Aperçu

Vous pouvez envoyer des factures et des rappels de paiement directement à l'adresse de facturation du client via notre plateforme, par voie postale.

Activer l'intégration

Pour permettre les communications postales :

Naviguer vers Configuration > Général > Intégrations
Trouvez la section Communication
Cliquez sur Connecter
Cliquez à nouveau sur Connecter pour activer l'intégration

⚠️ Remarque: Le bouton « Se connecter » est désactivé si vous utilisez des modèles PDF personnalisés ou si l’adresse du destinataire est positionnée différemment. Veuillez suivre les instructions avant d’activer l’intégration.

Mettre à jour manuellement les préférences de communication

Vous pouvez configurer les préférences de communication de chaque client directement sur sa page de détails. Cela vous permet de remplacer la méthode de communication par défaut définie dans la configuration de votre modèle.

Étapes pour mettre à jour les préférences de communication des clients

Accédez à la page de détails du client que vous souhaitez mettre à jour.
Trouvez la carte Préférences en matière de communication.
Sélectionnez votre mode de communication préféré parmi les options disponibles.
Enregistrez vos modifications

Le mode de communication sélectionné sera utilisé pour toutes les communications futures avec ce client et remplacera les paramètres par défaut définis dans Configuration > Communication > Modèles.

ℹ️ Lorsque cette option est activée et que les préférences de communication du client sont définies sur « courrier », tous les modèles PDF seront envoyés par la poste à l'adresse de facturation du client.

Remarques importantes

Les paramètres par défaut du modèle restent actifs : Si aucune préférence spécifique au client n'est définie, la méthode de communication définie dans Configuration > Communication > Modèles sera utilisée.
Les changements prendront effet immédiatement : Toute modification des préférences sera appliquée à la prochaine communication envoyée au client.

Désactiver les communications postales

Lorsque vous désactivez l'intégration des communications postales, les modifications suivantes prendront effet immédiatement :

Modifications apportées à la configuration du modèle

Les modèles sont rétablis au format e-mail : Les modèles configurés pour les communications postales seront automatiquement convertis en modèles pour les communications par courriel.
Les paramètres client sont réinitialisés : Les préférences d'envoi spécifiques au client sont réinitialisées aux paramètres par défaut du modèle définis dans Configuration > Communication > Modèles.
Étapes de collecte Lorsque les communications postales sont utilisées, on retombe dans le recours à une « intervention manuelle ».

Accès et fonctionnalités

Aucun nouveau message : Vous ne pouvez pas envoyer de courrier physique via cette plateforme.
Données historiques préservées : Les communications postales précédemment envoyées restent accessibles.
La réactivation nécessite une reconfiguration : Vous devrez mettre à jour manuellement les préférences à nouveau.

Avant de désactiver l'intégration

Avant de désactiver l'intégration, veuillez prendre note des points suivants :

Vérifiez quels clients sont actuellement configurés pour recevoir du courrier.
Mettre à jour les préférences de communication des clients selon les besoins
Assurez-vous que les méthodes de communication alternatives (courriel/SMS) sont correctement configurées.
Vérifiez si vos modèles prennent en charge la méthode de communication alternative
Examinez les étapes de recouvrement qui utilisaient auparavant la communication postale et envisagez de les remplacer par l'envoi d'e-mails si vous souhaitez tenir le client informé automatiquement.

Foire aux questions

Pourquoi ne puis-je pas activer l'intégration ?

L'intégration requiert des modèles PDF standard avec un positionnement uniforme des adresses des destinataires. Si vous utilisez des modèles personnalisés ou des modèles avec des positions d'adresse différentes, vous devez les mettre à jour avant d'activer l'intégration. Une bannière d'information s'affichera avec des instructions précises sur les modifications à apporter.

Cette intégration sera-t-elle activée par organisation ou pour l'ensemble du locataire ?

L'intégration des communications postales est activée pour chaque organisation. Vous pouvez l'activer pour plusieurs organisations.

Que deviennent mes paramètres de messagerie si je désactive l'intégration ?

Lorsque l'intégration est désactivée, tous les paramètres de communication par e-mail reviendront à la méthode de communication par défaut (généralement l'e-mail) définie dans la configuration de votre modèle. Les préférences client configurées pour l'e-mail reviendront également au paramètre par défaut du modèle sous Configuration > Communication > Modèles.

Combien coûte la communication postale ?

Le prix est facturé par courriel envoyé et varie en fonction de facteurs tels que la destination, le format du courriel et le volume. Pour obtenir des informations détaillées sur les tarifs, veuillez consulter [lien manquant]. Calculateur de prix Ping ou consultez les détails tarifaires de l'intégration.

Puis-je réactiver l'intégration après l'avoir désactivée ?

Oui, vous pouvez réactiver l'intégration à tout moment en cliquant sur le bouton « Connecter » dans la fenêtre d'intégration. Toutefois, vous devrez reconfigurer vos préférences de communication pour les modèles et les clients qui souhaitent utiliser les communications postales.

Où puis-je configurer les clients qui reçoivent des communications postales ou par courriel ?

Vous pouvez modifier ce paramètre pour chaque client dans ses paramètres de communication. Pour les rappels d'échéancier de paiement, vous pouvez également le configurer dans Configuration > Communication > Modèles > Échéanciers de paiement. Ceci s'applique si le client n'a pas d'autres préférences.

Comment savoir si un client est actuellement configuré pour recevoir des communications par courrier ?

Veuillez consulter les préférences de communication du client sur la page de détails du client.

Communication par courrier