Une concertation interne est organisée avec tous les départements concernés afin d’évaluer la faisabilité et la planification du projet.

Il est vérifié que les informations disponibles et les spécifications techniques sont complètes et exactes, afin de pouvoir démarrer le projet dans des conditions de qualité optimales.

Après l’attribution définitive du marché, l’équipe Sales transfère le projet à l’équipe Customer Success. Le Chef de projet initie la communication, définit le plan de projet et est responsable de l’exécution du projet de bout en bout.

Le spécialiste de l’onboarding commence la préparation : il crée les systèmes et les comptes, met en place un tableau de bord client, un canal de communication et une liste de contrôle partagée.

Planhat est utilisé avec un accès pour toutes les parties prenantes concernées afin de surveiller et de suivre le parcours d’onboarding à l’aide d’une liste de contrôle.

La réunion de lancement a pour objectif de réunir toutes les parties concernées. Lors de cette réunion, les étapes nécessaires et les documents requis sont passés en revue afin de garantir une intégration réussie. Tous les accords liés au projet sont définis. Les attentes, le calendrier et l’affinement du plan de projet sont également discutés.

Nous définissons également les objectifs et les indicateurs de performance (KPI) du projet, établissons le périmètre du projet et élaborons un plan détaillé. Cela inclut la définition des responsabilités de toutes les parties impliquées ainsi que la mise en place d’un plan de communication.

Nous veillons à ce que toutes les personnes concernées soient bien informées de leurs rôles et responsabilités afin que les tâches soient exécutées en temps voulu.

Discussion des risques et des éventuelles actions d’atténuation afin de garantir que toutes les actions soient exécutées correctement et dans les délais, afin d’assurer le respect de la date de mise en production.

La phase de préparation consiste à collecter et analyser toutes les données nécessaires. Lors d’une réunion de suivi, nous présenterons le cadre de migration développé, en vue de la préparation de la migration des données. Ce cadre garantit un transfert fluide des données entre le système actuel et notre plateforme.

La validation est effectuée en collaboration avec le client afin de garantir l’exhaustivité et l’exactitude des données. Cette phase comprend également le nettoyage des données et la réalisation de vérifications ponctuelles pour assurer l’intégrité des données.

Dans cette phase, nous passons en revue avec le client toutes les intégrations nécessaires et recueillons l’ensemble des exigences afin de pouvoir effectuer ensuite des tests de bout en bout.

La phase de mise en œuvre est celle où l’exécution réelle du projet a lieu. Elle comprend la mise en place de l’environnement et des intégrations, ainsi que l’achèvement de la configuration.

Configuration fonctionnelle Pendant cette phase, nous configurons les aspects fonctionnels de l’environnement, tels que les informations de l’entreprise, les structures de produits, les modèles de tarifs et les modèles de communication. Cela nécessite la contribution des collaborateurs du client possédant une connaissance fonctionnelle des produits et des tarifs. Nous utilisons un document contenant des questions standard afin d’examiner et de configurer tous les paramètres nécessaires.

Configuration technique Cette phase comprend la configuration technique, telle que la mise en place des adresses e-mail, la communication des données de mesure et les paramètres DNS.

Intégrations Nous collaborons avec les départements informatiques pour les intégrations nécessaires. Nous assurons une intégration fluide de tous les aspects techniques requis pour le bon fonctionnement du système.

Configuration du portail client Le portail client est personnalisé selon l’identité visuelle du client et intégré dans son environnement. La migration des données vers le portail ainsi que la communication aux clients sont prises en charge. Nous veillons à ce que les clients puissent accéder facilement à leurs informations et que le portail soit convivial.

La dernière étape consiste à migrer toutes les données vers l’environnement. L’ensemble des données a été validé en collaboration avec le client. Les données seront ensuite transférées vers l’environnement configuré.

Tout cela aboutit à un environnement Zero Friction entièrement fonctionnel et configuré.

Le client reçoit une formation dans l’environnement back-office avec un accès en lecture seule. Celle-ci comprend une introduction à la plateforme et l’apprentissage de la recherche des données nécessaires. Nous veillons à ce que les collaborateurs soient bien formés et à l’aise avec le nouveau système, et restons disponibles pour toute question éventuelle.

Cette formation aura lieu en présentiel ou en ligne.

Nous proposons une combinaison de formations en direct ainsi que de supports que le client peut utiliser par la suite. Notre centre d’aide complet et détaillé met à disposition des articles et des vidéos qui expliquent en détail chaque aspect de Zero Friction, afin que le client puisse continuer à apprendre et ne dépende pas du consultant en onboarding.

La phase de mise en production marque la transition officielle vers le nouvel environnement. Elle comprend la validation finale, la réalisation d’un contrôle de santé (« health check ») et la planification des étapes de mise en production. Nous veillons à ce que tout soit prêt pour une transition fluide vers les services opérationnels habituels.

Pendant la phase opérationnelle, nous surveillons les performances du système et assurons le support opérationnel. Cela inclut la résolution des éventuels problèmes, l’optimisation des processus et la fourniture de rapports.

Après avoir effectué toutes les vérifications de validation et de sécurité, l’environnement est mis à disposition de l’utilisateur.

Réunion de clôture

Transfert BPO

Gestion de compte