L'aperçu des factures affiche toutes les factures de votre organisation dans Zero Friction. Depuis cet aperçu, vous pouvez consulter, rechercher et filtrer les factures selon le statut, la date, le client, le contrat et d'autres critères.
Vous trouverez l'aperçu des factures dans le menu principal sous Factures. La liste est affichée dans un tableau avec des colonnes triables et constitue le point de départ central pour le suivi de la facturation.
Cette section est importante pour obtenir un aperçu des montants ouverts, des paiements traités et des statuts de facturation tels que impayé et en retard
Aperçu
L'aperçu des factures affiche la liste de toutes les factures appartenant à votre organisation.
Les informations suivantes sont notamment affichées par facture :
Numéro de facture, identifiant unique
Type de facture, comme facture, note de crédit ou acompte
Statut de la facture
Numéro de contrat, le cas échéant
Nom et numéro du client
Montant ouvert TVA comprise
Montant total TVA comprise
Date de la facture
Période à laquelle la facture se rapporte
Statut d'envoi de la facture
Chaque ligne de la liste est cliquable et ouvre la page de détails de la facture.
Liste des factures
La liste des factures est affichée sous forme de tableau avec plusieurs colonnes. Les colonnes peuvent être triées pour avoir rapidement un aperçu des factures récentes, ouvertes ou problématiques.
Actions
En fonction du statut de la facture et de vos droits, vous pouvez depuis l'aperçu ou la page de détails :
Approuver des factures
Générer des factures
Envoyer des factures
Créer des notes de crédit
Exporter des factures
Consulter et contrôler des factures
Modifier les données de paiement (IBAN et référence de paiement)
Pour cela, vous devez sélectionner les factures. Vous pouvez le faire en utilisant le bouton tout sélectionner, en sélectionnant des factures individuelles ou en utilisant la touche Maj.
Pour plus d'informations sur les boutons d'action dans l'article suivant :
Historique des statuts des factures
Les factures passent par différents statuts :
Créée
Approbation en cours
Approbation échouée
Approuvée
Soldée
Générée
Génération échouée
Recalcul
En cas d'erreur, une icône d'avertissement s'affiche avec une explication supplémentaire.
Filtres
Dans la liste des factures, vous pouvez utiliser des filtres pour trouver rapidement les bonnes factures. Les filtres se trouvent à droite de l'écran et tous les filtres actifs fonctionnent ensemble. Cela signifie qu'une facture doit répondre à tous les filtres sélectionnés pour être visible.
Structure du panneau de filtres
Vous pouvez ouvrir des filtres supplémentaires via Plus
Chaque filtre peut être vidé individuellement
Les filtres actifs sont clairement marqués
Les filtres restent actifs lorsque vous quittez la page et revenez plus tard
Combinaison des filtres
Tous les filtres fonctionnent ensemble selon une logique ET
Plus vous définissez de filtres, plus le résultat est spécifique
Exemple : groupe de localisation + statut de facture = uniquement les factures répondant aux deux critères
Filtres disponibles (droite)
Groupe de localisation
Utilisez ce filtre pour afficher les factures liées à un ou plusieurs groupes de localisation afin de parcourir votre cycle de facturation de façon plus orientée projet.
Vous pouvez sélectionner plusieurs groupes de localisation à la fois. Les factures liées à au moins un des groupes sélectionnés seront affichées.
Groupe de clients
Ce filtre limite la liste des factures à un groupe de clients spécifique, par exemple professionnel/particulier. Vous ne pouvez sélectionner qu'un seul groupe de clients à la fois.
Client
Ce filtre n'affiche que les factures d'un client spécifique. Vous pouvez rechercher par nom ou numéro de client.
Produit
Ce filtre n'affiche que les factures relatives à un produit spécifique. Ce filtre est souvent utilisé pour les décomptes annuels.
Type de facture
Utilisez ce filtre pour déterminer quel type de factures vous souhaitez voir, comme :
décomptes
notes de crédit
acomptes
décomptes finaux
Vous pouvez sélectionner plusieurs types à la fois.
Statut de la facture
Ce filtre affiche les factures en fonction de leur statut de traitement, comme :
créée
approbation échouée
approuvée
soldée
créée
génération échouée
Méthode de paiement
Ce filtre limite les factures en fonction de la méthode de paiement : domiciliation automatique ou virement
Statut d'exportation
Ce filtre indique si les factures ont déjà été exportées ou non. Vous ne pouvez sélectionner qu'un statut d'exportation à la fois.
Statut du processus de paiement
Ce filtre affiche les factures en fonction de leur suivi de paiement, comme :
en attente de paiement
prêt pour encaissement
paiement refusé
payée
Ce filtre n'est visible que lorsque le suivi des paiements est actif.
Date de la facture
Ce filtre affiche les factures en fonction de la date à laquelle la facture a été créée.
Vous pouvez choisir parmi :
des sélections rapides telles que la semaine, le mois ou l'année écoulée
une plage de dates personnalisée
C'est un filtre important pour la comptabilité
Période de la facture
Ce filtre permet de limiter les factures en fonction de la période couverte par la facture, par exemple une période de consommation.
