La section « Facturation ➡️ Préférences » est le module de configuration dans lequel vous définissez comment les factures et les acomptes sont créés, calculés et traités dans Zero Friction.
Vous trouverez ce module via Configuration → Facturation → Préférences.
Cette configuration est essentielle pour garantir un processus de facturation correct et cohérent. Elle détermine notamment si les factures sont créées et approuvées automatiquement, comment et quand les acomptes sont calculés, quels codes TVA par défaut sont appliqués, et si les factures peuvent être exportées au format UBL.
Une configuration correcte des préférences de facturation permet d'éviter les corrections manuelles, les acomptes erronés et les retards dans le processus de facturation.
1. Contenu de la page
La page « Préférences ➡️ Facturation » est divisée en deux sections principales :
Les paramètres généraux pour la création et le traitement des factures
Les paramètres d'acompte pour le calcul et la création des acomptes.
1.1 Paramètres généraux
Cette section détermine comment les factures sont générées et traitées.
Approbation automatique des factures : lorsqu'elle est activée, les factures sont approuvées immédiatement après leur création. Lorsqu'elle est désactivée, les factures restent en attente d'une approbation manuelle.
Délai de création : ce paramètre définit le nombre de jours d'attente après la fin de la période facturée avant que les factures et notes finales soient créées. Par défaut, ce délai est fixé à 1 jour.
Export UBL : cette fonctionnalité permet d'exporter les factures au format UBL, un standard électronique qui permet aux systèmes comptables de traiter les factures automatiquement. Cette option ne peut pas être désactivée lorsque la facturation électronique (Peppol ou Chorus Pro) est active.
Désactiver la facturation automatique : lorsque cette option est activée, les factures ne sont pas générées automatiquement. Elle est destinée aux entreprises qui créent leurs factures manuellement.
1.2 Paramètres d'acompte
Cette section détermine comment les acomptes sont calculés et créés.
1.2.1 Calcul automatique des acomptes:
Lorsque cette option est activée, Zero Friction recalcule automatiquement le montant des acomptes à chaque nouvelle période de facturation. Cela permet d'ajuster les acomptes en fonction de l'évolution de la consommation du client, sans intervention manuelle. Si cette option est désactivée, les montants d'acompte restent fixes jusqu'à ce qu'ils soient modifiés manuellement.
Méthode de calcul
Deux méthodes sont disponibles :
Utilisation de la facture précédente : l'acompte est calculé en divisant le montant de la dernière facture par la fréquence des acomptes.
En utilisant une facture estimée : l'acompte est calculé en divisant le montant estimé de la prochaine facture par la fréquence des acomptes.
Seuil de précision : définit dans quelle mesure l'estimation doit être précise pour être appliquée. Options disponibles : Faible, Modéré, Élevé. Valeur par défaut : Modéré.
Gamme (Plage de variation) : définit la différence minimale entre l'ancien et le nouveau montant de l'acompte pour que le changement soit appliqué. Par défaut : 25% - 10%. Il s'agit d'une zone de tolérance : tant que la différence entre l'ancien et le nouveau montant reste faible, l'acompte n'est pas modifié.
1.2.2 Montant minimum d'acompte (hors TVA)
Définit le montant en dessous duquel aucun acompte ne sera créé. Si le montant calculé est inférieur à ce seuil, l'acompte est simplement ignoré pour cette période.
1.2.3 Conserver les acomptes lors de la facturation/note finale
Lorsque cette option est activée, les acomptes qui n'ont pas encore été entièrement payés par le client ne sont pas automatiquement déduits du montant de la facture ou de la note finale. Ils restent ouverts et doivent être traités séparément.
1.2.4 Créer à l'avance
Il s'agit du nombre de jours avant la date de début de la période à partir desquels l'acompte est généré. Par exemple, avec une valeur de 5 jours, l'acompte est créé 5 jours avant le début de la période concernée.
1.2.5 Code fiscal de l'entreprise
Définit le code TVA appliqué aux acomptes pour tous les clients de type entreprise. Vous pouvez en ajouter via Configuration > Products > Tax Codes.
1.2.6 Code des taxes résidentielles
Définit le code TVA appliqué aux acomptes pour tous les clients de type résidentiel. Vous pouvez en ajouter via Configuration > Products > Tax Codes.
2. Actions disponibles
Selon leurs droits, les utilisateurs peuvent modifier et enregistrer les paramètres, activer ou désactiver le calcul automatique des acomptes, basculer entre les méthodes de calcul, et ajuster les plages de variation et les seuils. Les modifications sont appliquées immédiatement après enregistrement.
3. Comportements et logique
Approbation automatique des factures : si activée, la facture est directement approuvée après création. Si désactivée, elle reste en attente d'une approbation manuelle.
Délai de création : le système attend la fin de la période facturée, ajoute le nombre de jours configuré, puis crée la facture.
Calcul automatique des acomptes : le système calcule un nouveau montant, vérifie la plage de variation, n'applique le changement que si les seuils sont dépassés, puis vérifie le montant minimum d'acompte.
Facturation électronique : lors de l'activation de Peppol ou Chorus Pro, l'export UBL est automatiquement activé et verrouillé.
Problème | Solution |
L'export UBL est désactivé mais non modifiable | Vérifiez si la facturation électronique est active. |
L'acompte ne change pas malgré un nouveau calcul | Vérifiez si l'écart reste dans la plage de variation configurée |
L'acompte n'est pas créé | Vérifiez le montant minimum d'acompte |
Le calcul basé sur une estimation n'est pas visible | L'estimation de facture n'est pas activée |
Les champs ne sont pas modifiables | Vérifiez que vous disposez des droits de modification |
Message d'erreur lors de l'enregistrement | Vérifiez les codes TVA obligatoires et la validité des valeurs saisies |
Les modifications ne semblent pas appliquées | Actualisez la page pour une synchronisation en temps réel |
Pourquoi ne puis-je pas désactiver l'export UBL ? Parce que la facturation électronique est active et que le format UBL est obligatoire dans ce cas.
Que se passe-t-il avec un délai de création de 0 jour ? La facture est créée le jour même de la fin de la période facturée.
Pourquoi mon acompte ne change-t-il pas automatiquement ? Le recalcul reste probablement dans la plage de variation configurée.
Quelle est la différence entre Bas, Moyen et Élevé ? Ces niveaux indiquent le degré de fiabilité de l'estimation de facture.
Puis-je utiliser des montants fixes plutôt que des pourcentages ? Non, cette option n'est pas disponible dans l'interface actuelle.
Que se passe-t-il si je modifie le montant minimum d'acompte ? Les acomptes existants ne sont pas affectés. Les nouveaux acomptes inférieurs au minimum ne seront plus créés.
Quand les modifications entrent-elles en vigueur ? Immédiatement après l'enregistrement.
Terme | Définition |
Acompte | Paiement anticipé basé sur une consommation estimée |
Date de point de contrôle (Date de déclenchement) | Date à laquelle le système détermine quand une facture doit être créée |
Note finale | Facture de clôture en fin de contrat ou de période |
UBL | Standard électronique pour l'échange automatique de factures entre systèmes comptables |
Estimation de facture | Fonctionnalité permettant de prédire les montants de facturation futurs |
Code TVA | Définition du taux de TVA et des règles fiscales applicables |
Facturation automatique | Processus système créant les factures sans intervention manuelle |