Bestanden is de centrale plek waar alle documenten en bijlagen van een klant worden opgeslagen en beheerd.
Hier kunt u bestanden uploaden, bekijken, downloaden en verwijderen, zoals facturen, contracten, identificatiedocumenten of klantcorrespondentie.
De Bestanden-sectie toont een tabel met informatie over alle geüploade bestanden:
Kolom | Beschrijving |
Naam | De zichtbare naam die u aan het bestand geeft (bijv. “Contract 2025”). |
Bestand | De oorspronkelijke bestandsnaam (bijv. “contract_2025.pdf”). |
Datum aangemaakt | Datum waarop het bestand werd toegevoegd. |
Zichtbaarheid | Toont wie het bestand kan zien (intern, klantportaal, enz.). |
Bekeken | Datum waarop de klant of gebruiker het bestand bekeken heeft. |
Ondertekend | Datum van ondertekening (indien van toepassing). |
Herkomst | De bron van het bestand (klantupload, contract, product, enz.). |
Boven de tabel kunt u filteren op:
Bekeken status (alleen bekeken / niet bekeken)
Zichtbaarheid (intern / portaal / portaal en bij inhuizing)
Aangemaakt tussen (uploadperiode)
Ondersteunde bestandsformaten
Bestandstypen
U kunt vrijwel alle gangbare bestandsformaten uploaden:
Documenten: PDF, DOCX, DOC, TXT, RTF
Afbeeldingen: PNG, JPG, JPEG, GIF, BMP
Spreadsheets: XLSX, XLS, CSV
Archieven: ZIP, RAR
Overige: alle overige bestandstypen zijn toegestaan
Groottebeperkingen
Maximale bestandsgrootte: 25 MB per bestand
U kunt meerdere bestanden uploaden, maar elk afzonderlijk mag niet groter zijn dan 25 MB
Grotere bestanden veroorzaken een foutmelding; de upload wordt dan geannuleerd
Bestanden uploaden - Stapsgewijze uitleg
Navigeer naar de klant
Ga naar het menu Klanten.
Open de gewenste klant.
Klik op het tabblad Bestanden.
Uploadvenster openen
Klik op Bestand toevoegen (icoon met plus-teken).
Het uploadvenster opent.
Bestandsinformatie invullen
Naam: geef een herkenbare titel (bijv. “Factuur november 2025”).
Bestand: klik in het uploadvak of sleep het bestand naar het veld.
Het veld toont een paperclip-icoon en de tekst “Sleep bestanden hierheen”.
Zichtbaarheid instellen (optioneel)
Als de klant een actief portaalaccount heeft, kunt u aanvinken:
“Tonen in klantenportaal”Laat dit uitgevinkt voor interne bestanden.
Bevestigen
Klik op Bevestigen of Toevoegen.
Na voltooiing verschijnt het bestand in de lijst.
Uploadstatus
Tijdens het uploaden:
Ziet u de voortgang in het uploadvenster.
Na succesvolle upload verschijnt het bestand direct in de lijst.
Bij foutmelding krijgt u een duidelijke melding met de oorzaak (bestand te groot, netwerkprobleem, serverfout).
Bestanden bekijken
Gebruik filters om snel specifieke bestanden te vinden:
Filter op bekeken status (alle / bekeken / niet bekeken)
Filter op zichtbaarheid (intern of portaal)
Filter op datum of contract
Bestanden downloaden
Enkel bestand:
Selecteer het gewenste bestand.
Klik op Downloaden (pijl-icoon).
Het bestand wordt direct naar uw computer gedownload.
Meerdere bestanden:
Selecteer meerdere bestanden met de selectievakjes.
Klik op Downloaden.
De bestanden worden gebundeld in een ZIP-bestand.
Pak het ZIP-bestand uit om de bestanden te openen.
Downloaddetails
Bestanden behouden hun originele extensie.
De zichtbare naam wordt gebruikt als bestandsnaam.
Alle downloads verlopen via beveiligde endpoints (geen publieke links).
