Een servicelocatie is één specifiek adres waar een dienst wordt geleverd.

Een locatiegroep is een groep servicelocaties die bij elkaar horen. Dit kan zijn omdat ze zich in hetzelfde gebouw bevinden of omdat ze behoren tot één project met een vergelijkbare facturatie.

Hierdoor kunt u per locatiegroep een product definiëren met factuuritems. Op alle locaties die tot die groep behoren, wordt dat product standaard toegepast.

Het is mogelijk om per locatiegroep specifieke factuurgegevens te definiëren, zoals een afwijkende IBAN-bankrekening, logo, gebruikte kleuren op de factuurdocumenten, specifieke contactgegevens en factuurstandaarden (zoals frequentie van het voorschot en van de factuur, betalingstermijn, product , factuur datum). Per locatiegroep kunt u aangepaste entiteitseigenschappen toevoegen zoals capaciteit, quotum, oppervlakte, bewoners en locatiegroepquotum. Deze parameters kunnen worden gebruikt voor het berekenen van de tarieven van de factuuritems voor het standaardproduct voor die vastgoedgroep.

Wanneer facturen worden aangemaakt voor een contract van een servicelocatie die tot een vastgoedgroep behoort, wordt bij het genereren van de factuurdocumenten voor die locatie rekening gehouden met de instellingen van de vastgoedgroep.

Servicelocaties kunnen op drie manieren worden aangemaakt:

Let op: Wanneer klanten toestemming krijgen om te verhuizen via het klantenportaal, moet de locatie al in Zero Friction zijn aangemaakt. Klanten kunnen geen nieuwe locaties aanmaken via de portal.

Het gebruik van de wizard voor het aanmaken van locaties in Zero Friction is eenvoudig. U definieert het volledige adres en kunt het land opgeven. U heeft ook de mogelijkheid om voor die locatie een locatiegroep te definiëren. Dit is een groep die één of meerdere locaties omvat die u wilt groeperen.

Met een locatiegroep kunt u het verbruik van meerdere locaties groeperen en de facturering van elke locatie afzonderlijk monitoren. Een product voor een servicelocatie kan worden gedefinieerd in de servicelocatiewizard. Dit product zal het standaardproduct zijn dat wordt toegepast voor contracten op die locatie. Dit kan een manier zijn om af te wijken van het product van de locatiegroep waartoe de locatie behoort. Ook is het mogelijk om een beheerder of eigenaar voor de locatie toe te voegen. U moet ook opgeven welke diensten op dat adres beschikbaar zijn. Denk aan warmte, warmtapwater, elektriciteit, koeling enzovoort. Tenslotte kunt u al meters toevoegen aan de locatie die u aanmaakt. Dit kunnen bestaande meters zijn die vooraf zijn gemaakt, maar u kunt ook nieuwe meters maken.

Tijdens een inhuizing komt u een ingebouwde versie van de locatiewizard tegen. De workflow is hetzelfde en bij het indienen wordt de locatie toegevoegd aan het contract dat u aanmaakt.

Als u externe locatiegegevens in Zero Friction wilt importeren, kunt u dit doen met behulp van een CSV-bestand. Om het bestandsformaat te herkennen. Er moet een formaat worden geconfigureerd in Importeeropdrachten > Bestandsformaten. Wanneer het formaat is opgeslagen, zal het beschikbaar zijn in de uploadactie op de lijstpagina met importtaken, waar u het CSV-bestand kunt selecteren en uploaden.

Door de wizard te gebruiken om een locatiegroep aan te maken, kan de gebruiker in één keer alle informatie met betrekking tot die locatiegroep toevoegen.

U begint met het definiëren van de naam van de locatiegroep, het adres, de bankrekening, BTW-nummer, organisatienummer en bedrijfsnaam. Ook geeft u het type locatiegroep op: een gebouw of een project.

Vervolgens definieert u de standaard contractgegevens zoals voorschot- en factuurfrequentie, factuurdatum, standaardproduct en betalingstermijn. Er kan ook een manager worden toegevoegd.

Tenslotte worden de servicelocaties toegevoegd. De factureringsinstellingen van de vastgoedgroep worden op deze locaties toegepast.

Locatiegroepen kunnen net als servicelocaties worden geïmporteerd, zoals eerder beschreven.

Zoals hierboven vermeld kunt u per locatiegroep afwijkende documentinstellingen definiëren voor de factuurdocumenten van de adressen.

Qua stijl kunt u een ander kleurenschema opgeven. Ook het logo kan worden aangepast, waardoor het logo dat op organisatieniveau is opgegeven, wordt overschreven.

Ook de bedrijfsnaam, BTW-nummer en organisatienummer kunnen aangepast worden.

De standaardfactureringsinstellingen die in de locatiegroep zijn ingesteld, overschrijven de standaardinstellingen die zijn ingesteld in de configuratieparameters van uw organisatie. Op deze manier worden de vooruitbetalingsfrequentie, factuurfrequentie, factuurdatum, betalingstermijn, bedrijfs-IBAN en product op de factuurdocumenten gewijzigd, afhankelijk van de vastgoedgroep waartoe de servicelocaties behoren.