Différence avec la date de facture :
date de facture = quand la facture a été créée
période de facture = quelle période la facture décrit
Conseils :
Commencez large et affinez étape par étape
Combinez les filtres avec les filtres rapides en haut de la liste
Utilisez la recherche dans les listes déroulantes pour trouver rapidement des éléments
Videz les filtres lorsque vous avez terminé pour éviter toute confusion
La date de facture et la période de facture ont des objectifs différents, utilisez-les de manière appropriée
Filtres rapides factures (milieu)
Ces onglets vous permettent d'afficher rapidement une sélection de factures.
Chaque onglet affiche :
un compteur avec le nombre de factures dans cette sélection
un filtre rapide basé sur des critères fixes
Les filtres rapides fonctionnent toujours conjointement avec les filtres à droite de la liste des factures. Cela signifie que vos résultats sont davantage limités lorsque vous définissez des filtres supplémentaires, tels que client, groupe de localisation ou plage de dates.
Aperçu par filtre rapide
Onglet | Que montre cet onglet ? | Quand l'utiliser |
Tout | Affiche toutes les factures correspondant aux filtres actuels. | Aperçu général ou contrôle sur plusieurs statuts. |
À approuver | Affiche les factures avec le statut créée = pro forma | Approuver des factures |
À envoyer | Affiche les factures créées mais pas encore envoyées, ou dont l'envoi a échoué. | Envoyer des factures et retraiter les envois échoués. |
Prêt pour paiement | Affiche les factures prêtes pour le paiement automatique. | Préparer et suivre les lots de paiement. |
À exporter | Affiche les factures créées et pas encore exportées. | Préparer les factures pour l'exportation vers des systèmes externes. |
Impayées | Affiche les factures envoyées mais pas encore payées. | Suivi des paiements en attente. |
En retard | Affiche les factures en retard et pas encore payées. | Prioriser les paiements tardifs et le suivi des recouvrements. |
Problème | Solution |
Toutes les factures ne sont pas visibles | Vérifiez les filtres actifs et les filtres rapides |
Le statut de la facture est Génération échouée | Consultez le message d'erreur et corrigez les données manquantes. Il s'agit souvent d'une erreur dans le modèle |
Les actions ne sont pas disponibles | Vérifiez vos autorisations |
Pour consulter l'aperçu des factures, un rôle approprié est nécessaire ; sans les droits adéquats, un message de refus d'accès s'affiche.
En fonction de votre rôle, des droits supplémentaires peuvent être requis pour approuver, générer, envoyer ou exporter des factures.
Pourquoi ne vois-je pas toutes mes factures ?
Vérifiez les filtres, les filtres rapides et si vous travaillez dans la bonne organisation.
Pourquoi le montant ouvert est-il inférieur au montant total ?
Parce qu'un ou plusieurs paiements ont été appliqués partiellement ou intégralement.
Que signifie le statut Crédité ?
La facture a été intégralement annulée via une note de crédit.
Quelle est la différence entre impayé et en retard ?
Impayé signifie qu'aucun paiement n'a encore été reçu ; en retard signifie que la date d'échéance a été dépassée.
Pourquoi certaines colonnes manquent-elles ?
Certaines colonnes dépendent des paramètres de paiement ou des droits de l'utilisateur.
Comment exporter des factures ?
Sélectionnez une ou plusieurs factures et utilisez l'action d'exportation dans le menu des actions...
Pourquoi les compteurs changent-ils lorsque je définis des filtres ?
Parce que les compteurs tiennent toujours compte de tous les filtres actifs.
Pourquoi ne vois-je pas Prêt pour paiement, Impayées ou En retard ?
Parce que le suivi des paiements n'est pas actif dans l'organisation.
Pourquoi Impayées contient-il plus de factures qu'En retard ?
Impayées liste toutes les factures en attente. En retard n'affiche que les factures dont la date d'échéance est dépassée.
Puis-je modifier l'IBAN ou la référence de paiement après la génération ?
Oui, lorsque le produit le permet, vous pouvez ajuster les données de paiement via l'action Modifier les données de paiement sur la page de détails de la facture. La disponibilité de cette action dépend de vos droits et du statut actuel de la facture.
Facture : Document demandant le paiement pour des services ou produits fournis
Note de crédit : Document qui annule une facture en tout ou en partie
Facture d'acompte : Facture pour un montant estimé qui sera soldé ultérieurement
Période de facture : Période à laquelle la facture se rapporte
Date d'échéance : Date à laquelle le paiement est attendu au plus tard
Montant ouvert : Montant restant à payer après imputation des paiements
TVA : Taxe sur la valeur ajoutée
Statut : Étape de vie actuelle d'une facture
Statut d'envoi : Indique si et comment la facture a été envoyée
Filtre rapide : Filtre prédéfini pour afficher rapidement un sous-ensemble de factures
Méthode de paiement : La façon dont le client paie, par exemple domiciliation ou virement
Statut d'exportation : Indique si la facture a été transmise à un système externe