Het factuuroverzicht toont alle facturen binnen je organisatie in Zero Friction. Vanuit dit overzicht kan je facturen bekijken, doorzoeken en filteren op basis van status, datum, klant, contract en andere criteria.
Je vindt het factuuroverzicht via het hoofdmenu onder Facturen. De lijst wordt weergegeven in een tabel met sorteerbare kolommen en vormt het centrale vertrekpunt voor facturatieopvolging.
Dit onderdeel is belangrijk om inzicht te krijgen in openstaande bedragen, verwerkte betalingen, facturatiestatussen als onbetaald en achterstallig
Overzicht
Het factuuroverzicht toont een lijst van alle facturen die behoren tot jouw organisatie.
Per factuur worden onder andere volgende gegevens weergegeven:
Factuurnummer, uniek identificatienummer
Type factuur, zoals factuur, creditnota of voorschot
Status van de factuur
Contractnummer, indien van toepassing
Klantnaam en klantnummer
Openstaand bedrag inclusief btw
Totaalbedrag inclusief btw
Factuurdatum
Periode waarop de factuur betrekking heeft
Verzendstatus van de factuur
Elke rij in de lijst is aanklikbaar en opent de detailpagina van de factuur.
Factuurlijst
De factuurlijst wordt weergegeven als een tabel met meerdere kolommen. Kolommen kunnen gesorteerd worden om snel inzicht te krijgen in recente, openstaande of problematische facturen.
Acties
Afhankelijk van de status van de factuur en je rechten kan je vanuit het overzicht of de detailpagina:
Facturen goedkeuren
Facturen genereren
Facturen verzenden
Creditnota’s aanmaken
Facturen exporteren
Facturen bekijken en controleren
Hiervoor moet je de facturen selecteren. Dit kan je doen door de select-all knop te gebruiken, random facturen te selecteren of te werken met je shift toets.
Voor meer info over de actieknoppen in volgend artikel:
Statusverloop van facturen
Facturen doorlopen verschillende statussen:
Aangemaakt
Goedkeuring bezig
Goedkeuring mislukt
Goedgekeurd
Verrekend
Gegenereerd
Generatie mislukt
Bij fouten wordt een waarschuwingsicoon weergegeven met extra toelichting.
Filters
In de factuurlijst kan je filters gebruiken om snel de juiste facturen terug te vinden. De filters staan aan de rechterkant van het scherm en alle actieve filters werken samen. Dat betekent dat een factuur aan alle geselecteerde filters moet voldoen om zichtbaar te zijn.
Opbouw van het filterpaneel
Via Meer kan je extra filters openen
Elke filter kan afzonderlijk worden leeggemaakt
Actieve filters worden duidelijk gemarkeerd
Filters blijven actief wanneer je de pagina verlaat en later terugkomt
Samenwerking van filters
Alle filters werken samen volgens en-logica
Hoe meer filters je instelt, hoe specifieker het resultaat
Voorbeeld: locatiegroep + factuurstatus = enkel facturen die aan beide voldoen
Beschikbare filters (rechts)
Locatiegroep
Gebruik deze filter om facturen te tonen die gelinkt zijn aan één of meerdere locatiegroepen om meer project matig je facturatie run te doorlopen.
Je kan meerdere locatiegroepen tegelijk selecteren. Facturen die aan minstens één van de geselecteerde groepen gekoppeld zijn, worden getoond.
Klantgroep
Met deze filter beperk je de factuurlijst tot één specifieke klantgroep bijvoorbeeld zakelijk/particulier. Je kan telkens maar één klantgroep tegelijk selecteren.
Klant
Met deze filter toon je alleen facturen van één specifieke klant, je kan zoeken op naam of klantnummer.
Product
Deze filter toont enkel facturen die betrekking hebben op een specifiek product. Deze filter wordt vaak gebruikt bij de jaarlijkse afrekeningen.
Factuurtype
Gebruik deze filter om te bepalen welk type facturen je wil zien, zoals:
afrekeningen
creditnota’s
voorschotten
eindafrekeningen
Je kan meerdere types tegelijk selecteren.
Factuurstatus
Met deze filter toon je facturen op basis van hun verwerkingsstatus, zoals:
aangemaakt
goedkeuren gefaald
goedgekeurd
vereffend
aangemaakt
generatie mislukt
Betalingsmethode
Deze filter beperkt facturen op basis van hoe ze betaald worden: automatische incasso of overschrijving
Exportstatus
Met deze filter zie je of facturen al geëxporteerd zijn of niet, je kan telkens één exportstatus selecteren.
Betalingsprocesstatus
Deze filter toont facturen op basis van hun betalingsopvolging, zoals:
wachten op betaling
klaar voor inning
betaling geweigerd
betaald
Deze filter is alleen zichtbaar wanneer betalingsopvolging actief is.
Factuurdatum
Deze filter toont facturen op basis van de datum waarop de factuur is aangemaakt.
