PEPPOL e-Invoicing maakt het mogelijk om facturen en creditnota’s elektronisch en gestructureerd te verzenden naar professionele klanten.
In plaats van een PDF per e-mail wordt de factuur als UBL-bestand verstuurd via het PEPPOL-netwerk, rechtstreeks naar het boekhoudsysteem van de ontvanger.
Deze manier van factureren vermindert manuele verwerking, verlaagt de foutkans en is in verschillende landen wettelijk verplicht voor B2B-communicatie.
Belangrijk:
e-Invoicing is geen PDF per e-mail
e-Invoicing is gestructureerde factuurdata (UBL)
Verzending gebeurt via het PEPPOL-netwerk
Wanneer gebruik ik PEPPOL e-Invoicing?
U gebruikt PEPPOL e-Invoicing wanneer:
u moet voldoen aan e-Invoicing wetgeving (bv. België vanaf 01/01/2026)
uw professionele klant e-Invoicing vereist
u facturen automatisch wil laten verwerken bij uw klant
PEPPOL is momenteel beschikbaar voor klanten in:
België
Frankrijk (Chorus Pro)
Nederland
Wat ondersteunt het platform?
Verzenden van facturen en creditnota’s via PEPPOL
Ontvangst van een leveringsbevestiging
Automatische fallback naar e-mail bij mislukte levering
Het platform ondersteunt geen ontvangst van PEPPOL-facturen en verwerkt geen betalingsstatus via PEPPOL.
Waar kan ik PEPPOL activeren?
Ga naar Configuratie
Open Integraties
Zoek de kaart PEPPOL e-Invoicing
Hier ziet u de status van PEPPOL:
Inactief – PEPPOL is nog niet geactiveerd
In behandeling – activatie loopt
Actief – klaar voor gebruik
Opgeschort – activatie mislukt
Voorbereiding vóór activatie
Controleer organisatiegegevens
Ga naar Configuratie en controleer of volgende gegevens correct zijn:
Wettelijke naam
Adres
BTW-nummer
Ondernemingsnummer
Deze gegevens worden meegestuurd als afzender in elke e-Invoice.
Controleer klantgegevens
PEPPOL werkt alleen voor professionele klanten met een uniek identificatienummer.
Ga naar Klanten
Filter op Klanttype = Organisatie
Open een klant en controleer:
BTW-nummer of ondernemingsnummer (dit moet aan elkaar geschreven zijn zonder spaties of .)
Communicatievoorkeur = e-Invoicing of Manueel
Zonder geldig nummer kan een e-Invoice niet verzonden worden.
PEPPOL activeren
Ga naar Configuratie → Integraties
Klik op Start met verzenden via PEPPOL
De status verandert tijdelijk naar In behandeling
Na activatie wordt de status Actief
Tijdens de activatie:
wordt uw organisatie geregistreerd bij het PEPPOL Access Point
wordt UBL automatisch ingeschakeld
Facturen versturen via PEPPOL
Automatisch verzenden
Een factuur wordt automatisch via PEPPOL verstuurd wanneer:
PEPPOL actief is
de klant een geldig ondernemings- of btw-nummer heeft
de klant geregistreerd is in PEPPOL
communicatievoorkeur = e-Invoicing
Manueel verzenden
Open de factuur
Klik op Versturen via e-Invoicing
Kosten
Geen abonnementskost
Kosten per succesvol verzonden e-Invoice (€ 0,41/factuur)
Het verbruik is zichtbaar via Configuratie → Systeemgebruik
PEPPOL-schema op klantniveau
Bij professionele klanten kan je een voorkeur voor PEPPOL-schema instellen.
Dit veld mag leeg gelaten worden.
Het systeem doorloopt automatisch alle mogelijke PEPPOL-schema’s voor het land van de klant. Voor België zijn dat bijvoorbeeld: ondernemingsnummer, btw-nummer en GLN-nummer
Het systeem werkt als volgt:
Alle beschikbare PEPPOL-schema’s voor het land van de klant worden opgehaald
Per schema wordt een PEPPOL-adres opgebouwd op basis van het bijhorende identificatienummer
Als het vereiste identificatienummer ontbreekt, wordt dat schema overgeslagen
Voor elk geldig schema controleert het systeem:
of de ontvanger bestaat in het PEPPOL-netwerk
of de ontvanger facturen ondersteunt
of de ontvanger creditnota’s ondersteunt
Zodra een schema aan alle voorwaarden voldoet, wordt dit gebruikt en stopt de zoekactie
Als een schema niet werkt, probeert het systeem automatisch het volgende. Als er geen werkend schema gevonden wordt krijg je de foutmelding: "Ontvanger niet gevonden in PEPPOL"
Wanneer er een werkend schema wordt gevonden, wordt dit automatisch opgeslagen als voorkeursschema voor toekomstige facturen.
Probleem: UBL-bestand kan niet worden aangemaakt
Situatie
Factuur kan niet verzonden worden via e-Invoicing.
Mogelijke oorzaak
BTW-nummer of ondernemingsnummer ontbreekt bij de klant of er staat een verkeerde spatie of .
Oplossing
Vul het ontbrekende nummer aan bij de klant of corrigeer een fout
Klik op Regenereren of Versturen via e-Invoicing
Probleem: Ontvanger niet gevonden in PEPPOL
Situatie
De e-Invoice wordt geweigerd.
Mogelijke oorzaak
Klant is niet (correct) geregistreerd in PEPPOL
Verkeerd identificatienummer
Oplossing
Controleer met de klant hoe zij geregistreerd zijn
Pas het klantnummer aan
Probeer opnieuw of verstuur via e-mail als fallback
Probleem: PEPPOL blijft op “In behandeling” of “Opgeschort”
Mogelijke oplossing
Controleer organisatiegegevens
Deactiveer en activeer PEPPOL opnieuw
Contacteer support indien het probleem blijft bestaan
Kan ik PEPPOL uitschakelen?
Ja. Klik op Stop met verzenden via PEPPOL in de integratiekaart.
Worden privéklanten via PEPPOL gefactureerd?
Nee. PEPPOL is enkel voor professionele klanten.
Wat gebeurt er als verzenden via PEPPOL mislukt?
De factuur kan automatisch of manueel via e-mail verzonden worden, inclusief PDF en UBL-bestand.