Contact toont alle contactgegevens van een klant. Hier kunt u e-mailadressen, telefoonnummers en websites bekijken en indien nodig bijwerken. De informatie wordt gebruikt voor communicatie met de klant, bijvoorbeeld voor facturen of meldingen.
De Contact-kaart geeft een duidelijk overzicht van de beschikbare contactgegevens van een klant.
Primaire contactgegevens
De belangrijkste gegevens van de klant staan bovenaan:
E-mailadres: het primaire e-mailadres van de klant
Telefoon: het vaste telefoonnummer van de klant
Mobiele telefoon: het primaire mobiele telefoonnummer
Website: de primaire website-URL van de klant
Indien aanwezig, kan elk veld een beschrijving bevatten (zichtbaar via een info-icoon).
Extra contactgegevens
Wanneer er meerdere contactpersonen of contactpunten zijn, worden deze onder de primaire gegevens weergegeven, gegroepeerd op beschrijving (bijvoorbeeld “Facturatiecontact” of “Noodcontact”).
Er kan per type meerdere extra contactinformatie worden toegevoegd.
Werking
Contactinformatie wordt per klant opgeslagen.
Elke klant kan:
Eén primair contact per type hebben (bijv. één hoofd-e-mailadres)
Meerdere extra contacten met een beschrijving
Het systeem gebruikt standaard de primaire contactgegevens voor communicatie, tenzij anders ingesteld.
Contactgegevens bewerken
Wie kan bewerken
Om contactgegevens te bewerken, is de juiste machtiging nodig (Update Customer Contact Details).
Ziet u de knop Wijzigen niet, neem dan contact op met uw systeembeheerder.
Zo bewerkt u contactinformatie
Open de klantendetailpagina
Zoek de Contact-kaart
Klik op Wijzigen (pictogram met potlood)
In het bewerkingsvenster kunt u:
De primaire velden (E-mail, Mobiel, Telefoon, Website) aanpassen
Beschrijvingen toevoegen
Extra contactgegevens toevoegen via “Extra contactgegevens”
Klik op Opslaan om de wijzigingen te bewaren
Extra contactgegevens toevoegen
Open het bewerkingsvenster van de contactkaart
Scroll naar “Extra contactgegevens”
Klik op Toevoegen
Vul een beschrijving in (bijv. “Facturatiecontact” of “Noodcontact”)
Voeg de gewenste contactgegevens toe
Klik op Opslaan
U kunt meerdere extra contactvermeldingen toevoegen per klant.
Opmaak en validatie
E-mailadressen
Moeten een geldig formaat hebben (bijv. [email protected])
Ongeldige adressen (zonder @ of domein) worden geweigerd
Telefoonnummers
Worden automatisch omgezet naar het internationale E.164-formaat (bijv. +31 6 1234 5678)
De formattering gebeurt op basis van het land van het factuuradres van de klant
Ongeldige nummers worden geweigerd met een foutmelding
Websites
Moeten een volledige URL bevatten (bijv. https://bedrijf.nl)
Adressen zonder protocol (zoals www.bedrijf.nl) zijn ongeldig
Beschrijvingen
Zijn optioneel, maar helpen bij het onderscheiden van meerdere contacten
Verschijnen als informatieballon bij het info-icoon
Bekijken
Iedereen met leesrechten voor klanten kan contactgegevens bekijken
De gegevens zijn zichtbaar in de klantendetailpagina onder het tabblad Details
Wijzigen
Vereist de machtiging Update Customer Contact Details
De knop Bewerken verschijnt alleen als u deze rechten heeft
Alle wijzigingen worden geregistreerd in de activiteitenlog (Activity Feed)
Wat er wordt bijgewerkt
Bij het opslaan worden alle contactgegevens vernieuwd (niet incrementeel)
Wanneer er nog geen primair contact is, wordt dit automatisch ingesteld
Wijzigingen worden direct doorgegeven aan gekoppelde systemen
Probleem | Mogelijke oplossing |
Contactgegevens niet zichtbaar | Controleer of de klant contactgegevens heeft en of u leesrechten heeft |
Kan niet bewerken | Controleer uw bewerkingsrechten of neem contact op met de beheerder |
Telefoonnummer wordt niet opgeslagen | Controleer of het nummer geldig is en automatisch wordt geformatteerd |
E-mailadres wordt niet opgeslagen | Controleer het formaat (moet een geldig domein bevatten) |
Wijzigingen verschijnen niet | Vernieuw de pagina en controleer op foutmeldingen of een succesmelding |
Contactkaart is leeg | Klik op Bewerken om nieuwe contactinformatie toe te voegen |
Kan ik meerdere e-mailadressen toevoegen?
Ja, één primair e-mailadres en meerdere extra adressen met beschrijvingen.
Hoe bepaal ik welk contact primair is?
Het eerste contact van een type wordt automatisch primair ingesteld. Dit kan niet handmatig worden aangepast.
Wat gebeurt er als ik alle contactgegevens verwijder?
De contactkaart toont dan een lege statusmelding. U kunt op elk moment nieuwe contactgegevens toevoegen.
Moeten telefoonnummers een landcode bevatten?
Nee, het systeem vult automatisch de juiste landcode in op basis van het factuuradres.
Kan ik een contact toevoegen zonder beschrijving?
Ja, dat is optioneel. Beschrijvingen helpen om contacten te organiseren.
Wat is het verschil tussen Telefoon en Mobiel?
Telefoon is bedoeld voor vaste nummers, Mobiel voor mobiele telefoons. Beide kunnen primair zijn.
Waarvoor worden contactgegevens gebruikt?
De primaire gegevens worden standaard gebruikt voor automatische communicatie (zoals facturen en meldingen).
Kan ik zien wie de contactinformatie heeft aangepast?
Ja, alle wijzigingen zijn zichtbaar in de Activiteitenlog van de klant.
Wat als ik een fout maak tijdens het bewerken?
Klik op Annuleren om de wijzigingen te verwerpen of pas de gegevens aan en klik opnieuw op Opslaan.
Zijn contactgegevens verplicht bij het aanmaken van een klant?
Nee, ze kunnen later worden toegevoegd, maar het is aanbevolen om er ten minste één op te geven.
Primair contact: de hoofdvermelding per type (e-mail, telefoon, enz.), gebruikt voor standaardcommunicatie
Contacttype: de categorie van contactinformatie (e-mail, telefoon, mobiel, website)
Beschrijving: optioneel label voor extra contacten, zoals “Werk” of “Noodcontact”
E.164-formaat: internationaal telefoonformaat beginnend met een landcode (bijv. +31 6 1234 5678)
Lege status: melding die verschijnt als er geen contactgegevens zijn ingevuld
Activiteitenlog: overzicht van alle wijzigingen aan klantgegevens, inclusief contactupdates