Je kan kiezen uit:
snelle selecties zoals laatste week, maand of jaar
een eigen datumbereik
Dit is een belangrijke filter voor de boekhouding
Factuurperiode
Met deze filter beperk je facturen op basis van de periode die de factuur inhoudelijk afdekt, bijvoorbeeld een verbruiksperiode.
Verschil met factuurdatum:
factuurdatum = wanneer de factuur is aangemaakt
factuurperiode = welke periode de factuur beschrijft
Tips:
Start breed en verfijn stap voor stap
Combineer filters met de quick filters bovenaan de lijst
Gebruik zoeken in dropdowns om snel items te vinden
Leeg filters wanneer je klaar bent om verwarring te vermijden
Factuurdatum en factuurperiode hebben een verschillend doel, gebruik ze bewust
Quick filters facturen (midden)
Met deze tabs kan je snel een selectie van facturen tonen.
Elke tab toont:
een teller met het aantal facturen in die selectie
een snelle filter op basis van vaste criteria
Quick filters werken altijd samen met de filters aan de rechterkant van de factuurlijst. Dat betekent dat je resultaten verder beperkt worden wanneer je extra filters instelt, zoals klant, locatiegroep of datumbereik.
Overzicht per quick filter
Tab | Wat toont deze tab? | Wanneer gebruiken |
Alle | Toont alle facturen die voldoen aan de huidige filters. | Algemeen overzicht of controle over meerdere statussen. |
Goed te keuren | Toont facturen met status aangemaakt = pro forma | Facturen goedkeuren |
Te verzenden | Toont facturen die aangemaakt zijn maar nog niet verzonden zijn, of waarvan verzending gefaald heeft. | Facturen verzenden en mislukte verzendingen opnieuw behandelen. |
Klaar voor betaling | Toont facturen die klaarstaan voor automatische betaling. | Betalingsbatches voorbereiden en opvolgen. |
Te exporteren | Toont facturen die aangemaakt zijn en nog niet geëxporteerd zijn. | Facturen voorbereiden voor export naar externe systemen. |
Onbetaald | Toont facturen die verzonden zijn maar nog niet betaald zijn. | Opvolging van openstaande betalingen. |
Achterstallig | Toont facturen die achterstallig zijn en nog niet betaald zijn. | Prioriteren van laattijdige betalingen en incasso-opvolging. |
Probleem | Oplossing |
Niet alle facturen zichtbaar | Controleer actieve filters en snelle filters |
Factuurstatus is Generatie mislukt | Bekijk foutmelding en corrigeer ontbrekende gegevens. Vaak is dit een fout in de template |
Acties zijn niet beschikbaar | Controleer je permissies |
Om het factuuroverzicht te bekijken is een geschikte rol noodzakelijk, zonder de juiste rechten wordt een toegangsweigering getoond.
Afhankelijk van je rol kunnen extra rechten vereist zijn voor goedkeuren, genereren, verzenden of exporteren van facturen.
Waarom zie ik niet al mijn facturen?
Controleer filters, snelle filters en of je binnen de juiste organisatie werkt.
Waarom is het openstaand bedrag lager dan het totaalbedrag?
Omdat er één of meerdere betalingen gedeeltelijk of volledig zijn toegepast.
Wat betekent de status Gecrediteerd?
De factuur is volledig teruggedraaid via een creditnota.
Wat is het verschil tussen onbetaald en vervallen?
Onbetaald betekent dat er nog geen betaling is ontvangen, vervallen betekent dat de vervaldatum overschreden is.
Waarom ontbreken sommige kolommen?
Bepaalde kolommen zijn afhankelijk van betalingsinstellingen of gebruikersrechten.
Hoe exporteer ik facturen?
Selecteer één of meerdere facturen en gebruik de exportactie in het actiemenu...
Waarom veranderen de tellers wanneer ik filters instel?
Omdat tellers altijd rekening houden met alle actieve filters.
Waarom zie ik Klaar voor betaling, Onbetaald of Achterstallig niet?
Omdat betalingsopvolging niet actief is binnen de organisatie.
Waarom bevat Onbetaald meer facturen dan Achterstallig?
Onbetaald bevat alle openstaande facturen. Achterstallig toont alleen facturen waarvan de vervaldatum verstreken is.
Factuur: Document waarin betaling wordt gevraagd voor geleverde diensten of producten
Creditnota: Document dat een factuur geheel of gedeeltelijk terugdraait
Voorschotfactuur: Factuur voor een geschat bedrag dat later wordt verrekend
Factuurperiode: Periode waarop de factuur betrekking heeft
Vervaldatum: Datum waarop de betaling uiterlijk verwacht wordt
Openstaand bedrag: Bedrag dat nog betaald moet worden na verrekening van betalingen
Btw: Belasting over de toegevoegde waarde
Status: Huidige levensfase van een factuur
Verzendstatus: Geeft aan of en hoe de factuur werd verstuurd
Snelle filter: Vooraf ingestelde filter om snel een subset van facturen te bekijken
Betaalmethode: Manier waarop de klant betaalt, zoals domiciliëring of overschrijving
Exportstatus: Geeft aan of de factuur werd doorgestuurd naar een extern systeem