Wanneer je één of meerdere facturen selecteert in het factuuroverzicht, verschijnt bovenaan een actiebalk. Via deze actiebalk kan je facturen in bulk beheren, zoals goedkeuren, downloaden, exporteren, verzenden, crediteren of verwijderen.
Deze acties zijn bedoeld om dagelijkse facturatieprocessen efficiënter te laten verlopen. Niet elke actie is altijd beschikbaar. Welke acties zichtbaar zijn, hangt af van de status van de geselecteerde facturen en van bijkomende voorwaarden.
Overzicht
Zodra je in de factuurlijst één of meerdere facturen aanvinkt, verschijnt een actiebalk met:
acties als afzonderlijke knop
acties gegroepeerd in keuzemenu’s
Bij elke actie controleert het systeem automatisch:
of de geselecteerde facturen de juiste status hebben
of bijkomende voorwaarden vervuld zijn, zoals de aanwezigheid van een document
Indeling
Actiegroepen
De acties in de actiebalk zijn gegroepeerd per functie:
goedkeuren
download
toewijzen
opnieuw genereren
exporteren
markeren als
verzenden via
crediteren
verwijderen: kan enkel bij facturen 'leeg' (pro forma)
Goedkeuren
Wat doet dit
Keurt facturen goed zodat ze daarna kunnen worden aangemaakt
Opent een dialoog om de factuurdatum in te stellen, standaard vandaag
De factuurstatus wijzigt naar goedgekeurd
Download
Factuur downloaden
Wat doet dit
Downloadt het factuur-PDF
Bij één factuur wordt het bestand gedownload als
[factuurnummer].pdfBij meerdere facturen wordt er een .ZIP bestand aangemaakt
Alleen wanneer de factuurstatus aangemaakt is.
Samengevoegd PDF-document
Wat doet dit
Voegt meerdere factuur-PDF’s samen tot één PDF
Bij grote selecties worden batches van 100 facturen gebruikt
Eén samengevoegd PDF-document wordt gedownload
Toewijzen
Toewijzen aan uitgaand bankbestand
Wat doet dit
Wijst facturen toe aan een uitgaande banktransactie voor betalingsverwerking
Facturen te innen via automatische incasso (ingesteld op klantniveau)
Facturen (creditnota's, afrekeningen,...) met een tegoed voor de debiteur
Toont een voorbeeld met aantal facturen en totaalbedrag
Toont de incassodatum ingevuld in configuratie/betaling. Maar is mogelijk om te overschrijven
Bevat aparte tabbladen voor wachten op betaling en terugbetalingen
Resultaat
Facturen worden gebundeld en verschuiven naar Betalingen/Uitgaand. Daar staan vanaf nu de facturen in een uitgaand betalingsbestand voor de bank.
Toewijzen aan incassozaak
Wat doet dit
Start een incassotraject door een incassozaak aan te maken
Opent een dialoog om een incassozaak flow te selecteren
Wanneer zichtbaar
Incasso is actief
Factuurstatus is aangemaakt
Openstaand bedrag is groter dan 0
Er is geen actieve incassozaak, of de bestaande zaak is afgesloten
Toewijzen aan betalingsplan
Wat doet dit
Start de wizard om een afbetaalplan aan te maken
Preselecteert klant en facturen
Laat toe om het factuurbedrag te spreiden over meerdere termijnen
Wanneer zichtbaar
Openstaand bedrag is groter dan 0
De factuur maakt nog geen deel uit van een afbetaalplan
Extra voorwaarden
Alle geselecteerde facturen horen bij dezelfde klant
Alle geselecteerde facturen gebruiken dezelfde bedrijfsrekening
Alles selecteren is niet toegestaan, facturen moeten manueel gekozen worden
Opnieuw genereren
Wat doet dit
Genereert het factuurdocument opnieuw
Handig bij sjabloonwijzigingen of eerdere generatieproblemen = generatie mislukt. Het document wordt opnieuw aangemaakt en de status blijft aangemaakt of wijzigt van generatie mislukt naar aangemaakt
Exporteren
Wat doet dit
Exporteert factuurgegevens in verschillende formaten:
facturen naar Excel
