoort en je kunt ook het onderwerp van de verzendmethode aanpassen.PDF-editor
Om onze gebruiksvriendelijke ingebouwde editor te openen, klikt u gewoon op Bewerken 📝 en u kunt meteen aan de slag met uw document. U kunt uw bestaande PDF- of HTML-sjabloon en de verschillende versies ervan (als u meerdere talen ondersteunt) toevoegen. Als je klaar bent, klik je op Editor sluiten en kun je verder met de rest van de configuratie (land tonen, saldo tonen, extra btw-specificaties).E-mail editor
Hetzelfde geldt voor de ingebouwde e-maileditor, je klikt gewoon op Bewerken 📝 en je kunt meteen aan de slag met je e-mailcommunicatie. Als je klaar bent, klik je op Editor sluiten en kun je verder met de rest van de configuratie (bijlage toevoegen, aangepaste HTML).
Globale vertaling
Als u globale e-mails of PDF-documenten wilt aanpassen die buiten de sjablonen vallen die we eerder hebben geconfigureerd (bijvoorbeeld de bankbestanden in uw account), hebben we een speciale sectie gemaakt in de communicatie-instellingen. Als u niet tevreden bent met de vertaling, kunt u op het 🔄 icoontje klikken en de vertaling resetten.
Zie je slechts één taal beschikbaar in de globale vertalingen en wil je er meer toevoegen? Klik op het tabblad Instellingen (onder Communicatie) en klik op ➕ Toevoegen. De talen die momenteel beschikbaar zijn, zijn Nederlands (Nederland), Nederlands (België), Frans (België), Fins en Duits. Zodra je een taal hebt toegevoegd, verschijnt deze op het tabblad Globale vertalingen.
Instellingen
Tot slot gaat dit gedeelte van uw communicatie-instellingen over de taal of talen van uw account, de communicatievoorkeuren en de e-mailinstellingen voor het klantenportaal.
Talen
Je kunt maar één standaardtaal hebben en je kunt een tweede of zelfs een derde taal toevoegen en de vertalingen toevoegen in het tabblad Globale instellingen. De talen die momenteel beschikbaar zijn, zijn Nederlands (Nederland), Nederlands (België), Frans (België), Fins en Duits.Communicatievoorkeuren
Met de blauwe schuifknop kan je beslissen om de communicatie met klanten aan of uit te zetten. Op deze manier zal Zero Friction communicatiedocumenten naar uw eindklanten sturen.E-mail instellingen
U kunt een domeinnaam configureren, bijvoorbeeld companyName.client.be en deze vervolgens verifiëren. Vervolgens kunt u een afzendernaam, een reply to naam en e-mailadres toevoegen.
Klantportaal
Algemeen
In dit laatste deel van configuratie-instellingen kijken we naar het instellen van het klantenportaal. In het bijzonder kun je het voorschotbedrag aanpassen met een instelbaar bereik. Het bereik stelt in feite de spanwijdte in voor hoeveel de bewoners hun voorschotbedrag kunnen verhogen of verlagen. De voorschotbedragen kunnen vaste of procentuele waarden hebben. De vaste waarden worden aangegeven met een absolute minimum- en maximumwaarde. Voor het percentage is het voorschotbedrag dat in het portaal wordt getoond het bedrag dat op het contract is ingesteld, vermenigvuldigd met het minimum- en maximumpercentage. Bijvoorbeeld, het voorschotbedrag van de klant is 100 en je hebt een bereik van 50% - 150% gekozen. De klant kan zijn voorschot alleen wijzigen tussen 50 en 150%.
E-mailcommunicatie
Om de e-mailsjablonen te wijzigen, klikt u gewoon op "Naar e-mailsjablonen" en u wordt doorgestuurd naar de communicatiemodule.
Facturatie
Hier hebt u de mogelijkheid om de facturen te visualiseren of niet op het klantportaal.