Bestanden verwijderen
Hoe verwijderen
Selecteer één of meerdere bestanden.
Klik op Verwijderen (X-icoon).
Bevestig in de dialoog dat u wilt verwijderen.
Na bevestiging wordt het bestand onherroepelijk verwijderd uit de opslag en uit de lijst.
Verwijderregels
Verwijderen is permanent. Er is geen herstel mogelijk.
Sommige systeem- of productbestanden kunnen niet verwijderd worden.
Bulkverwijdering is toegestaan (meerdere tegelijk).
Een bevestiging is altijd vereist.
Zichtbaarheid
Bestanden kunnen één van de volgende zichtbaarheidsniveaus hebben:
Niveau | Beschrijving |
Intern | Enkel zichtbaar voor medewerkers. |
Portaal | Zichtbaar voor de klant in het klantenportaal. |
Portaal & Verhuisproces | Zichtbaar in zowel het klantenportaal als verhuisstroom. |
Beveiligingsmaatregelen
Bestanden worden opgeslagen in veilige cloudopslag.
Alleen geautoriseerde gebruikers hebben toegang.
Er zijn geen publieke URL’s beschikbaar.
Toegang wordt gecontroleerd via tenant-isolatie per organisatie.
Activiteiten worden gelogd in een audittrail (indien ingeschakeld).
Situatie | Oorzaak / Oplossing |
“File too big” melding | Bestand is groter dan 25MB → verklein of comprimeer. |
Upload mislukt | Controleer bestandsgrootte of internetverbinding. |
Bestand niet zichtbaar in portaal | Controleer zichtbaarheid en portaalrechten. |
Bestand niet downloadbaar | Bestand mogelijk verwijderd; neem contact op met support. |
Dubbele bestandsnamen | Toegestaan – bestanden worden onderscheiden op uploadmoment. |
Corrupt bestand | Download opnieuw; controleer of upload correct voltooid was. |
Kan niet verwijderen | Systeem- of productbestanden zijn beveiligd tegen verwijderen. |
Kan ik meerdere bestanden tegelijk uploaden?
Nee, één per keer. Herhaal de upload voor meerdere bestanden.
Wat gebeurt er bij dubbele namen?
Dubbele namen zijn toegestaan, maar gebruik unieke titels voor duidelijkheid.
Kunnen klanten zelf bestanden uploaden?
Ja, indien klantportal-upload is ingeschakeld.
Worden bestanden automatisch verwijderd?
Nee, verwijdering gebeurt alleen handmatig.
Kan ik verwijderde bestanden terughalen?
Nee, verwijderde bestanden worden permanent verwijderd.
Zijn bestanden beveiligd of versleuteld?
Ja, opslag en overdracht verlopen via beveiligde cloudopslag.
Kan ik bestanden hernoemen?
U kunt de weergavenaam wijzigen via het bewerkingsvenster (indien toegestaan).
Hoe weet ik of een klant een bestand heeft bekeken?
De kolom Bekeken op toont de datum waarop het bestand is geopend.
Kan ik alle bestanden tegelijk downloaden?
Ja, selecteer meerdere bestanden en klik Downloaden. Ze worden als ZIP-bestand aangeboden.
Kan ik bestanden vooraf bekijken zonder te downloaden?
Momenteel niet – u moet het bestand downloaden om het te openen.
Bestand: Document of bijlage die aan een klant is gekoppeld
Bijlage: Synoniem voor bestand, vaak gelinkt aan contract of product
Naam: Weergavenaam die u opgeeft bij upload
Bestandsnaam: Originele naam op uw computer
Zichtbaarheid: Wie het bestand kan zien
Herkomst: Waar het bestand vandaan komt (klantupload, contract, systeem)
Upload: Het toevoegen van een bestand aan het systeem
Download: Het ophalen van een bestand uit het systeem
Portaal: Klantomgeving waarin bestanden zichtbaar kunnen zijn
Intern: Enkel zichtbaar voor medewerkers