Les séquences de nombres définissent la manière dont des numéros uniques sont attribués automatiquement à différentes entités dans Zero Friction, telles que les clients, les contrats, les factures et les plans de paiement.
Les séquences de nombres permettent de générer des références cohérentes, facilement identifiables et uniques pour les processus administratifs et financiers. Une configuration correcte évite les doublons et garantit une structure claire dans votre administration.
1. Aperçu – Que trouve-t-on dans l'onglet « Séquences de nombres » ?
La page « Séquences de nombres » affiche un tableau récapitulatif de toutes les séquences de nombres disponibles, par type d’entité.
Pour chaque ligne, vous retrouvez :
Entité : le type d’enregistrement auquel la séquence s’applique (par exemple : client, facture, mandat, dossier de recouvrement, ...).
Valeur suivante : le prochain numéro séquentiel qui sera utilisé.
Chaîne de format : la règle de mise en forme qui définit comment les segments et le numéro séquentiel sont combinés.
Aperçu : un exemple du numéro qui sera généré avec les paramètres actuels.
Les séquences de nombres disponibles dépendent des modules activés et de la configuration initiale de votre environnement.
2. Mise en page
La page principale affiche toutes les séquences de nombres sous forme de tableau. Chaque ligne est cliquable et ouvre un panneau latéral contenant les paramètres détaillés.
Dans le panneau latéral, vous pouvez :
ajuster la valeur suivante ;
modifier la chaîne de format ;
ajouter, supprimer ou modifier des segments ;
générer un aperçu du prochain numéro qui sera attribué.
2. Actions possibles depuis l'onglet « Séquences de nombres »
Les actions disponibles sont les suivantes :
consulter les séquences de nombres ;
modifier une séquence de nombres, notamment en :
changeant la valeur suivante ;
ajustant la chaîne de format ;
gérant les segments ;
générer un aperçu afin de vérifier le résultat avant d’enregistrer.
Règles de validation
Une règle de validation est une règle de cohérence que le système vérifie avant d’autoriser l’enregistrement. L’objectif est d’éviter une configuration invalide qui pourrait ensuite générer des numéros incorrects (ou des doublons) pour les clients, contrats, factures, etc. Voici les règles de validation :
La chaîne de format doit contenir exactement un emplacement réservé (placeholder) de plus que le nombre de segments.
Le dernier emplacement réservé est toujours réservé au numéro séquentiel (le compteur numérique).
En cas de combinaison invalide, un message d’erreur de validation s’affiche et la configuration ne peut pas être enregistrée.
3. Génération de numéros
Les paramètres configurés ici définissent la logique de numérotation automatique appliquée lorsque de nouveaux enregistrements sont créés (par ex. clients, factures, contrats, etc.). À chaque création, le système génère le numéro associé selon les règles ci-dessous.
Lors de la création d’un nouvel enregistrement :
Le système sélectionne la séquence de numérotation appropriée en fonction de l’entité (client, facture, contrat…).
Les valeurs des segments sont déterminées (ex. année en cours, type de facture).
La prochaine valeur disponible est choisie :
un espace, s’il en existe un
sinon la valeur suivante configurée
Tous les éléments sont assemblés via la chaîne de format pour produire le numéro final.
La valeur suivante est ensuite incrémentée automatiquement de 1 (sauf si un gap a été utilisé).
Modifications
Les changements de format ou de segments s’appliquent uniquement aux nouveaux enregistrements créés après la modification.
Les numéros déjà générés ne sont jamais modifiés (pas de renumérotation rétroactive).
Problème | Solution |
La “valeur suivante” a été définie plus bas que des numéros déjà existants | Vérifiez l’historique des numéros déjà utilisés et augmentez la valeur suivante afin d’éviter la génération de doublons. |
L’aperçu (preview) ne peut pas être généré. | Assurez-vous que le nombre de placeholders dans la chaîne de format correspond bien au nombre de segments configurés. |
La séquence de numérotation semble ne pas être utilisée. | Vérifiez que la bonne entité (client, facture, contrat, etc.) est bien associée à cette séquence. |
Le numéro n'augmente pas | Contrôlez si des champs de numérotation sont configurés : si oui, le système peut utiliser un gap au lieu d’incrémenter la valeur suivante. |
Une erreur de validation empêche l’enregistrement. | Revoyez la chaîne de format ainsi que l’ordre des segments : une incohérence entre les deux déclenche une erreur et bloque la sauvegarde. |
Le segment “Type de facture ” n’est pas disponible. | Ce segment n’est disponible que pour les séquences de numérotation des factures. |
Le format du numéro généré est inattendu. | Vérifiez l’ordre des segments et assurez-vous que chaque segment correspond au bon placeholder dans la chaîne de format. |
Pourquoi mon numéro n'augmente-t-il pas ?
Il est probable que le système utilise une intervalle (un numéro préconfiguré et réutilisable) au lieu d’incrémenter la “valeur suivante”.
Puis-je réutiliser un numéro qui a été sauté ?
Oui. Pour le réutiliser, vous pouvez le définir comme numéro réservé afin que le système puisse l’attribuer.
Que se passe-t-il si je diminue la valeur suivante ?
Cela peut entraîner la création de numéros en double. Le système ne bloque pas automatiquement cette situation : c’est donc un paramètre à ajuster avec prudence.
Puis-je utiliser un format différent chaque année ?
Oui. Il suffit d’ajouter un segment « Année » à la numérotation : le numéro inclura automatiquement l’année (format YYYY).
Pourquoi est-ce que je ne vois pas le segment « Invoice Type » ?
Parce que ce segment est disponible uniquement pour les entités de type facture (donc pour les séquences de numérotation des factures).
Puis-je voir à quoi ressemblera un numéro avant d’enregistrer ?
Oui. Utilisez la fonction Aperçu (preview) pour visualiser le prochain numéro qui serait généré avec les paramètres actuels.
Les numéros existants sont-ils modifiés si je change la configuration ?
Non. Les modifications s’appliquent uniquement aux nouveaux enregistrements : les numéros déjà générés ne sont jamais modifiés.
Entité : type d’enregistrement dans Zero Friction (ex. Client, Facture).
Séquence de numérotation : configuration qui définit comment des numéros uniques sont générés automatiquement.
Valeur suivante : prochain numéro d’ordre numérique qui sera attribué.
Chaîne de format : modèle qui indique comment assembler les segments et le numéro d’ordre pour former le numéro final.
Segment : composant d’une séquence de numérotation (ex. Année, texte constant, type de facture).
Segment constant : portion de texte fixe toujours ajoutée au numéro.
Segment Année : segment qui insère automatiquement l’année en cours au format YYYY.
Segment “Invoice Type” (type de facture) : segment dont la valeur dépend du type de facture (disponible uniquement pour les factures).
Trou de numérotation (gap) : numéro prédéfini/non utilisé qui peut être réutilisé lors de la génération.
Aperçu : exemple du prochain numéro qui serait généré avec la configuration actuelle.