factuurlijnen naar Excel
factuurlijnen met meetgegevens naar Excel
exportjob aanmaken
exporteren naar externe systemen
XML- of UBL-export
Specifiek gedrag
Optie om geselecteerde facturen als geëxporteerd te markeren
XML- en UBL-export voeren vooraf validaties uit
Grote exports kunnen op de achtergrond worden uitgevoerd
Markeren als
Markeren als verzonden
Wat doet dit
Markeert een factuur als verzonden zonder effectieve verzending
Handig wanneer facturen buiten het systeem om werden verstuurd, de verzendstatus wijzigt naar verzonden
Markeren als geëxporteerd
Wat doet dit
Markeert een factuur als geëxporteerd zonder effectieve export, de exportstatus wijzigt naar geëxporteerd
Markeren als niet-geëxporteerd
Wat doet dit
Zet de exportstatus terug naar niet-geëxporteerd, de exportstatus wijzigt naar niet-geëxporteerd
Verzenden via
Verzenden via mail
Wat doet dit
Verzendt de factuur via e-mail
De verzendstatus wijzigt naar verzenden, daarna naar verzonden of gefaald
Verzenden via post
Wat doet dit
Verzendt de factuur per post
Gebruikt het postadres van de klant
E-invoicing
Wat doet dit
Verzendt de factuur via e-invoicing via een externe integratie
Hiervoor moet Peppol of Chorus pro integratie ingeschakeld zijn
Crediteren
Wat doet dit
Maakt een creditnota aan die de factuur terugdraait
Markeert de oorspronkelijke factuur als gecrediteerd
Wanneer zichtbaar
Factuur is minimaal goedgekeurd
Factuur is nog niet gecrediteerd
Het geselecteerde document is geen creditnota
Resultaat
Nieuwe creditnota met negatieve bedragen
Oorspronkelijke factuur krijgt een gecrediteerd-aanduiding
Belangrijk: Dit is een ingrijpende actie en kan niet eenvoudig ongedaan gemaakt worden
Verwijderen
Wat doet dit
Verwijdert facturen permanent
Kan enkel indien factuurstatus is aangemaakt: 'leeg'
Resultaat
De factuur wordt definitief verwijderd
Belangrijk: Verwijderen kan niet ongedaan gemaakt worden
Probleem | Oplossing |
Verzending gefaald | Controleer de contactgegevens van de klant |
Generatie blijft mislukken | Controleer sjablonen en ontbrekende data |
Export toont fouten | Los validatiefouten op en exporteer opnieuw |
Actiebalk verschijnt niet | Controleer of facturen geselecteerd zijn |
Actie verschijnt niet | Controleer factuurstatus en voorwaarden |
Download niet beschikbaar | Controleer of een document bestaat |
Crediteren niet mogelijk | Controleer of de factuur al gecrediteerd is |
Toewijzen werkt slechts deels | Sommige facturen voldoen niet aan de voorwaarden |
Waarom zie ik geen actiebalk?
Omdat er geen facturen geselecteerd zijn of omdat de geselecteerde facturen geen beschikbare acties hebben.
Waarom kan ik een factuur niet goedkeuren?
Alleen facturen met status aangemaakt (leeg) of goedkeuren gefaald kunnen worden goedgekeurd.
Wat is het verschil tussen markeren als verzonden en verzenden via mail?
Markeren als verzonden registreert enkel de status, verzenden via mail verstuurt de factuur effectief.
Wanneer gebruik ik verwijderen in plaats van crediteren?
Verwijderen gebruik je alleen voor facturen die nog niet goedgekeurd zijn. Crediteren gebruik je zodra een factuur al werd goedgekeurd of verder verwerkt.
Actiebalk: Balk met beschikbare acties na selectie van facturen
Bulkactie: Actie die wordt uitgevoerd op meerdere facturen tegelijk
Verzendstatus: Geeft aan of een factuur verzonden is
Exportstatus: Geeft aan of een factuur werd geëxporteerd
Creditnota: Document dat een factuur geheel of gedeeltelijk terugdraait
Betalingsplan: Regeling om een factuurbedrag in termijnen te betalen